非遗档案管理规章制度

PAGE非遗档案管理规章制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织的非遗档案管理，有效保护和利用非遗档案资源，传承和弘扬非物质文化遗产，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于本公司/组织内所有涉及非遗档案管理的部门、岗位及人员。（三）定义1.非遗档案：指本公司/组织在非遗项目的收集、整理、研究、保护、传承、展示等工作中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、实物等各种形式的历史记录。2.归档：将办理完毕且具有保存价值的非遗文件材料，按照规定的程序和要求，整理成案卷，移交档案部门保存的过程。3.保管期限：根据非遗档案的重要程度和保存价值确定的档案保存时间，分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则：公司/组织设立统一的非遗档案管理机构，负责统筹规划和指导全公司/组织的非遗档案管理工作；各部门按照职责分工，负责本部门非遗档案的收集、整理和保管，并接受档案管理机构的监督和指导。2.真实性、完整性、系统性原则：确保非遗档案的内容真实反映非遗项目的实际情况，全面收集与非遗项目相关的各类文件材料，保持档案之间的有机联系，形成完整的档案体系。3.有效保护、科学利用原则：采用先进的技术和设备，对非遗档案进行妥善保护，延长档案寿命；同时，积极开发利用非遗档案资源，为公司/组织的业务发展、文化传承和社会服务提供支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立非遗档案管理领导小组，由公司/组织主要领导担任组长，各相关部门负责人为成员。领导小组下设非遗档案管理办公室，挂靠在[具体部门]，负责日常档案管理工作。（二）领导小组职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织非遗档案管理的规章制度和工作规划。2.研究决定非遗档案管理工作中的重大事项，协调解决档案管理工作中的问题。3.监督检查各部门非遗档案管理工作的开展情况，对成绩突出的部门和个人进行表彰奖励，对违反档案管理规定的行为进行纠正和处理。（三）档案管理办公室职责1.负责制定和完善非遗档案管理的具体业务规范和操作流程，并组织实施。2.指导、监督各部门做好非遗档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.集中统一管理本公司/组织的非遗档案，对档案进行分类、编号、编目、上架等整理工作，建立健全档案检索体系。4.负责非遗档案的数字化处理工作，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速查询和共享。5.定期对非遗档案进行鉴定，按照规定的程序和标准，确定档案的保管期限，对失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施。6.开展非遗档案的编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等，为公司/组织的决策和业务工作提供参考依据。7.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的业务联系，组织档案人员参加业务培训和学术交流活动，提高档案管理水平。三、档案收集与整理（一）收集范围1.非遗项目申报材料：包括项目申报书、调研报告、证明材料等。2.项目保护计划与实施方案：如年度工作计划、保护措施、传承活动方案等。3.传承人相关资料：传承人个人信息、传承谱系、技艺传承记录、授徒情况等。4.非遗项目的调查研究成果：学术论文、研究报告、专著等。5.非遗项目的展示与传播资料：展览策划方案、宣传资料、影像资料、媒体报道等。6.非遗项目的实物资料：如传统工艺作品、道具、工具、原材料等的照片、说明及相关记录。7.与非遗项目相关的会议文件、活动记录：会议通知、议程、纪要、活动总结等。8.其他具有保存价值的非遗文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责非遗档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，图像、声音等载体质量良好，符合档案保存要求。3.对于重要的非遗档案材料，应同时收集纸质版和电子版，确保信息的备份和长期保存。4.在收集过程中，如发现档案材料存在破损、褪色、霉变等情况，应及时进行修复或复制，以保证档案的质量。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照非遗项目的类别、年度、保管期限等进行分类整理，同一类别的档案应相对集中。3.整理后的档案应编有页码，填写卷内目录、备考表等，确保档案的规范性和完整性。（四）整理方法1.分类：根据非遗档案的内容和性质，分为传统音乐、传统舞蹈、传统戏剧、曲艺、传统体育、游艺与杂技、传统美术、传统技艺、传统医药、民俗等类别，每个类别下再根据具体项目进行细分。2.编号：采用阿拉伯数字对每一卷（件）档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号格式为：[年份][类别代码][流水号]，例如：202301001，表示2023年传统音乐类的第1卷档案。3.编目：编制卷内目录，详细记录卷内每份文件的题名、日期、文号、责任者等信息；填写备考表，注明本卷档案的整理情况、缺损情况、保管期限变更等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐、牢固。四、档案归档与移交（一）归档期限各部门应在非遗项目相关工作完成后[X]个工作日内，将整理好的档案移交至档案管理办公室。（二）移交手续1.档案移交时，移交部门应填写档案移交清单，详细列出移交档案的名称、数量、起止日期、保管期限等信息，并由移交人和接收人签字确认。2.档案管理办公室应对移交的档案进行核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。核对无误后，接收人应在移交清单上加盖档案管理专用章，并将移交清单一份返还移交部门，一份留存归档。（三）归档要求1.归档的非遗档案应符合整理要求，做到分类准确、编号规范、编目清晰、装订整齐。2.档案管理办公室应按照档案保管期限的要求，对归档档案进行分类存放，便于管理和查找。3.对于电子档案，应按照规定的格式和存储方式进行归档，建立电子档案目录数据库，确保电子档案的可读性和可利用性。五、档案保管（一）保管条件1.档案库房应具备防火（安装火灾自动报警系统、自动灭火装置等）、防潮（配备除湿设备）、防虫（放置防虫药品）、防盗（安装防盗门窗、监控设备等）、防光（采用防紫外线窗帘、灯具等）、防尘（配备空气过滤设备）等条件，确保档案的安全保管。2.库房温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应控制在[X]%[X]%之间。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。档案应分类上架存放，不同保管期限的档案应分开存放。（二）保管措施1.定期对档案进行检查，每年至少进行[X]次全面检查，重点检查档案的保管状况、有无破损、霉变、褪色等情况，发现问题及时采取措施进行处理。2.对破损或褪色的档案，应及时进行修复或复制；对字迹模糊或易褪色的档案，应进行数字化处理或采取其他保护措施。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限变更、销毁等情况，做到账物相符。4.加强对档案库房的安全管理，严禁无关人员进入库房，档案管理人员离开库房时应关好门窗、切断电源。（三）档案鉴定1.档案管理办公室应定期对非遗档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定，根据档案的现实利用价值和历史保存价值，确定档案的保管期限是否需要调整。2.鉴定工作应成立由档案管理部门、业务部门及相关专家组成的鉴定小组，按照规定的鉴定标准和程序进行。3.鉴定小组应认真审查档案的内容、来源、形式等，综合考虑档案的历史价值、现实价值和社会需求，提出鉴定意见。对失去保存价值的档案，应填写档案销毁清单，经公司/组织领导批准后进行销毁。六、档案利用（一）利用范围1.为公司/组织内部的业务工作提供参考依据，如非遗项目的研究、保护、传承、展示等工作。2.满足公司/组织对外宣传、文化交流、合作项目等方面的需求，提供非遗档案资料用于展览、出版、媒体报道等。3.为社会公众提供非遗档案信息服务，开展非遗知识普及、文化教育等活动。（二）利用方式1.查阅：公司/组织内部人员因工作需要查阅非遗档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理办公室查阅。查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出库房。2.借阅：因特殊情况需要借阅非遗档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理办公室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借、涂改、污损、丢失。3.复制：根据利用者的需求，档案管理办公室可提供档案的复制服务。复制档案应经档案管理办公室负责人批准，并注明复制用途。复制的档案应与原件内容一致，加盖档案管理专用章。（三）利用登记1.档案管理办公室应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用方式、档案名称及数量等。2.利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计分析。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的非遗档案数字化管理系统，实现档案信息的快速检索、高效利用和安全存储。2.逐步实现非遗档案的电子化存储，减少纸质档案的使用，提高档案管理工作效率和质量。3.通过信息化手段，加强对非遗档案的动态管理，及时更新档案信息，为公司/组织的决策和业务发展提供准确、及时的支持。（二）数字化流程1.档案扫描：按照档案整理要求，对纸质非遗档案进行扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。扫描后的图像应进行格式转换，统一存储为[具体格式]文件。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。对于多页档案，应进行图像拼接，确保页面完整、连续。3.数据录入：将扫描图像对应的档案目录信息录入数字化管理系统，建立电子档案目录数据库。录入的数据应准确无误，便于快速检索和查询。4.挂接存储：将处理后的电子档案图像与对应的目录信息进行挂接，存储到服务器或存储设备中，并按照档案分类和编号规则进行命名和存储，确保电子档案的规范性和系统性。（三）信息化管理措施1.加强对数字化管理系统的安全防护，设置用户权限管理，确保只有授权人员能够访问和操作档案信息。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，防止数据丢失。3.建立电子档案的维护机制，定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。如发现电子档案出现问题，应及时进行修复或重新扫描。八、档案保密与安全（一）保密制度1.加强对非遗档案的保密管理，明确档案管理人员的保密职责，签订保密协议，确保档案信息不被泄露。2.严格限定非遗档案的知悉范围，未经批准，不得向无关人员透露档案内容。3.在档案利用过程中，利用者应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播档案信息。如需对外提供档案信息，应按照规定的程序进行审批。（二）安全制度1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备、人员等方面的安全管理，确保档案的实体安全和信息安全。2.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，掌握安全防范技能，防止发生火灾、盗窃、泄密等安全事故。3.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。一旦发生安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时向上级报告。九、监督与检查（一）监督检查机构公司/组织设立非遗档案管理监督检查小组，由档案管理办公室负责人担任组长，各部门档案工作联系人及相关人员为成员。监督检查小组负责对全公司/组织的非遗档案管理工作进行定期监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理规章制度的执行情况，包括档案收集、整理、归档、保管、利用、信息化管理等环节的工作是否符合规定要求。2.档案管理机构及人员的职责履行情况，是否认真做好档案管理各项工作。3.档案的安全保管情况，包括库房设施设备、安全防护措施是否到位，档案是否存在破损、