行车安全管理档案制度

PAGE行车安全管理档案制度一、总则（一）目的为加强公司行车安全管理，规范行车安全管理档案工作，有效预防和减少交通事故，保障员工生命财产安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及车辆使用的部门、人员以及公司自有车辆和租赁车辆。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关交通安全的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案记录应真实反映车辆使用、驾驶员情况及行车安全相关信息，保证数据准确可靠。3.全面系统原则：涵盖行车安全管理的各个环节，形成完整、系统的档案体系。4.便于查询与使用原则：档案整理应便于快速查询和有效利用，为行车安全管理决策提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）安全管理部门1.负责制定和完善行车安全管理档案制度，并监督执行。2.汇总、审核各部门提交的行车安全管理档案资料，建立公司级行车安全管理档案数据库。3.定期对行车安全管理档案进行分析，提出改进措施和建议，为公司行车安全管理决策提供依据。（二）车辆使用部门1.负责本部门车辆及驾驶员行车安全管理档案的建立、收集、整理和保管工作。2.按照规定及时向安全管理部门报送车辆使用情况、驾驶员培训记录、交通事故处理等相关档案资料。3.配合安全管理部门开展行车安全检查和档案审核工作，落实档案管理制度的各项要求。（三）驾驶员1.如实记录个人行车信息，包括出车时间、地点、行驶里程、任务内容等，并及时提交给所在部门。2.妥善保管个人驾驶证、从业资格证等相关证件，并按照规定参加审验和培训，确保证件有效性。3.积极配合公司行车安全管理档案工作，提供真实、准确的个人行车安全相关信息。三、档案内容及分类（一）车辆档案1.车辆基本信息车辆购置合同、发票、行驶证、车辆登记证书等复印件。车辆技术参数，包括车型、车架号、发动机号、轴距、整备质量、核定载质量等。车辆保险信息，包括交强险、商业险保单及理赔记录。2.车辆维护保养记录车辆定期保养计划及执行情况记录，包括保养时间、保养项目、更换零部件清单等。车辆维修记录，包括维修时间、故障原因、维修项目、维修费用等。车辆安全检查记录，包括每日出车前、行车中、收车后的安全检查情况，以及定期安全综合检查报告。3.车辆事故记录交通事故责任认定书、事故现场照片、事故报告等相关资料。事故处理情况记录，包括事故原因分析、责任认定、赔偿情况、整改措施等。（二）驾驶员档案1.驾驶员基本信息驾驶员个人简历，包括姓名、性别、年龄、联系方式、家庭住址等。驾驶证、从业资格证、身份证等复印件。驾驶员健康状况证明，包括年度体检报告等。2.驾驶员培训记录参加公司内部交通安全培训的记录，包括培训时间、培训内容、考核成绩等。参加外部交通安全培训、讲座等活动的记录，包括培训通知、培训证书等。驾驶员继续教育记录，包括继续教育时间、学习内容、考核结果等。3.驾驶员行车记录驾驶员每日行车日志，记录出车时间、地点、行驶里程、任务内容、行车状况等。驾驶员月度、年度行车统计报表，包括行驶里程、违章次数、事故情况等。驾驶员奖惩记录，包括公司内部及交通管理部门给予的奖励和处罚情况。（三）行车安全管理制度档案1.公司行车安全管理规章制度，包括车辆使用管理制度、驾驶员管理制度、交通事故应急预案等。2.行车安全管理工作会议记录，包括会议时间、地点、参会人员、会议内容及决议等。3.行车安全管理工作检查记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及整改情况等。四、档案建立与收集（一）档案建立要求1.各部门应指定专人负责行车安全管理档案的建立工作，确保档案内容真实、完整、准确。2.档案资料应使用统一格式的表格、文档进行记录，字迹清晰、工整，不得随意涂改。3.对于电子档案，应进行分类存储，建立索引目录，便于查询和管理，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）档案收集流程1.车辆使用部门应按照规定的时间和要求，及时收集本部门车辆及驾驶员的行车安全管理档案资料。2.驾驶员应在完成出车任务后，及时将行车日志等相关资料提交给所在部门。3.部门档案管理人员对收集到的档案资料进行初步整理和审核，确保资料齐全、准确无误后，按照规定的格式进行分类装订，并填写档案目录清单。4.各部门应定期将整理好的行车安全管理档案资料报送至安全管理部门。五、档案整理与归档（一）档案整理原则1.遵循档案形成规律，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。2.按照档案内容的类别、时间顺序等进行分类整理，确保档案条理清晰、层次分明。3.对档案资料进行编号、编目，建立档案检索工具，提高档案查询效率。（二）档案归档要求1.安全管理部门收到各部门报送的档案资料后，应进行再次审核，对不符合要求的档案资料及时反馈给相关部门进行补充或修正。2.审核通过的档案资料按照车辆档案、驾驶员档案、行车安全管理制度档案等类别进行分类归档，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.建立档案归档台账，详细记录档案的归档时间、档案名称、档案编号、保管期限等信息，便于查询和统计。六、档案保管与借阅（一）档案保管1.公司应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。2.档案保管人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.按照档案保管期限的要求，对到期档案进行鉴定和销毁，销毁档案应编制销毁清册，经公司领导批准后，由专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。（二）档案借阅1.因工作需要借阅行车安全管理档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅原因、借阅档案名称、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报安全管理部门审批。2.安全管理部门对借阅申请进行审核，批准后开具档案借阅通知单，借阅人凭通知单到档案保管人员处办理借阅手续。3.档案借阅人员应严格遵守档案借阅规定，不得擅自转借、复印、涂改档案资料，不得在档案上圈划、批注、污损，确保档案的完整性和保密性。4.借阅期限届满，借阅人员应及时归还档案，档案保管人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。七、档案信息化管理（一）建立电子档案系统1.公司应建立行车安全管理档案信息化系统，实现档案资料的电子化存储、查询、统计和分析等功能。2.电子档案系统应具备完善的用户权限管理功能，不同人员根据其工作职责和权限，只能访问和操作相应的档案信息。3.定期对电子档案系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性，防止数据丢失和泄露。（二）数据录入与更新1.各部门应按照档案信息化系统的要求，及时将纸质档案资料录入系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.档案管理人员应定期对电子档案进行更新，及时录入新产生的档案信息，如车辆维护保养记录、驾驶员行车记录、交通事故处理情况等，保证档案数据的时效性和准确性。（三）数据分析与利用1.利用档案信息化系统对行车安全管理档案数据进行分析，生成各类统计报表和分析报告，如车辆行驶里程统计、驾驶员违章情况分析、交通事故趋势分析等。2.通过数据分析，发现行车安全管理中存在的问题和隐患，为公司制定行车安全管理措施、决策提供数据支持和参考依据。八、档案监督与考核（一）监督检查1.安全管理部门应定期对各部门行车安全管理档案工作进行监督检查，检查内容包括档案建立、收集、整理、归档、保管、借阅等环节的执行情况。2.检查人员应填写检查记录，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.将行车安全管理档案工作纳入公司绩效考核体系，对各部门及相关人员的档案管理工作进行考核评价。2.考核内