驿站档案管理制度

PAGE驿站档案管理制度一、总则（一）目的为加强驿站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于驿站内所有部门及工作人员在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：驿站档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映驿站的工作实际情况。3.保密性原则：对涉及驿站机密和敏感信息的档案，严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查阅和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善驿站档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理驿站各类档案，包括收集、整理、鉴定、保管、统计、编目和提供利用等工作。3.对各部门档案管理工作进行监督、指导和检查，确保档案管理工作规范有序。4.定期对档案进行清理和鉴定，销毁已失去保存价值的档案。5.负责档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案的及时归档和安全保管。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理各项职责，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括整理、编目、上架、保管等，确保档案的安全和完整。3.积极为档案利用者提供优质服务，及时、准确地查找和提供所需档案。4.定期对档案进行清点和核对，发现问题及时报告并处理。5.参与档案信息化建设，录入和维护档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.驿站在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、记录等。包括但不限于：行政管理文件，如通知、报告、决议等。业务工作文件，如工作计划、总结、合同协议等。财务文件，如会计凭证、报表、审计报告等。人事档案，如员工履历、考核记录、奖惩材料等。技术资料，如设计图纸、技术标准、操作规程等。会议记录、纪要、大事记等。其他具有保存价值的文件材料。2.驿站接收或征集的与驿站工作相关的各类档案。（二）收集要求1.各部门应在工作结束后及时将形成的档案材料收集齐全，整理规范，定期移交档案管理部门。2.对于重要文件和紧急事项形成的档案，应随时收集，及时归档。3.收集的档案材料应保持原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理方法1.档案管理部门按照档案的形成规律和特点，进行科学分类。分类方法可采用年度机构保管期限等分类方式。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索。4.对档案进行装订、编页，确保档案的整齐和牢固。四、档案的鉴定与保管期限划分（一）鉴定原则1.根据驿站的职能和工作需要，结合档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，对档案进行全面、客观的鉴定。2.鉴定工作应遵循慎重、准确的原则标准，确保鉴定结果的科学性和公正性。（二）保管期限划分1.永久保管：凡是反映驿站主要职能活动和基本历史面貌的，对驿站有长远利用价值的档案，列为永久保管。如驿站成立、合并、撤销等重要文件，重大业务活动的文件材料，重要的人事任免文件等。2.长期保管：保管期限为30年。主要是驿站在一定时期内具有查考利用价值的文件材料。如一般业务工作文件，年度工作计划、总结等。3.短期保管：保管期限为10年。是驿站在较短时间内需要查考利用的文件材料。如一般性的通知、简报等。（三）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据保管期限划分标准，提出鉴定意见。3.对鉴定结果进行审核，经驿站领导批准后确定档案的保管期限。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）档案装具1.使用符合标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐有序，便于查找和利用。2.对不同保管期限和类型的档案进行分类存放，并有明显标识。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。六、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.驿站内部工作人员因工作需要，可查阅与其工作相关的档案。2.外单位因工作需要查阅驿站档案的，须经驿站领导批准，并办理相关查阅手续。（二）查阅手续1.驿站内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限，经驿站领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.查阅档案时，查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注。（三）利用方式1.档案管理部门应根据查阅人员的需求，提供档案原件或复印件。如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按规定收取复制费用。2.对于涉及机密和敏感信息的档案，应严格控制查阅范围和利用方式，确保信息安全。（四）查阅记录1.档案管理部门应对每次档案查阅进行记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅期限等信息。2.查阅记录应妥善保管，以备查询和统计。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和驿站领导报告档案管理工作情况。3.统计数据应准确、及时、完整，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.驿站撤销、合并或职能调整时，原部门应将档案整理后移交档案管理部门或新的接管部门。2.工作人员调动时，应将个人保管的档案材料移交所在部门，由部门统一移交档案管理部门。3.档案移交时，应办理交接手续，填写《档案移交清单》，双方签字确认。八、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及驿站机密和敏感信息的档案，实行专人专管，严格限制查阅范围。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案查阅、利用过程中，对涉及保密内容的档案应采取相应的保密措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全保卫工作，安装必要的安全监控设备，确保库房安全。2.制定档案安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。3.对档案管理人员进行安全教育，增强安全意识，确保档案管理工作安全有序进行。九、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立驿站档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。2.通过信息化手段，实现档案信息的快速检索、远程查阅和共享利用。（二）档案数字化1.对驿站现有档案进行全面数字化扫描，确保档案图像清晰、完整。2.建立档案数据库，将数字化档案信息录入数据库，实现档案信息的集中存储和管理。（三）信息系统管理