资产档案管理制度原则

PAGE资产档案管理制度原则一、总则（一）目的为加强公司资产档案管理，确保资产档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥资产档案在公司运营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有资产档案的管理，包括但不限于固定资产、无形资产、流动资产等各类资产形成的档案资料。（三）管理原则1.集中统一原则公司资产档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责资产档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保资产档案管理的规范化和标准化。2.真实完整原则资产档案应如实反映资产的形成、购置、使用、维护、处置等全过程，确保档案内容真实、准确、完整，不得擅自篡改或伪造。3.安全保密原则加强资产档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止资产档案的损坏、丢失和泄露。对涉及公司机密的资产档案，应严格按照保密规定进行管理。4.便于利用原则资产档案的管理应便于查询、检索和利用，提高资产档案的使用效率，为公司的决策、运营和管理提供有力支持。二、资产档案的分类与编号（一）分类标准1.固定资产档案包括固定资产购置申请、审批文件、采购合同、发票、验收报告、资产卡片、使用说明书、维护保养记录、折旧计算表、处置审批文件等。2.无形资产档案涵盖无形资产的申请、评估、转让、授权使用等相关文件，如专利证书、商标注册文件、著作权登记证书、软件著作权证书、评估报告、转让合同、授权协议等。3.流动资产档案主要有货币资金、应收账款、存货等相关资料，如银行对账单、收款凭证、发货单、库存盘点表、出入库记录等。（二）编号规则1.固定资产编号采用“类别代码+年度+流水号”的方式进行编号。类别代码按照固定资产的分类标准设置，年度为资产购置或入账的年份，流水号为该年度内同类资产的顺序号。例如，“012023001”表示2023年购置的第1类固定资产。2.无形资产编号按照“类别代码+年份+序号”的规则编号。类别代码根据无形资产的类型确定，年份为无形资产取得或形成的年份，序号为该年份内同类无形资产的顺序号。如“ZL202201”表示2022年取得的第1项专利。3.流动资产编号根据流动资产的不同种类，分别制定编号规则。例如，货币资金编号为“HZ年份序号”，应收账款编号为“YK年份客户编号序号”等，具体编号规则应明确、简洁，便于识别和管理。三、资产档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责资产档案的收集工作，确保资产档案在形成过程中及时、准确地收集齐全。2.资产档案的收集应涵盖资产从规划、采购、验收、使用、维护到处置的全过程相关资料，包括纸质文件、电子文档、图表、照片、录音录像等各种形式的资料。3.对于涉及多个部门的资产项目，由牵头部门负责组织协调相关部门共同完成档案收集工作，并确保档案资料的完整性和一致性。（二）整理方法1.分类整理按照资产档案的分类标准，对收集到的数据进行分类，将同一类别的资产档案集中在一起。2.编号标注在每份资产档案上标注相应的编号，确保编号与资产档案一一对应，便于查找和管理。3.文件排序对每份资产档案内的文件按照时间顺序或重要程度进行排序，形成清晰的逻辑结构。4.编制目录根据资产档案的分类和整理情况，编制资产档案目录索引，目录应包括资产编号、名称、类别、形成时间、保管期限等信息，方便快速检索和查询。四、资产档案的保管（一）保管期限1.固定资产档案一般保管期限为资产使用寿命结束后[X]年，对于重要设备或具有特殊价值的固定资产档案，保管期限可适当延长。2.无形资产档案根据无形资产的有效期确定保管期限，一般为自无形资产取得或形成之日起[X]年，对于有效期较长或具有重大影响的无形资产档案，应长期保管。3.流动资产档案：保管期限按照相关财务制度和法律法规的规定执行，一般为[X]年。（二）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，对纸质资产档案进行分类存放，确保档案的安全保管。2.电子档案保管采用电子存储设备对资产档案的电子文档进行备份存储，定期进行数据备份和检查，防止数据丢失。同时，建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、索引和加密管理，确保电子档案的安全访问和使用。3.特殊载体档案保管对于照片、录音录像等特殊载体的资产档案，应按照相关技术要求进行整理和保管，确保档案内容的清晰可读和长期保存。（三）档案库房管理1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内，以防止档案发霉、变质和损坏。2.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员进入库房时应做好登记，严禁在库房内吸烟、使用明火或存放易燃、易爆物品。3.定期对档案库房进行检查和盘点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、丢失、霉变等，确保档案的安全保管。五、资产档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅资产档案，用于资产清查、评估、决策、审计、维修保养等工作。2.外部单位因法律法规要求或业务合作需要，经公司批准后，可查阅、借阅相关资产档案，但必须严格遵守公司的保密规定。（二）利用流程1.内部利用流程申请：公司内部各部门如需查阅、借阅资产档案，应填写《资产档案查阅/借阅申请表》，注明查阅/借阅的资产档案名称、编号、查阅/借阅目的和时间等信息，并经部门负责人签字批准。审核：档案管理部门收到申请表后，对申请内容进行审核，核实申请部门的权限和查阅/借阅目的的合理性。对于涉及重要资产或机密信息的档案查阅/借阅申请，需报公司分管领导审批。查阅/借阅：经审核批准后，档案管理部门按照申请表的要求提供相应的资产档案，并做好查阅/借阅登记工作。查阅/借阅人员应在指定地点查阅档案，并遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、转借或损毁档案。归还：查阅/借阅人员使用完毕后，应及时将资产档案归还档案管理部门，档案管理人员对归还的档案进行检查，确保档案的完整性和准确性，并在查阅/借阅登记册上注明归还时间。2.外部利用流程申请：外部单位如需查阅、借阅公司资产档案，应向公司提交书面申请，说明查阅/借阅的目的、范围、时间等信息，并提供相关证明文件。审批：公司收到外部单位的申请后，由相关业务部门进行初审，初审通过后报公司分管领导审批。对于涉及公司重大利益或机密信息的档案查阅/借阅申请，需经公司总经理批准。签订协议：经审批同意后，公司与外部单位签订《资产档案查阅/借阅协议》，明确双方的权利和义务，包括查阅/借阅的范围、时间、保密责任、违约责任等内容。查阅/借阅：外部单位按照协议约定的内容查阅/借阅资产档案，档案管理部门应安排专人负责陪同，并做好查阅/借阅登记工作。查阅/借阅过程中，外部单位人员应遵守公司的档案管理制度和保密规定，不得擅自复制、传播或泄露档案信息。归还与监督：查阅/借阅结束后，外部单位应及时将资产档案归还公司，并由档案管理部门对归还的档案进行检查。同时，公司应按照协议约定对外部单位的查阅/借阅情况进行监督，确保其遵守协议规定。六、资产档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对资产档案进行鉴定，根据资产档案的保管期限、重要性和现实利用价值等因素，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循客观、公正、科学的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立资产档案鉴定小组，由档案管理部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。鉴定小组负责对资产档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定方法1.审查档案内容对资产档案的内容进行全面审查，判断其是否仍具有保存价值，如是否涉及公司重要决策、财务状况、法律纠纷等方面的信息。2.评估利用价值根据公司当前和未来的业务需求，评估资产档案在公司运营管理中的利用价值，对于已无利用价值的档案，可考虑进行销毁。3.参考保管期限对照资产档案的保管期限规定进行审查，对于保管期限已满且确无保存必要的档案，可列入销毁范围。（四）销毁程序1.编制销毁清单鉴定小组根据鉴定结果，编制《资产档案销毁清单》，详细列出拟销毁的资产档案名称、编号、数量、保管期限等信息，并经鉴定小组全体成员签字确认。2.审批《资产档案销毁清单》报公司分管领导审批，对于涉及重要资产或机密信息的档案销毁，需报公司总经理批准。3.销毁实施经审批同意后，由档案管理部门负责组织实施资产档案的销毁工作。销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人负责监督，并做好销毁记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、执行人员等信息。4.监销记录存档销毁工作完成后，监销人员应在销毁记录上签字确认，并将销毁记录与《资产档案销毁清单》一并存档，作为资产档案管理的重要资料保存。七、监督与检查（一）监督机制1.公司建立资产档案管理监督机制，由公司内部审计部门定期对资产档案管理工作进行审计监督，检查资产档案管理制度的执行情况、档案的完整性和准确性、保管和利用情况等。2.档案管理部门应定期对本部门的资产档案管理工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题，不断完善资产档案管理工作。（二）检查内容1.制度执行情况检查各部门是否严格按照资产档案管理制度的要求进行档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作，有无违反制度规定的行为。2.档案质量审查资产档案的内容是否真实、完整、准确，编号是否规范，目录索引是否清晰，档案的整理和装订是否符合要求。3.保管环境检查档案库房的安全防护设施是否完好，温湿度控制是否符合要求，档案存放是否整齐有序，有无档案损坏、丢失、霉变等情况。4.利用情况查看资产档案的查阅、借阅登记记录，检查利用流程是否规范，利用目的是否合理，有无未经批准擅自查阅、借阅或泄露档案信息的情况。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，审计部门或档案管理部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，明确整改责任人，确保问题得到有效解决。整改完成后，应向