白蚁档案管理制度

PAGE白蚁档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司白蚁防治工作的规范化管理，确保白蚁防治工作的科学性、系统性和有效性，提高白蚁防治工作质量，特制定本白蚁档案管理制度。本制度旨在规范白蚁档案的建立、整理、保管、查阅和利用等工作流程，保障公司白蚁防治工作的顺利开展，为公司及相关部门提供准确、完整的白蚁防治信息支持，同时维护公司及客户的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及白蚁防治工作的部门、项目组以及相关工作人员，包括但不限于白蚁防治现场勘查人员、防治技术人员、质量管理人员、档案管理人员等。同时，本制度适用于公司承接的各类白蚁防治项目，涵盖新建、改建、扩建建筑物的白蚁预防项目以及既有建筑物的白蚁灭治项目。（三）基本原则1.真实性原则：白蚁档案应如实反映白蚁防治工作的实际情况，确保档案内容真实可靠，不得伪造、篡改档案信息。2.完整性原则：全面收集和整理白蚁防治工作过程中产生的各类文件、资料、数据等，保证档案资料的完整性，不得遗漏重要信息。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据记录清晰、规范，术语使用准确，避免因信息错误导致工作失误或决策偏差。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对白蚁防治工作中涉及的商业秘密、客户隐私等信息予以保密，防止信息泄露。5.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的分类、编号、整理、装订等工作，确保档案管理工作的标准化、规范化。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司白蚁档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.统筹规划公司白蚁档案管理工作，确定档案管理的目标、任务和工作流程。3.组织开展白蚁档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等工作，确保档案管理工作的有序进行。4.定期对公司白蚁档案进行检查和评估，及时发现和解决档案管理工作中存在的问题，不断提高档案管理水平。5.负责与公司内部其他部门以及外部相关单位进行档案管理工作的沟通与协调。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目白蚁防治工作过程中各类文件、资料的收集和整理，并及时移交档案管理部门。2.对本项目档案资料的真实性、完整性和准确性负责，确保档案资料能够准确反映项目实际情况。3.在项目实施过程中，督促项目工作人员按照档案管理要求及时做好各项记录，配合档案管理部门完成档案的整理和归档工作。4.根据工作需要，向档案管理部门提出查阅项目档案的申请，并按照规定办理查阅手续。（三）档案管理人员职责1.负责白蚁档案的具体收集、整理、分类、编号、装订、上架等日常管理工作，确保档案资料的整齐、有序。2.严格按照档案管理制度和操作流程进行档案的保管和维护，保证档案的安全和完整，防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。3.建立健全白蚁档案查阅登记制度，对查阅档案的人员、时间、内容等进行详细记录，严格按照规定办理查阅手续，确保档案查阅过程的规范、有序。4.定期对档案进行清查和盘点，及时发现档案管理中存在的问题，并向档案管理部门负责人报告。5.根据档案管理制度的要求，负责档案的鉴定和销毁工作，并做好相关记录。（四）其他部门职责1.各部门应积极配合档案管理部门的工作，按照档案管理要求及时将本部门产生的与白蚁防治工作相关的文件、资料移交档案管理部门。2.在白蚁防治项目实施过程中，各部门工作人员应妥善保管各自工作中形成的原始记录和资料，确保其真实、完整，并在项目结束后及时移交。三、档案分类与编号（一）档案分类1.项目档案：按照白蚁防治项目的类别进行分类，包括新建项目白蚁预防档案、改建项目白蚁预防档案、扩建项目白蚁预防档案、既有建筑物白蚁灭治档案等。每个项目档案再根据项目实施阶段进一步细分，如项目立项文件、勘查报告、防治方案、施工记录、检测报告、验收文件等。2.技术资料档案：收集整理白蚁防治相关的技术标准、规范、操作规程、学术论文、研究报告等资料，按照资料的性质和内容进行分类，如白蚁生物学特性资料、防治技术资料、药剂资料等。3.设备档案：记录公司用于白蚁防治工作的各类设备信息，包括设备购置合同、设备说明书、设备维修记录、设备报废记录等，按照设备的名称和型号进行分类。4.人员档案：建立公司从事白蚁防治工作的人员档案，包括员工个人基本信息、培训记录、资质证书、业绩考核等资料，按照人员姓名进行分类。5.合同档案：存放公司与客户签订的白蚁防治合同以及与供应商签订的采购合同等，按照合同的签订时间和类别进行分类。（二）编号规则1.项目档案编号：采用“项目类别代码+年份+项目序号”的形式进行编号。例如，新建项目白蚁预防档案编号为“XYF20XX00X”，其中“XYF”为新建项目白蚁预防的类别代码，“20XX”为项目实施年份，“00X”为项目序号。2.技术资料档案编号：按照“资料类别代码+年份+资料序号”的规则编号。如白蚁生物学特性资料编号为“SWX20XX00X”，“SWX”为白蚁生物学特性资料的类别代码。3.设备档案编号：采用“设备类别代码+设备购置年份+设备序号”的编号方式。例如，白蚁防治专用设备编号为“SB20XX00X”，“SB”为设备类别代码。4.人员档案编号：以“人员姓名首字母缩写+年份+序号”进行编号。如张三的人员档案编号为“ZS20XX001”。5.合同档案编号：按照“合同类别代码+签订年份+合同序号”的规则编制。如白蚁防治服务合同编号为“HTF20XX00X”，“HTF”为合同类别代码。四、档案收集与整理（一）档案收集1.在白蚁防治项目立项阶段，项目负责人应及时收集项目相关的立项文件、委托书、项目预算等资料，并移交档案管理部门。2.勘查人员在现场勘查过程中，应认真填写勘查记录，收集与白蚁危害情况相关的数据、图片、影像等资料，勘查工作结束后及时将资料整理并移交项目负责人，由项目负责人统一移交档案管理部门。3.防治技术人员根据勘查结果制定防治方案，方案编制完成后，应将防治方案文本及相关附图、附件等资料一并移交项目负责人，再由项目负责人移交档案管理部门。4.在项目施工过程中，施工人员应详细记录施工日期、施工部位、施工方法、使用药剂名称及用量等信息，形成施工记录，并定期将施工记录移交项目负责人，项目负责人汇总后移交档案管理部门。5.质量管理人员负责对项目施工质量进行检测，检测完成后，应及时将检测报告、检测数据等资料移交项目负责人，由项目负责人移交档案管理部门。6.项目结束后，项目负责人应收集整理项目验收文件，包括验收申请、验收报告、客户反馈意见等，移交档案管理部门。7.档案管理人员应定期到各部门收集与白蚁防治工作相关的其他文件、资料，如会议纪要、培训资料、工作总结等，并做好登记。（二）档案整理1.档案管理人员收到移交的档案资料后，应按照档案分类标准对资料进行分类。2.对每份档案资料进行核对，确保资料齐全、完整，对于不完整的资料，及时与移交部门或人员沟通补充。3.对整理好的档案资料进行编号，按照编号规则赋予每份资料唯一的编号。4.对档案资料进行装订，对于纸张较多的资料，采用左侧装订方式，确保装订牢固、整齐。5.编制档案目录，目录应包含档案编号、档案名称、日期、保管期限等信息，以便于查阅和管理。五、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的白蚁档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保存。2.库房应安装温湿度调节设备，将库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房内应配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器、消火栓、烟雾报警器、防盗门窗等，并定期进行检查和维护。（二）保管方式1.档案资料应按照分类和编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对于纸质档案，应采用档案盒或档案夹进行装订和存放，档案盒或档案夹应标明档案类别、编号、名称等信息。3.对于电子档案，应存储在专用的服务器上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的介质上，如磁带、光盘等，并异地存放。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库时间、保管期限、存放位置等信息，便于对档案进行跟踪和管理。（三）保管期限1.白蚁防治项目档案的保管期限根据项目性质和相关法律法规要求确定。新建、改建、扩建项目白蚁预防档案保管期限为该建筑物的设计使用年限；既有建筑物白蚁灭治档案保管期限为10年。2.技术资料档案、设备档案、人员档案、合同档案等的保管期限根据其重要性和使用价值确定，一般为5年至长期保存。3.档案保管期限届满后，档案管理人员应按照档案鉴定和销毁制度的规定，对档案进行鉴定，确定是否需要继续保存。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅白蚁档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门根据申请内容进行审核，对于符合查阅规定的申请，予以批准，并安排专人陪同查阅。3.涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，查阅权限仅限于公司内部特定人员，并需经公司保密管理部门批准。（二）查阅流程1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人审批。2.将审批通过的申请表提交档案管理部门，档案管理人员根据申请表内容查找相应档案。3.档案管理人员将档案提供给查阅人员，并在档案查阅登记本上记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案保管场所。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。5.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后，在档案查阅登记本上记录查阅结束时间。（三）利用规定1.公司内部人员利用白蚁档案开展工作时，应确保档案信息的合法、合规使用，不得将档案用于与工作无关的目的。2.如需对外提供档案信息，必须经过公司相关部门的审核和批准，并按照国家有关法律法规的规定办理相关手续，确保公司及客户的合法权益不受侵害。3.在利用档案过程中，如发现档案存在损坏、丢失等情况，查阅人员应及时向档案管理部门报告，并采取相应的补救措施。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、项目负责人以及相关技术专家。鉴定小组负责对白蚁档案的保管期限、价值等进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的形成时间、内容、来源、重要性等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。2.对于保管期限届满且已失去保存价值的档案，鉴定小组应提出销毁意见。3.对于涉及公司重大决策、重要业务活动、知识