湖南工会档案管理制度

PAGE湖南工会档案管理制度一、总则（一）目的为加强湖南工会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在工会工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合湖南工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于湖南省各级工会组织及其所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。省总工会负责全省工会档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导；各级工会组织负责本单位档案的收集、整理、保管和利用等工作。2.集中管理原则。工会档案应实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。3.真实、准确、完整原则。档案内容应真实反映工会工作的历史和现状，数据准确，材料完整。4.便于利用原则。档案管理应便于查阅、检索和利用，提高档案的使用价值。二、档案管理机构与人员（一）档案管理机构1.省总工会设立档案管理部门，负责全省工会档案的综合管理工作。2.各级工会组织应根据工作需要，设立相应的档案管理机构或配备专（兼）职档案管理人员。（二）档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的质量。3.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密。4.开展档案的检索、编研工作，为工会工作提供档案信息服务。5.按照规定向省总工会档案管理部门移交应归档的档案。6.负责对本单位各部门档案工作进行指导和监督，提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级工会组织下发的文件、通知、指示、批复等。2.本工会组织形成的各类文件，包括党组文件、行政文件、工会业务文件等。3.工会会员代表大会、委员会会议、常委会会议等重要会议的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议、记录等。4.工会组织开展各项活动的文件、资料、照片、音像等，如劳动竞赛、技能比武、职工文化体育活动等。5.工会组织的工作计划、总结、统计报表等。6.工会干部队伍建设方面的文件，如干部任免、培训、考核等材料。7.职工权益维护方面的文件，如集体合同、工资协商、劳动争议调解等材料。8.工会财务、资产方面的文件，如预算决算、经费审查、资产管理等材料。9.工会组织与其他单位的往来文件、协议、合同等。10.反映工会历史沿革、重大事件、重要人物等具有保存价值的资料。（二）收集要求1.各部门应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，定期移交档案管理部门。2.收集的文件材料应字迹清晰易认，格式规范，签署完备。3.对重要文件的定稿、修改稿、附件及相关资料应一并收集。（三）整理方法1.分类。按照档案的形成来源、时间顺序、内容性质等进行分类，一般可分为党群工作类、行政工作类（含机关事务管理）、工会业务类、财务管理类、资产管理类、声像档案类、实物档案类等。2.编号。对每一类档案进行编号，编号应科学合理，便于查找和管理。3.编目。编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和存放位置。4.装订。对纸质档案进行装订，装订应整齐牢固，便于翻阅。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等条件。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.对电子档案应配备相应的存储设备，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）档案保管期限1.工会档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：工会组织的重要文件、会议记录、统计报表、财务决算、重大活动资料等。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括：一般文件、工作计划、总结、合同协议等。4.短期保管的档案保管期限为15年以下，主要包括：一般性文件、临时性活动资料等。（四）档案清点与统计1.定期对档案进行清点，核对档案的数量、保管状况等，发现问题及时处理。2.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管数量、利用情况等进行统计，定期向上级工会组织报告。五、档案的利用（一）利用范围1.为工会组织的决策、工作部署、业务指导等提供依据。2.为职工群众维护自身权益提供服务。3.为工会组织开展宣传教育、文化活动等提供素材。4.为历史研究、编史修志等提供资料。（二）利用方式1.查阅。档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案查阅服务，并做好查阅登记。2.借阅。因工作需要借阅档案的，应办理借阅手续，明确借阅期限，按时归还。借阅期间应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、复印、销毁档案。3.出具证明。根据利用者的要求，可为其出具档案证明材料。（三）利用审批1.内部人员查阅、借阅档案，由所在部门负责人审批。2.外部单位查阅、借阅档案，需经本工会组织分管领导审批，并提前与档案管理部门联系。涉及重要档案或机密档案的，需经主要领导审批。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，如重复文件、无关文件等，进行鉴定。3.对涉及保密、隐私等不宜公开的档案，在保密期限届满后进行鉴定。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见。2.经本工会组织分管领导批准后，填写档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。3.档案销毁清册经主要领导签字后，由档案管理部门负责组织销毁。销毁档案时，应指定专人监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将形成的电子文件收集齐全，按照档案整理要求进行分类、编号、编目等。2.电子文件应采用通用格式存储，确保数据的可读性和可利用性。（二）电子档案的保管1.建立电子档案存储系统，对电子档案进行集中存储和管理。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.加强电子档案存储系统的安全管理，设置用户权限，防止电子档案被非法篡改、删除或泄露。（三）电子档案的利用1.提供电子档案查阅、借阅服务，利用者可通过网络远程查阅或下载电子档案。2.对重要电子档案的利用应进行登记，记录利用者的身份、利用时间、利用内容等。八、声像档案与实物档案管理（一）声像档案管理1.声像档案包括照片、录音、录像等，应按照形成时间、内容等进行分类整理。2.照片应配有文字说明，并标明拍摄时间、地点、人物、事件等；录音、录像应注明录制时间、内容、录制人等。3.声像档案应存储在合适的介质上，并定期进行检查和备份，防止数据丢失。（二）实物档案管理1.实物档案包括工会组织获得的奖杯、奖牌、证书、印章等，应进行登记造册。2.实物档案应妥善保管，存放地点应安全可靠，防止损坏或丢失。九、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平。（二）建设内容1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。2.对档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，建立档案数据库。3.加强档案信息安全管理，采取数据加密、身份认证、访问控制等措施，确保档案信息安全。（三）建设步骤1.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和步骤。2.按照规划逐步推进档案信息化建设，先进行档案管理信息系统的选型和建设，再开展档案数字化工作。3.定期对档案信息化建设工作进行评估和总结，不断完善档案信息化管理体系。十、监督与检查（一）监督检查主体省总工会档案管理部门负责对全省工会档案工作进行监督检查；各级工会组织负责对本单位档案工作进行自查和监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案管理机构和人员的配备情况。3.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。4.档案信息化建设情况。（三）监督检查方式及结果处理1.监督检查可采取定期检查、不定期