学院证照档案管理制度

PAGE学院证照档案管理制度一、总则（一）目的为加强学院证照档案的管理，确保学院各类证照档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥证照档案在学院教学、科研、管理等工作中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合学院实际情况，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各单位以及全体教职员工涉及的各类证照档案的管理。（三）定义1.证照档案：指学院在教学、科研、管理等活动中形成的，具有保存价值的各类证件、执照、资质证书、荣誉证书等文件材料。2.归档：将办理完毕、具有保存价值的证照文件材料按照规定的程序和要求，整理成案卷，移交档案管理部门保存的过程。3.查阅：因工作需要，经批准后从档案管理部门获取证照档案相关信息的行为。（四）管理原则1.集中统一管理原则：学院证照档案由学院档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.分类管理原则：按照证照的类别、性质、来源等进行分类管理，便于查找和利用。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，确保证照档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，充分考虑工作需要，为学院各部门、各单位及教职员工提供便捷的档案利用服务。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善学院证照档案管理制度，并组织实施。2.负责学院各类证照档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定和销毁等工作。3.建立健全学院证照档案管理信息系统，实现档案信息的数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.负责对学院各部门、各单位证照档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理人员培训，提高档案管理业务水平。5.按照规定为学院各部门、各单位及教职员工提供证照档案查阅、借阅等服务，并做好登记和跟踪管理工作。（二）证照产生部门职责1.负责本部门各类证照的申请、办理、保管和使用等工作，并指定专人负责证照档案的日常管理。2.在证照办理完毕后，按照学院档案管理部门的要求，及时将相关文件材料整理齐全，移交档案管理部门归档。3.严格遵守学院证照档案管理制度，不得擅自留存、销毁或转借证照档案。4.因工作需要查阅、借阅本部门证照档案时，应按照规定办理相关手续，并在使用完毕后及时归还档案管理部门。（三）档案管理人员职责1.认真履行岗位职责，严格遵守档案管理工作纪律和各项规章制度，确保档案管理工作的规范、有序进行。2.负责证照档案的收集、整理、归档、保管等具体工作，确保档案的完整、准确和安全。3.熟练掌握档案管理业务知识和技能，熟悉档案管理信息系统的操作，为档案利用者提供优质、高效的服务。4.定期对证照档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施加以解决。5.保守档案机密，不得擅自向无关人员泄露档案内容。三、证照档案的收集与整理（一）收集范围1.学院法人证书、组织机构代码证、办学许可证等各类资质证书。2.教师的教师资格证书、专业技术职务资格证书、培训证书等。3.学生的毕业证书、学位证书、结业证书、肄业证书等学历学位证书。4.学院获得的各类荣誉证书、奖励证书等。5.其他与学院教学、科研、管理等工作相关的重要证照。（二）收集要求1.各部门、各单位应指定专人负责证照的收集工作，确保证照文件材料的及时、完整收集。2.对于新办理的证照，应在办理完毕后10个工作日内将相关文件材料移交档案管理部门。3.对于证照的变更、延期、换证等情况，应及时收集相关文件材料，并在办理完毕后5个工作日内移交档案管理部门。4.对于已废止或失效的证照，应在废止或失效后10个工作日内将证照原件及相关文件材料移交档案管理部门。（三）整理方法1.分类：按照证照的类别、性质、来源等进行分类，如资质证书类、人员资格证书类、学历学位证书类、荣誉证书类等。2.编号：对每一类证照档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.编目：编制证照档案目录，目录应包括证照名称、编号、颁发机关、颁发日期、有效期、保管期限等内容。4.装订：对于证照原件及相关文件材料较多的，应进行装订，装订应整齐、牢固，便于保存和查阅。四、证照档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集到的证照文件材料进行初步审核，检查文件材料的完整性、准确性和规范性。2.对审核合格的证照文件材料进行整理、编号、编目等工作，形成案卷。3.将整理好的案卷移交档案管理部门的库房进行保管，并办理交接手续。（二）保管期限1.学院法人证书、组织机构代码证、办学许可证等各类资质证书，保管期限为长期。2.教师的教师资格证书、专业技术职务资格证书永久保管；培训证书等保管期限为5年。3.学生的毕业证书、学位证书、结业证书、肄业证书等学历学位证书，保管期限为长期。4.学院获得的各类荣誉证书、奖励证书等，保管期限为长期。5.其他与学院教学、科研、管理等工作相关的重要证照，根据其重要程度和实际需要确定保管期限。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的证照档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防污染等条件。2.证照档案应按照类别、编号顺序排列存放，便于查找和利用。3.建立健全证照档案保管账目，定期对档案进行清查、核对，确保档案的数量和质量准确无误。4.对破损、褪色的证照档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。5.采用电子存储方式保存证照档案的，应定期进行备份，并做好数据安全管理工作。五、证照档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.学院内部人员因工作需要查阅证照档案时，应填写《学院证照档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，并经所在部门负责人签字同意。2.将申请表提交档案管理部门，档案管理部门对申请进行审核，审核通过后安排专人陪同查阅，并做好查阅登记工作。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，并遵守档案查阅纪律，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅登记本上签字确认。（二）借阅程序1.学院内部人员因工作需要借阅证照档案时，应填写《学院证照档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，并经所在部门负责人签字同意。2.将申请表提交档案管理部门，档案管理部门对申请进行审核，审核通过后办理借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。3.借阅人员应妥善保管借阅的证照档案，不得转借他人，不得擅自复印、拍照、传播档案内容。4.借阅期限届满，借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。如需延期借阅，应提前办理续借手续。（三）查阅与借阅限制1.涉及学院机密的证照档案，未经学院保密委员会批准，不得查阅和借阅。2.学生的学历学位证书原则上不予外借，因特殊情况确需外借的，应经学院教务处批准，并办理相关手续。3.学院获得的各类荣誉证书、奖励证书等，一般不予外借，如需查阅或复制，应经学院办公室批准，并办理相关手续。六、证照档案的统计与鉴定（一）统计工作1.档案管理部门应定期对证照档案的数量、种类、保管期限等进行统计，建立统计台账，及时掌握档案的动态情况。2.统计报表应报送学院领导和相关部门，为学院决策提供参考依据。（二）鉴定工作1.档案管理部门应定期对证照档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。3.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查