科技档案员岗位制度

PAGE科技档案员岗位制度一、总则（一）目的为加强公司科技档案管理，确保科技档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥科技档案在公司生产、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本岗位制度。（二）适用范围本制度适用于公司内从事科技档案管理工作的档案员岗位。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司科技档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保存造成的信息不完整或丢失。2.真实性原则科技档案应如实反映公司科技活动的全过程，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则涵盖公司科技活动各个环节产生的各类文件资料，包括科研项目立项、研究、试验、鉴定、验收等过程中的各种记录。4.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的科技档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、岗位职责（一）档案收集1.负责收集公司各部门在科技活动中形成的各类文件材料，包括但不限于科研报告、技术方案、实验数据、图纸、专利文件等。2.主动与各部门沟通协调，了解科技项目进展情况，及时跟进文件材料的形成过程，确保档案收集的及时性和完整性。3.对收集到的文件材料进行初步审核，检查其完整性、准确性和规范性，对不符合要求的及时反馈给相关部门进行补充或修正。（二）档案整理1.按照公司档案分类标准，对收集到的科技档案进行分类整理，确定档案的类别、编号和保管期限。2.对档案进行编目，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查找和利用。3.对纸质档案进行装订、编页，对电子档案进行格式转换、存储，确保档案的存储质量和安全性。（三）档案保管1.负责科技档案库房的日常管理，确保库房环境符合档案保管要求，保持适宜的温度、湿度，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。2.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管情况，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色等档案及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。（四）档案利用1.建立科技档案利用制度，规范档案查阅、借阅流程，为公司内部各部门提供档案查阅、借阅服务。2.根据利用者的需求，准确、迅速地提供所需档案，并做好利用登记工作，记录利用时间、利用者、利用目的和档案内容等信息。3.对涉及公司机密的科技档案，严格按照保密规定进行审批和管理，防止机密信息泄露。（五）档案鉴定与销毁1.定期对科技档案进行鉴定，根据档案的保管期限和实际价值，提出鉴定意见，确定档案的存毁。2.对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁，确保销毁过程的合规性和档案信息的彻底清除。3.做好档案鉴定与销毁记录，包括鉴定时间、鉴定人员、档案名称、数量、销毁时间和销毁方式等，以备查考。（六）档案信息化管理1.负责公司科技档案信息化系统的建设和维护，将纸质档案进行数字化处理，实现档案信息的电子化存储和管理。2.制定档案信息化管理制度，规范电子档案的录入、存储、检索、利用等操作流程，确保电子档案的安全和有效利用。3.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失，同时做好数据安全防护工作，防止电子档案被非法篡改或泄露。三、档案收集与整理规范（一）收集范围1.科研项目档案包括项目立项申请书、可行性研究报告、项目计划任务书、研究方案、实验记录、研究报告、技术总结、成果鉴定材料、专利申请文件等。2.产品研发档案涵盖产品设计图纸、技术文件、工艺文件、质量检验报告、产品说明书、用户手册等。3.技术改造档案包含技术改造项目的立项文件、改造方案、施工图纸、设备采购合同、调试记录、验收报告等。4.技术引进档案涉及技术引进合同、技术资料、技术培训记录、消化吸收情况等。5.其他科技活动档案如学术交流材料、科技成果奖励申报材料、技术标准文件等。（二）收集要求1.及时性各部门应在科技活动完成后及时将相关文件材料移交档案员，确保档案收集的及时性，避免文件材料丢失或延误。2.完整性收集的文件材料应齐全完整，包括项目的各个环节和方面，不得遗漏重要信息。3.准确性文件材料的内容应真实准确，数据可靠，签字盖章齐全，符合档案管理的规范要求。（三）整理标准1.分类标准按照公司制定的科技档案分类方案进行分类，一般可分为科研项目类、产品研发类、技术改造类、技术引进类等一级类目，再根据具体内容细分二级、三级类目。2.编号规则档案编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。编号一般由类别代码、年份代码、流水号等组成。3.编目要求档案目录应包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限等项目，编目应准确、清晰，便于查阅和检索。四、档案保管与保护措施（一）库房管理1.库房选址应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.库房布局合理划分档案存放区域，设置不同类别的档案架、柜，确保档案存放有序，便于查找和管理。3.环境要求库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。配备温湿度调节设备，定期监测和记录库房温湿度情况。（二）档案存储1.纸质档案存储采用符合档案保管要求的档案盒、档案袋等进行装订和包装，按照分类顺序排列存放，避免档案折叠、卷曲或损坏。2.电子档案存储电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并进行定期备份。存储设备应标注清晰的标识，便于查找和管理。同时，建立电子档案存储目录，便于快速检索。（三）安全防护1.防火措施库房内应配备灭火设备，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护。严禁在库房内吸烟和使用明火，设置明显的防火标志。2.防潮措施采取防潮措施，如放置干燥剂、密封档案柜等，防止档案受潮发霉。3.防虫措施定期对库房进行防虫检查，发现虫害及时采取措施进行防治，如使用防虫药品、放置驱虫物品等。4.防盗措施库房应安装防盗门窗、监控设备等，加强安全防范。档案员应严格遵守库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。五、档案利用与保密规定（一）利用流程1.查阅申请公司内部人员如需查阅科技档案，应填写《科技档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字批准后提交档案员。2.审批档案员对查阅申请进行审核，对于涉及公司机密的档案，需经公司保密管理部门审批。3.查阅服务档案员根据审批结果，为利用者提供档案查阅服务，并在档案查阅登记表上记录查阅时间、利用者、查阅内容等信息。4.借阅申请与审批（如需借阅）如需借阅档案，利用者应填写《科技档案借阅申请表》，详细说明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后办理借阅手续。5.借阅归还借阅者应在规定期限内归还档案，档案员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅者的责任。（二）保密规定1.保密范围明确公司科技档案中涉及保密的内容，如技术秘密、商业秘密、未公开的科研成果等。2.保密措施对涉及保密的科技档案，采取加密存储、限制访问权限、专人管理等措施，防止信息泄露。档案员应严格遵守保密制度，不得私自传播或泄露档案内容。3.保密协议与接触保密档案的人员签订保密协议，明确其保密义务和责任，如违反协议将承担相应的法律责任。六、档案鉴定与销毁流程（一）鉴定组织成立科技档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关技术专家、档案员等组成，负责对科技档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和实际价值，参考国家有关档案鉴定的标准和规定，确定档案的存毁。一般来说，具有重要历史价值、科研价值、技术价值或对公司生产经营有长期参考作用的档案应长期保存；已失去保存价值或超过保管期限的档案可考虑销毁。（三）鉴定程序1.档案员对到期或拟销毁的档案进行初步清理，列出清单，提交鉴定小组。2.鉴定小组对档案清单进行审查，根据鉴定标准，对每份档案进行逐一鉴定，提出存毁意见。3.形成鉴定报告，记录鉴定时间、鉴定人员、档案名称、数量、存毁意见等内容，经鉴定小组组长签字确认后存档。（四）销毁程序1.对于确定销毁的档案，编制销毁清册，注明档案名称、数量、销毁原因等信息。2.销毁清册经档案管理部门负责人和公司主管领导审批后，按照规定的销毁方式进行销毁。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等信息，监销人员应对销毁过程进行全程监督，确保档案信息彻底销毁。七、档案信息化管理要求（一）系统建设1.选择适合公司科技档案管理需求的信息化管理系统，确保系统具备档案录入、存储、检索、利用、统计等功能。2.系统应具备良好的安全性和稳定性，采用数据加密、用户认证、访问控制等技术手段，保障档案信息的安全。（二）数据录入1.档案员应按照档案整理规范，将纸质档案的内容准确录入信息化管理系统，确保数据的完整性和准确性。2.对电子档案应进行格式转换和元数据著录，使其符合系统存储要求，便于检索和利用。（三）系统维护1.定期