卫生室档案室管理制度

PAGE卫生室档案室管理制度一、总则1.目的为加强卫生室档案室的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于卫生室档案室的档案管理工作，包括各类医疗文件、行政文件、财务文件、人事文件等。3.管理职责卫生室档案室由专人负责管理，负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用和销毁等工作。二、档案收集1.收集范围医疗文件：包括病历、处方、检查报告、检验报告、手术记录、护理记录等。行政文件：包括上级文件、内部管理制度、工作计划、工作总结、会议记录等。财务文件：包括财务报表、会计凭证、审计报告等。人事文件：包括员工档案、招聘资料、培训记录、考核记录等。其他文件：包括设备档案、物资档案、合同协议等。2.收集要求各部门应指定专人负责文件的收集工作，确保文件的及时、完整收集。收集的文件应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。对于重要文件，应进行备份或复制，以防止原件丢失或损坏。3.收集时间医疗文件应在医疗活动结束后及时收集，一般不超过[X]个工作日。行政文件、财务文件、人事文件等应在文件形成后[X]个工作日内收集归档。其他文件应根据实际情况及时收集归档。三、档案整理1.整理原则遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分文件的不同类别和保管期限，便于保管和利用。便于保管和查阅，符合档案管理的要求。2.整理方法分类：根据文件的类别和性质，将文件分为医疗文件、行政文件、财务文件、人事文件等类别。编号：为每一份文件编制唯一的编号，便于管理和查找。编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。装订：对于纸质文件，应进行装订，确保文件的整齐和牢固。3.整理时间档案整理工作应在文件收集齐全后及时进行，一般不超过[X]个工作日。四、档案归档1.归档原则按照档案的分类和编号顺序进行归档，确保档案的系统性和完整性。归档的档案应经过整理和编目，符合档案管理的要求。归档的档案应及时上架存放，便于保管和查阅。2.归档方法将整理好的档案按照类别和编号顺序装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别和编号。在档案盒或档案柜内设置档案目录，便于查找和管理。对于电子档案，应按照规定的格式和存储方式进行存储，并建立相应的索引和目录。3.归档时间档案归档工作应在档案整理完成后及时进行，一般不超过[X]个工作日。五、档案保管1.保管要求档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光等条件，确保档案的安全。档案应分类存放，便于查找和管理。定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整和安全。对于重要档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。2.保管期限医疗文件的保管期限按照国家有关规定执行，一般为[X]年。行政文件、财务文件、人事文件等的保管期限根据实际情况确定，一般为[X]年。其他文件的保管期限根据实际情况确定，一般为[X]年。3.保管期限的调整档案保管期限届满后，应根据实际情况进行调整，如需延长保管期限，应报上级主管部门批准。对于已过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。六、档案查阅1.查阅原则严格遵守档案查阅制度，确保档案的安全和保密。查阅档案应填写查阅申请表，经批准后方可查阅。查阅档案应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅范围本卫生室工作人员因工作需要可查阅相关档案。外单位人员因工作需要查阅档案，应持单位介绍信，经卫生室负责人批准后方可查阅。3.查阅手续查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。查阅申请表经卫生室负责人批准后，方可到档案室查阅档案。查阅档案时，应在档案室工作人员的陪同下进行，不得擅自翻阅或复制档案。4.查阅记录档案室工作人员应建立查阅记录，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。查阅记录应妥善保管，以备查阅。七、档案利用1.利用原则充分发挥档案的作用，为卫生室的医疗、教学、科研、管理等工作提供服务。档案利用应遵循保密原则，不得泄露档案内容。档案利用应按照规定的程序进行，确保档案的安全和完整。2.利用范围医疗文件可用于医疗诊断、治疗、教学、科研等工作。行政文件可用于内部管理、决策等工作。财务文件可用于财务审计、核算等工作。人事文件可用于员工考核、晋升、培训等工作。其他文件可根据实际情况用于相关工作。3.利用手续档案利用应填写利用申请表，注明利用目的、利用内容、利用时间等信息。利用申请表经卫生室负责人批准后，方可到档案室办理利用手续。档案室工作人员应根据利用申请表的内容，提供相应的档案，并办理借阅登记手续。4.利用记录档案室工作人员应建立利用记录，记录利用时间、利用人员、利用内容等信息。利用记录应妥善保管；以备查阅。八、档案销毁1.销毁原则严格遵守档案销毁制度，确保档案的安全和保密。销毁档案应按照规定的程序进行，不得擅自销毁档案。销毁档案应进行登记，确保销毁档案的数量和内容准确无误。2.销毁范围已过保管期限且无保存价值的档案。经鉴定确认无保存价值的档案。3.销毁程序档案管理人员提出销毁申请，填写销毁申请表，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。销毁申请表经卫生室负责人批准后，方可进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁档案的数量和内容准确无误。销毁档案后，应在销毁申请表上签字确认，并将销毁申请表存档。4