路政档案管理员制度

PAGE路政档案管理员制度一、总则（一）目的为加强路政档案管理工作，确保路政档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在路政管理中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织路政档案管理工作，包括路政管理过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的收集、整理、保管、利用等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则路政档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映路政管理工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行保密管理。4.方便利用原则档案管理应便于路政管理人员查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定本公司/组织路政档案管理制度并组织实施。2.负责路政档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全路政档案保管制度，做好档案的安全保管工作，防止档案损坏、丢失和泄密。4.负责路政档案的信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的计算机管理和网络化查询。5.积极开展档案利用工作，为路政管理工作提供档案资料支持，做好档案借阅、查阅登记等工作。6.定期对路政档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和准确性。7.组织开展档案管理业务培训和考核，提高档案管理人员的业务水平。（二）路政业务部门职责1.负责本部门路政档案的形成、积累和整理工作，并按照档案管理部门的要求及时移交档案。2.指导和督促本部门工作人员做好文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的齐全、完整。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责路政档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用等，确保档案管理工作的正常运转。3.熟悉路政业务，掌握档案管理专业知识和技能，不断提高档案管理水平。4.做好档案的安全保密工作，严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案泄密。5.积极参与档案管理业务培训和学习，不断更新知识结构，提高业务能力。三、档案收集（一）收集范围1.路政管理工作中形成的各类文件，包括上级文件、本级文件、下级文件等。2.路政管理业务活动中产生的各种记录，如路政巡查记录、案件处理记录、许可审批记录等。3.路政设施建设、维护等方面的文件和资料，如工程图纸、竣工验收报告等。4.路政管理工作中涉及的各种统计报表、数据资料等。5.路政管理工作中形成的声像资料、电子文件等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照国家有关电子文件管理的规定进行收集和整理，确保电子文件的可读性和可利用性。4.声像资料应注明拍摄时间、地点、内容等信息，并进行整理和归档。（三）收集时间1.路政管理工作中形成的文件材料，承办部门应在工作结束后[X]个工作日内收集整理完毕，并移交档案管理部门。2.路政设施建设、维护等项目完成后，项目负责人应在项目验收合格后[X]个工作日内将相关文件材料移交档案管理部门。3.年度终了后，各部门应在次年[X]月[X]日前将上一年度形成的文件材料移交档案管理部门。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的保管和利用。3.便于档案的数字化处理和计算机管理。（二）整理方法1.分类路政档案分为行政管理类、路政业务类、设施管理类、财务管理类、人事管理类等类别。每个类别下再根据档案内容进行细分。行政管理类：包括路政管理工作中形成的各类行政文件、会议记录、工作计划与总结等。路政业务类：包括路政巡查记录、案件处理记录、许可审批文件、路政宣传资料等。设施管理类：包括路政设施建设、维护、更新等方面的文件和资料，如工程图纸、竣工验收报告、设施巡查记录等。财务管理类：包括路政管理工作中的财务预算、决算、收支凭证等文件。人事管理类：包括路政管理人员的人事档案、培训记录、考核资料等。2.编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可采用年度+类别+流水号的形式，如2023LZYW001，表示2023年路政业务类第1份档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，便于查询和利用。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。5.上架将装订好的档案按照编号顺序上架存放，每个档案架应标明类别和编号范围，便于查找和管理。五、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案架上，按照编号顺序排列，便于查找和利用。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.声像档案应按照类别和时间顺序整理存放，并建立相应的目录索引，便于查找和利用。（三）保管期限路政档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管涉及路政管理工作中的重大决策、重要事件、法律法规等文件材料，以及具有历史查考价值的文件材料，应永久保管。2.长期保管路政管理工作中形成的一般性文件材料，以及在一定时期内具有查考利用价值的文件材料，保管期限为[X]年。3.短期保管路政管理工作中形成的临时性文件材料，以及在较短时间内具有查考利用价值的文件材料，保管期限为[X]年。（四）档案鉴定1.定期对保管期满的档案进行鉴定，鉴定工作由档案管理部门牵头，会同路政业务部门等相关部门组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，经本公司/组织负责人批准后，按照规定的程序进行销毁。销毁清册应永久保存。六、档案利用（一）利用范围1.路政管理人员因工作需要查阅档案的，可按照规定办理查阅手续后进行查阅。2.外单位因工作需要查阅路政档案的，应持单位介绍信和查阅人有效身份证件，经本公司/组织负责人批准后，方可查阅。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅和利用。（二）利用方式1.查阅路政管理人员查阅档案时，应填写《路政档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。档案管理人员应根据查阅登记表提供档案，并做好查阅服务工作。2.借阅外单位借阅路政档案时，应填写《路政档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅人姓名、单位、借阅内容、归还日期等信息。经本公司/组织负责人批准后，档案管理人员应按照借阅申请表提供档案，并办理借阅手续。借阅人应在规定的归还日期内归还档案，如因特殊情况需要延期归还的，应提前办理延期手续。3.复制路政管理人员或外单位因工作需要复制档案的，应填写《路政档案复制申请表》，注明复制日期、复制人姓名、复制内容、用途等信息。经本公司/组织负责人批准后，档案管理人员应按照复制申请表提供档案，并办理复制手续。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明与原件核对无误。（三）利用登记档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。登记内容应包括利用日期、利用人姓名、单位、利用内容、利用方式、归还日期等信息。档案利用登记册应定期整理归档，永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立路政档案数据库，实现档案信息的计算机管理和网络化查询，提高档案管理工作效率和服务水平。2.实现档案信息的数字化存储，确保档案信息的长期保存和有效利用。3.建立档案信息安全保障体系，确保档案信息的安全保密。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化处理，包括扫描、图像处理、数据录入等工作。数字化档案应与纸质档案内容一致，并建立相应的目录索引，便于查询和利用。2.档案数据库建设建立路政档案数据库，将数字化档案信息录入数据库中，并按照档案管理的要求进行分类、编号、编目等处理。档案数据库应具备数据查询、统计、打印等功能，方便路政管理人员查阅和利用档案信息。3.档案管理系统开发开发路政档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。档案管理系统应具备用户管理、权限管理、档案录入、查询统计、借阅管理、备份恢复等功能，提高档案管理工作的规范化和科学化水平。4.档案信息安全保障体系建设建立档案信息安全保障体系，包括网络安全防护、数据备份与恢复、用户认证与授权、病毒防范等措施，确保档案信息的安全保密。（三）信息化管理要求