完善高校档案管理制度

PAGE完善高校档案管理制度一、总则（一）目的为了加强高校档案管理，有效保护和利用档案，提高学校管理水平和办学效益，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等相关法律法规，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各单位及全体教职员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。学校档案工作实行集中统一领导，由学校综合档案室归口管理全校档案。2.完整准确原则。确保档案的齐全、完整、准确，如实反映学校各项工作的历史过程和现状。3.安全保密原则。采取有效措施，保障档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，为学校教学、科研、管理等工作提供便捷服务。二、档案管理体制与职责（一）管理体制学校成立档案工作领导小组，由校长担任组长，分管校领导担任副组长，各职能部门负责人为成员。领导小组负责研究决定学校档案工作的重大事项，指导、协调全校档案工作。学校综合档案室为学校档案管理的职能部门，负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。各部门、各单位设立兼职档案员，负责本部门、本单位档案的收集、整理和移交工作，并接受学校综合档案室的业务指导和监督。（二）职责分工1.档案工作领导小组职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策。审定学校档案工作发展规划和年度工作计划。研究决定学校档案工作中的重大问题。监督检查学校档案工作的开展情况。2.综合档案室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和学校档案管理制度。制定学校档案工作规章制度和业务规范。负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。指导各部门、各单位的档案工作，开展档案业务培训和交流活动。开发利用档案信息资源，为学校教学、科研、管理等工作提供服务。做好档案的安全保密工作，维护档案的完整与安全。3.兼职档案员职责负责本部门、本单位档案的收集、整理和归档工作，确保档案的齐全、完整、准确。按照学校档案管理规定，定期将本部门、本单位的档案移交学校综合档案室。协助综合档案室开展档案利用工作，提供档案查阅和借阅服务。接受学校综合档案室的业务指导和监督，参加档案业务培训和学习活动。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.党群工作类：包括学校党委、纪委、工会、团委等组织的工作文件、会议记录、活动资料等。2.行政管理类：包括学校行政工作的各类文件、会议纪要、工作计划、总结、统计报表等。3.教学管理类：包括教学计划、教学大纲、课程表、教案、学生成绩册、教学改革资料等。4.科学研究类：包括科研项目申报书、研究报告、学术论文、著作、科研成果鉴定材料等。5.师资队伍建设类：包括教师基本情况、职称评审材料、培训记录、考核材料等。6.学生工作类：包括学生学籍管理、奖助学金评定、学生奖惩、毕业生就业等方面的材料。7.招生就业类：包括招生计划、招生简章、录取名单、就业协议、毕业生派遣等材料。8.财务审计类：包括财务预决算、会计凭证、账簿、审计报告等。9.基建后勤类：包括校园规划、建设项目审批文件、工程图纸、竣工验收报告、后勤保障等方面的材料。10.仪器设备类：包括仪器设备购置计划、合同、验收报告、使用说明书等。11.声像档案类：包括学校重大活动照片、录像、录音等。12.电子档案类：包括学校各部门、各单位形成的电子文件、数据等。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.对本部门、本单位形成的各类文件材料，应按照档案管理要求进行分类整理，定期移交学校综合档案室。3.对于重要活动、重大事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集归档。4.对电子文件的收集，应确保其真实性、完整性和可读性，并按照规定格式进行存储和移交。（三）归档程序1.兼职档案员对本部门、本单位收集的档案进行初步整理，按照分类方案进行分类、编号、编目。2.填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交学校综合档案室。3.学校综合档案室对移交的档案进行审核验收，对不符合要求的档案，退回移交部门重新整理。4.审核验收合格后，学校综合档案室对档案进行统一编号、编目，并录入档案管理系统。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.采用年度机构保管期限分类法。2.年度：按照文件形成的年度进行分类。3.机构：按照学校内部机构设置进行分类。4.保管期限：根据文件的重要程度和保存价值，分为永久、定期（3０年、10年）两种保管期限。（三）整理要求1.文书档案：按照文件的形成时间顺序排列，同一事由的文件集中排列在一起，编号编目。2.科技档案：按照项目进行整理，包括项目立项、研究、验收等各个阶段的文件材料，分别装订成册，编号编目。3.会计档案：按照会计凭证、账簿、报表等类别进行整理，装订成册，编号编目。4.声像档案：按照载体形式、内容主题等进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物等信息，编号编目。5.电子档案：按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类整理，建立电子档案目录数据库，确保电子档案的可读性和可利用性。五、档案的保管（一）保管场所学校综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等，确保档案的安全保管。（三）档案上架按照档案分类编号顺序，将档案上架存放，便于查找和利用。同时，建立档案存放位置索引，标明档案的存放架号、层号、格号等信息。（四）档案保管期限划分1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。定期保管期限分为30年、10年。（五）档案鉴定与销毁1.学校综合档案室定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案部门负责人、相关业务人员和档案专家组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值和现实利用情况，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对确无保存价值的档案，填写档案销毁清单，经学校档案工作领导小组批准后，予以销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。（六）档案统计建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，及时准确地填报档案统计报表。六、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则。严格遵守国家有关档案利用的法律法规和学校档案管理制度。2.方便快捷原则。优化档案利用流程，提高档案利用效率，为利用者提供便捷服务。3.安全保密原则。在档案利用过程中确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。（二）利用范围1.本校教职员工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅本校档案。2.外单位因工作需要查阅本校档案，须经学校档案工作领导小组批准，并办理相关手续。3.本校学生因学习、实习等需要，可查阅与本人相关的档案。（三）利用方式1.查阅：利用者可到学校综合档案室查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到学校综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，须经档案管理人员同意，并按照规定进行复制。复制的档案应加盖学校综合档案室印章，与原件具有同等效力。（四）利用登记建立档案利用登记制度，对档案利用者的姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量等信息进行详细登记。七、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化加工1.对库存档案进行全面数字化扫描，确保档案图像清晰、完整。2.按照档案整理要求，对数字化档案进行分类、编号、编目，建立电子档案目录数据库。3.对电子档案进行数据挂接，实现电子档案与纸质档案的关联。（三）系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入和修改。2.查询检索功能：提供多种查询检索方式，方便利用者查找档案。3.借阅管理功能：实现档案借阅的在线申请、审批、登记和归还等管理。4.统计分析功能：对档案的收进、移出、利用等情况进行统计分析，生成统计报表。5.安全保密功能：设置用户权限，确保档案信息的安全保密。（四）数据备份与安全1.定期对电子档案数据进行备份，备份