档案扫描员管理制度

PAGE档案扫描员管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案扫描工作的规范化管理，确保档案扫描工作高效、准确、安全进行，提高档案信息资源的利用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及档案扫描工作的部门及档案扫描员。（三）基本原则1.合法性原则：档案扫描工作必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.准确性原则：确保扫描后的档案图像清晰、完整，与原始档案内容一致。3.保密性原则：严格遵守公司保密制度，对档案内容进行保密，防止信息泄露。4.高效性原则：优化工作流程，提高扫描工作效率，满足公司业务对档案信息的需求。二、档案扫描员职责（一）扫描前准备1.接收档案整理人员移交的待扫描档案，核对档案数量、编号、内容完整性等信息，确保与移交清单一致。2.根据档案类型、数量及扫描要求，合理安排扫描设备和工作场地，确保扫描工作顺利进行。3.对扫描设备进行检查和调试，确保设备正常运行，扫描参数设置符合要求。（二）扫描操作1.按照规定的扫描方式和顺序进行扫描，确保档案图像清晰、端正，无漏扫、重扫现象。2.对于破损、褪色等质量较差的档案，应采取相应的技术手段进行处理，尽量保证扫描图像的可读性。3.在扫描过程中，及时对扫描图像进行核对，发现问题及时记录并报告上级。（三）图像处理1.对扫描后的图像进行去噪、去污、裁剪、纠偏等处理，确保图像质量符合存档要求。2.根据档案内容和扫描要求，对图像进行分类、编号、命名，确保图像便于查找和管理。3.对处理后的图像进行存储备份，存储方式应符合公司档案存储管理规定。（四）数据审核1.对扫描生成的数据进行审核，确保数据的准确性和完整性。2.与原始档案进行核对，检查图像内容与档案原文是否一致，如有不符及时查明原因并进行纠正。（五）档案归还与交接1.扫描工作完成后，及时将扫描后的档案整理好，归还给档案整理人员，并办理交接手续。2.交接过程中，双方应认真核对档案数量、状态等信息，确保交接无误。（六）安全与保密1.严格遵守公司安全管理制度，确保扫描工作场所的安全，防止发生火灾、设备损坏等事故。2.妥善保管扫描设备和存储介质，防止丢失、损坏或被盗。3.严格遵守公司保密制度，对档案内容进行保密，不得私自泄露或传播档案信息。未经授权，不得将扫描设备、存储介质带出公司或转借他人使用。三、档案扫描工作流程（一）档案接收1.档案整理人员按照档案整理规范，对档案进行分类、编号、编目等整理工作后，填写档案移交清单，将待扫描档案移交至档案扫描员。2.档案扫描员接收档案时，应认真核对档案移交清单上的档案数量、编号、名称、保管期限等信息，确保与实际档案一致。如发现问题，应及时与档案整理人员沟通解决。（二）扫描计划制定1.档案扫描员根据待扫描档案的数量、类型、扫描要求等因素，制定扫描工作计划。计划应明确扫描工作的起止时间、扫描设备安排、人员分工等内容。2.将扫描工作计划报上级主管审核批准后，组织实施。（三）扫描操作1.根据扫描工作计划，安排扫描设备和扫描场地。扫描设备应定期进行维护保养，确保设备性能良好。2.扫描员按照规定的扫描方式和顺序进行扫描。对于纸质档案，应逐页进行扫描；对于电子档案，应按照规定的格式和要求进行转换和存储。3.在扫描过程中，扫描员应密切关注扫描图像的质量，如发现图像模糊、漏扫、重扫等问题，应及时进行处理。（四）图像处理1.扫描完成后，扫描员对扫描图像进行初步处理，包括去噪、去污、裁剪、纠偏等操作，确保图像清晰、完整、端正。2.根据档案内容和扫描要求，对图像进行分类、编号、命名。编号应与档案原编号一致，命名应简洁明了，便于查找和识别。3.将处理后的图像存储到指定的存储介质中，存储介质应定期进行备份，防止数据丢失。（五）数据审核1.扫描员完成图像处理后，将扫描数据提交给数据审核人员进行审核。审核人员应按照档案管理规定和扫描要求，对扫描数据进行逐一核对。2.审核内容包括图像与档案原文的一致性、图像质量、编号和命名的准确性等。如发现问题，审核人员应及时通知扫描员进行整改。3.审核通过后，审核人员在扫描数据审核记录上签字确认。（六）档案归还与交接1.数据审核通过后，扫描员将扫描后的档案整理好，归还给档案整理人员。归还时，双方应按照档案移交清单进行核对，确保档案数量、状态等信息一致。2.办理交接手续时，双方应在档案交接记录上签字确认。交接记录应包括档案名称、数量、交接时间、交接人员等信息。四、档案扫描质量控制（一）图像质量标准1.扫描分辨率应根据档案类型和使用需求确定，一般不低于200dpi，对于重要档案或需要长期保存的档案，分辨率应适当提高。2.扫描图像应清晰、完整，无模糊、漏扫、重扫、黑边、白边等现象。3.图像色彩应真实、自然，无偏色、褪色等问题。对于彩色档案，应进行彩色扫描；对于黑白档案，应进行灰度扫描。（二）质量检查1.档案扫描员在扫描过程中应进行自我检查，对扫描图像的质量进行实时监控，发现问题及时纠正。2.数据审核人员在审核扫描数据时，应对图像质量进行重点检查，发现不符合质量标准的图像，应及时通知扫描员进行重新扫描或处理。3.定期对扫描后的档案进行抽检，抽检比例不低于[X]%。抽检工作由档案管理部门组织实施，检查结果应记录在案。如发现抽检档案存在质量问题，应及时对相关扫描员进行培训和整改。（三）质量问题处理1.对于扫描过程中发现的图像质量问题，扫描员应及时进行处理。如因设备故障、操作不当等原因导致图像质量问题，应及时维修设备或调整操作方法。2.对于审核过程中发现的图像质量问题，扫描员应按照审核人员的要求进行重新扫描或处理。处理完成后，再次提交审核，直至审核通过。3.对于抽检过程中发现的质量问题，应根据问题的严重程度，对相关扫描员进行相应的处罚。如问题较轻，可进行口头警告或责令整改；如问题严重，可扣发绩效奖金或给予纪律处分。同时，应组织相关扫描员进行培训，提高扫描质量意识和操作技能。五、档案扫描数据管理（一）存储方式1.扫描生成的数据应存储在公司指定的存储设备上，存储设备应具备安全可靠、容量充足、便于管理等特点。2.存储方式可采用磁盘阵列、磁带库、光盘库等多种形式，根据档案数据量和存储期限的要求进行合理选择。3.对于重要档案的数据，应进行异地备份，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。（二）存储期限1.档案扫描数据的存储期限应根据档案的保管期限和公司业务需求确定。一般情况下，扫描数据的存储期限应与档案的保管期限一致。2.对于超过存储期限的数据，应按照公司档案销毁制度进行销毁处理。销毁前，应进行数据备份和登记，确保数据销毁过程可追溯。（三）数据访问与使用1.严格控制档案扫描数据的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和使用相关数据。2.建立数据访问登记制度，记录数据访问的时间、人员、目的等信息。对于涉及重要档案的数据访问，应进行严格的审批。3.使用档案扫描数据时，应遵循数据使用规定，不得擅自修改、删除、传播数据。如需对数据进行二次加工或利用，应经过相关部门和领导的批准，并确保数据的安全性和合法性。（四）数据安全与保密1.加强档案扫描数据的安全管理，采取必要的安全防护措施，如防火墙、入侵检测、加密存储等，防止数据被非法获取、篡改或泄露。2.定期对存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行。同时，对存储的数据进行定期备份，防止数据丢失。3.严格遵守公司保密制度，对档案扫描数据进行保密。未经授权，不得将数据提供给外部单位或个人。对于涉及公司商业秘密、敏感信息的档案扫描数据应采取更加严格的保密措施。六、档案扫描设备管理（一）设备配置1.根据公司档案扫描工作的需求，合理配置扫描设备，包括扫描仪、计算机及相关软件等。2.扫描设备应具备高性能、稳定性好、兼容性强等特点，能够满足不同类型档案的扫描要求。3.在设备配置过程中，应充分考虑设备的性价比和后期维护成本，选择质量可靠、售后服务良好的设备供应商。（二）设备使用与维护1.档案扫描员应按照设备操作规程正确使用扫描设备，不得擅自更改设备参数或进行违规操作。2.定期对扫描设备进行清洁、保养和维护，确保设备性能良好。如发现设备故障，应及时报告设备管理人员进行维修。3.建立设备使用记录制度，记录设备的使用时间、运行状况、维修情况等信息。设备使用记录应妥善保存，以备查阅。（三）设备更新与报废1.根据公司业务发展和档案扫描工作的需要，适时对扫描设备进行更新。设备更新应遵循技术先进、性能可靠、经济合理的原则。2.对于已达到使用年限、技术落后、维修成本过高或无法正常运行的扫描设备，应按照公司固定资产报废制度进行报废处理。3.设备报废前，应进行资产清查和评估，确保设备资产的准确性和完整性。报废设备的处置应按照公司相关规定进行，处置收入应及时上缴公司财务部门。七、培训与考核（一）培训计划1.根据档案扫描员的岗位需求和技能水平，制定年度培训计划。培训计划应包括培训内容、培训方式、培训时间、培训师资等方面的内容。2.培训内容应涵盖档案管理知识、扫描设备操作技能、图像处理技术、安全保密规定等方面，以提高档案扫描员的综合素质和业务能力。3.培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习、实践操作等多种形式，根据培训内容和实际情况进行合理选择。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展培训工作，确保培训质量和效果。培训过程中，应注重理论与实践相结合，采用案例分析、模拟操作等方式，提高培训的实用性和针对性。2.培训师资可由公司内部业务骨干、专业技术人员或邀请外部专家担任。培训师资应具备丰富的专业知识和实践经验，能够熟练掌握培训内容和培训方法。3.鼓励档案扫描员积极参加培训，认真学习培训内容，按时完成培训作业和考核任务。培训期间，应严格遵守培训纪律，不得无故缺席或迟到早退。（三）考核评价1.建立档案扫描员考核评价制度，定期对档案扫描员的工作表现和业务能力进行考核评价。考核评价应包括工作业绩、工作态度、业务技能等方面的内容。2.考核方式可采用定期考核、不定期抽查、自我评价、上级评价、同事评价等多种