电梯资料档案管理制度

PAGE电梯资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司电梯资料档案的管理，确保电梯资料档案的完整性、准确性和安全性，为电梯的运行、维护、管理等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有电梯资料档案的管理，包括电梯采购、安装、调试、运行、维护、改造、报废等全过程中形成的各类文件、记录、资料等。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司设立专门的电梯资料档案管理部门或岗位，对电梯资料档案进行集中统一管理，确保资料档案的完整性和系统性。2.真实性原则电梯资料档案应如实反映电梯的实际情况，所有记录和资料应真实、准确、可靠。3.及时性原则电梯资料档案应及时收集、整理、归档，确保资料档案与电梯实际运行情况同步更新。4.保密性原则对于涉及电梯技术秘密、商业秘密等敏感信息的资料档案，应严格保密，防止信息泄露。二、电梯资料档案的分类与编号（一）分类1.电梯采购资料包括电梯采购合同、技术协议、招投标文件、产品说明书、合格证、质量检验报告等。2.电梯安装资料包括电梯安装合同、安装施工方案、安装调试记录、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。3.电梯运行资料包括电梯运行记录、故障记录、维修记录、保养记录、定期检验报告、安全评估报告等。4.电梯维护资料包括电梯维护计划、维护记录、维护人员资质证书、维护工具清单等。5.电梯改造资料包括电梯改造方案、改造合同、改造施工记录（含图纸变更、设备更换等）、改造后的验收报告等。6.电梯报废资料包括电梯报废申请、报废鉴定报告、报废处理记录等。7.其他资料与电梯相关的其他文件、资料，如电梯应急预案、用户反馈意见等。（二）编号为便于电梯资料档案的管理和查询，对每一份资料档案进行编号。编号规则如下：1.采用字母和数字相结合的方式，共[X]位。2.第一位字母表示资料档案类别，如“C”表示采购资料，“A”表示安装资料，“Y”表示运行资料，“W”表示维护资料，“G”表示改造资料，“B”表示报废资料，“Q”表示其他资料。3.第二位至第[X1]位数字为顺序号，按照资料档案形成的时间先后顺序依次编号。4.最后一位数字为校验位，用于验证编号的准确性。校验位的计算方法为：将编号中除校验位以外的各位数字相加，所得和除以10的余数即为校验位。若余数为0，则校验位为0。例如：一份电梯采购合同的编号为“C00123456789”，其中“C”表示采购资料，“00123456789”为顺序号，9为校验位。三、电梯资料档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责电梯资料档案的收集工作，确保资料档案的及时、完整收集。2.在电梯采购、安装、调试、运行、维护、改造、报废等过程中，相关部门应按照规定及时收集各类资料档案，并移交至电梯资料档案管理部门或岗位。3.对于外部单位提供的与电梯相关的资料档案，如供应商提供的产品资料、检验机构出具的检验报告等，应及时签收并进行登记。（二）整理1.电梯资料档案管理部门或岗位收到资料档案后，应及时进行整理。整理内容包括：核对资料档案的完整性、准确性，去除重复、无效的资料，按照分类和编号规则进行分类编号等。2.对于纸质资料档案，应进行装订、编目，编制资料档案目录清单。目录清单应包括资料档案编号、名称、日期、来源等信息。3.对于电子资料档案，应进行分类存储，建立电子文件夹结构，并按照编号规则进行命名。同时，应建立电子资料档案索引表，便于查询。四、电梯资料档案的归档与保管（一）归档1.整理后的电梯资料档案应及时归档，归档时应填写《电梯资料档案归档登记表》，注明资料档案编号、名称、日期、归档人等信息。2.归档的资料档案应按照类别和时间顺序进行排列，存放于专门设置的档案柜或存储设备中。3.对于重要的电梯资料档案，如电梯采购合同、安装验收报告、定期检验报告等，应进行备份，备份方式可采用纸质备份、电子备份或异地存储等。（二）保管1.电梯资料档案管理部门或岗位应设置专门的档案保管场所，确保档案保管场所的安全、干燥、通风，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.档案保管人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对于电子资料档案，应定期进行备份，并检查备份数据的完整性和可用性。同时，应采取有效的数据安全措施，防止数据丢失、损坏或泄露。4.电梯资料档案的保管期限应按照相关法律法规和行业标准执行。一般情况下，电梯采购资料、安装资料、运行资料、维护资料等应长期保管；电梯改造资料、报废资料等应保管至电梯改造或报废后[X]年。五、电梯资料档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅电梯资料档案时，应填写《电梯资料档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.电梯资料档案管理部门或岗位收到查阅申请表后，应按照申请内容提供相应的资料档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅人员应在指定的场所查阅资料档案，不得擅自将资料档案带出保管场所。查阅过程中应爱护资料档案，不得涂改、损坏、丢失资料档案。4.查阅结束后，查阅人员应及时将资料档案归还电梯资料档案管理部门或岗位，并在查阅申请表上签字确认。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅电梯资料档案时，应填写《电梯资料档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，并经所在部门负责人和电梯资料档案管理部门负责人签字批准。2.电梯资料档案管理部门或岗位收到借阅申请表后，应按照申请内容提供相应的资料档案，并与借阅人员办理借阅手续，填写《电梯资料档案借阅登记表》，注明借阅人姓名、部门、借阅时间、预计归还时间、资料档案编号、名称等信息。3.借阅人员应妥善保管借阅的资料档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录资料档案内容。如因工作需要必须复制、摘录资料档案内容的，应另行填写申请，并经电梯资料档案管理部门负责人批准。4.借阅人员应在规定的时间内归还资料档案，如需延期归还，应提前办理延期手续。如逾期未还，电梯资料档案管理部门或岗位应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。六、电梯资料档案的保密与安全（一）保密1.电梯资料档案管理部门或岗位应建立健全保密制度，加强对资料档案的保密管理。2.对于涉及电梯技术秘密、商业秘密等敏感信息的资料档案，应严格限制知悉范围，未经批准，不得向任何单位或个人泄露。3.档案保管人员和查阅、借阅人员应严格遵守保密规定，不得在非工作场所谈论资料档案内容，不得将资料档案内容透露给无关人员。4.对于违反保密规定的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理，情节严重的，依法追究法律责任。（二）安全1.电梯资料档案管理部门或岗位应加强对资料档案保管场所和存储设备的安全管理，确保资料档案的安全。2.档案保管场所应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。3.对于电子资料档案，应采取有效的安全防护措施，如设置密码、安装杀毒软件、定期进行数据备份等，防止数据被非法获取、篡改或破坏。4.在发生自然灾害、事故等紧急情况时，应及时采取措施保护资料档案的安全，并按照应急预案进行处理。七、电梯资料档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.电梯资料档案管理部门或岗位应定期对保管期限已满的资料档案进行鉴定，确定是否需要销毁。2.鉴定工作应由电梯资料档案管理部门负责人组织实施，并邀请相关部门的专业人员参加。鉴定人员应根据资料档案的重要性、保存价值等因素，综合评估确定是否销毁。3.对于需要销毁的资料档案，应填写《电梯资料档案销毁申请表》，注明资料档案编号、名称、日期、保管期限已满情况、销毁原因等信息，并经电梯资料档案管理部门负责人、公司分管领导签字批准。（二）销毁1.经批准销毁的电梯资料档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎、电子删除