土地收储档案管理制度

PAGE土地收储档案管理制度一、总则（一）目的为加强土地收储档案管理，规范土地收储档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保土地收储档案的完整、准确、系统和安全，为土地收储工作提供可靠的依据和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司[公司名称]在土地收储业务中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：土地收储档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映土地收储工作的实际情况，数据准确无误。3.分类科学原则：按照土地收储业务流程和档案内容的特点，进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的泄露、损毁和丢失。同时，严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行保密管理。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善土地收储档案管理的具体办法和操作规程。2.负责土地收储档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管、统计和利用土地收储档案。3.对各部门形成的土地收储档案进行指导、监督和检查，确保档案的质量和规范管理。4.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.定期对土地收储档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和安全性。（二）业务部门职责1.负责本部门在土地收储业务中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作，提供必要的业务支持和信息。3.严格遵守档案管理规定，在业务活动中妥善保管和使用档案，不得擅自销毁、涂改、转借或丢失档案。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，熟悉档案管理业务，掌握档案管理技能。2.负责档案资料的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的整齐有序。3.做好档案的保管和保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、变质和丢失。4.按照规定的程序和要求，为公司内部各部门和外部单位提供档案查阅、借阅等服务，做好登记和记录工作。5.协助档案管理部门做好档案的鉴定、销毁、统计等工作，及时反馈档案管理工作中的问题和建议。三、档案收集与整理（一）收集范围土地收储档案收集范围包括但不限于以下方面：1.土地收储项目前期文件，如项目立项批复、可行性研究报告、规划设计方案等。2.土地征收补偿文件，如征收公告、补偿协议、评估报告、资金支付凭证等。3.土地权属文件，如土地所有权证、土地使用权证、地籍资料等。4.土地储备交易文件，如储备计划、出让合同、成交确认书、交易记录等。5.土地收储过程中的会议纪要、工作汇报、请示报告等文件。6.与土地收储相关的其他文件材料，如照片、录像、录音等视听资料。（二）收集要求1.各业务部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围和时间要求，及时收集本部门在土地收储业务中形成的各类文件材料，并进行初步整理。2.收集的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。对于破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制。3.对电子文件应同时收集其元数据和相关软件，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类：按照土地收储业务流程和档案内容的性质，将档案分为项目前期、土地征收补偿、土地权属、土地储备交易等类别，每个类别下再根据具体内容进行细分。2.编号：为每份档案编制唯一的档案编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于管理和查找。编号格式可采用“档案类别代码+年份+流水号”的形式。3.编目：对每份档案进行编目，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。编目应准确、规范，便于查阅和统计。4.装订：对纸张较多的档案进行装订，装订应整齐牢固，不掉页、不压字、不损坏文件。对于不宜装订的档案，如照片、图纸等，应采用袋装、盒装等方式进行保管，并在装具上注明档案编号、题名等信息。四、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放土地收储档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等，以满足档案保管的需要。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位、层号等信息。2.对电子档案应进行备份存储，备份存储介质应采用多种形式，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行检查和更新，确保电子档案的安全可靠。3.对于重要的纸质档案和电子档案，可采取异地备份存储的方式，以防止因自然灾害、意外事故等原因导致档案丢失或损坏。（三）保管期限1.土地收储档案的保管期限根据其重要程度和历史价值确定，分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：主要包括土地收储项目的立项批复、可行性研究报告、土地征收补偿的重要文件、土地权属证书等具有重要历史价值和法律意义的档案。3.长期保管的档案：一般为10年至50年，包括土地收储过程中的一般性文件、会议纪要、工作汇报等。4.短期保管的档案：保管期限为1年至10年，如临时性的文件材料、统计报表等。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对档案的保管状况进行检查，每年至少进行一次全面检查，对重点档案应增加检查频次。2.检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况、存储介质的可读性等方面。对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。3.对于档案的损坏、变质等情况，应及时进行修复或复制，确保档案的完整和可用。五、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅土地收储档案。2.政府有关部门、司法机关及其他外部单位因履行法定职责或办理相关业务，需要查阅、借阅土地收储档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用程序1.内部利用公司内部各部门如需查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅、借阅的档案名称、编号、用途等信息，并经部门负责人签字批准。将《档案查阅申请表》提交档案管理部门，档案管理人员根据申请内容进行审核，审核通过后，为申请人提供档案查阅、借阅服务，并做好登记记录。使用完毕后，申请人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整和无损。2.外部利用外部单位如需查阅、借阅土地收储档案，应提交单位介绍信、查阅或借阅申请函等相关证明材料，并说明查阅、借阅的目的和范围。档案管理部门对外部单位提交的材料进行审核，审核通过后，报公司领导审批。经公司领导批准后，按照规定办理查阅、借阅手续，并收取一定的查阅、借阅费用。外部单位查阅、借阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，档案管理人员应全程陪同，不得将档案带出指定地点。查阅、借阅完毕后，外部单位应及时归还档案，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅和公开。2.档案利用应严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，不得擅自复制、传播档案内容。如需复制档案，应按照规定办理审批手续。3.档案利用人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或撕毁，如发现档案有损坏情况，应及时报告档案管理部门。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人及相关专业人员组成。档案鉴定工作小组负责对土地收储档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的形成时间、内容、重要程度等因素，对档案进行全面审查和分析，确定档案的保管期限和价值。2.对于保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍具有保存价值。对于已失去保存价值的档案，应列入销毁范围。3.在鉴定过程中，应充分听取业务部门的意见，确保鉴定结果的准确性和合理性。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行造册登记，填写《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.将《档案销毁清册》报公司领导审批，经公司领导批准后，方可进行档案销毁工作。3.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并确保销毁彻底。销毁过程中应进行现场监督，防止档案丢失或泄露。4.销毁完毕后，档案管理人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立土地收储档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，实现档案资源的共享和优化配置，为公司土地收储业务提供更加便捷、高效的服务支持。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接等工作，建立电子档案数据库，实现电子档案与纸质档案的一一对应。3.对电子档案进行分类、编号、编目等管理，确保电子档案的规范性和系统性。（三）信息系统功能1.档案录入：实现档案信息的在线录入，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保档案信息的准确完整。2.检索查询：提供多种检索查询方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理：实现档案借阅的在线申请和审批，记录借阅情况，提醒借阅人员按时归还档案。4.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限管理功能，对不同用户的操作权限进行严格控制，确保档案信息的安全保密。（四）数据备份与维护1.定期对电子档案数据进行备份