会计档案保管制度6

PAGE会计档案保管制度6一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的安全、完整与有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的会计档案管理工作。（三）定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证，根据审核无误的原始凭证编制，记录经济业务的内容、会计分录及附件张数等。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记全部经济业务的账簿。2.明细账，按照明细科目分类登记某一类经济业务的账簿，如应收账款明细账、固定资产明细账等。3.日记账，按照经济业务发生时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.辅助账簿，如备查账等，用于补充登记某些在总账和明细账中未能详细记录的经济业务。（三）财务会计报告1.月度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表及附注等。2.季度财务会计报告，内容与月度报告类似，但更为详细。3.半年度财务会计报告，涵盖中期财务状况、经营成果和现金流量等信息。4.年度财务会计报告，是对公司全年财务状况、经营成果和现金流量的全面总结，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对银行存款日记账与银行对账单之间的差异，调整未达账项。2.银行对账单，反映公司银行账户资金收支情况的原始记录。3.纳税申报表，记录公司各项税费申报缴纳情况的文件。4.会计档案移交清册，用于记录会计档案在不同部门或人员之间交接的详细情况。5.会计档案保管清册，详细记录会计档案的种类\数量、保管期限、存放地点等信息。6.会计档案销毁清册，记载拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。7.其他具有保存价值的会计核算专业资料，如财务分析报告、成本计算单、工资计算表等。三、会计档案的整理与装订（一）会计凭证的整理与装订1.每月末，会计人员应对本月的会计凭证进行整理。首先，检查凭证是否齐全，编号是否连续，附件是否完整。对于缺失的凭证或附件，应及时查找补齐。2.按照凭证编号顺序排列，摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整。3.整理好的凭证，应加具封面、封底，在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数，并由会计主管人员和装订人员在封面上签章。4.装订凭证应使用棉线在左上角部位进行装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。（二）会计账簿的整理与装订1.年度终了，各种账簿在结转下年、建立新账后，一般都要把旧账送交总账会计集中统一整理。2.对于活页账簿，应抽出空白账页，再将已使用的账页按顺序编号，加具封面、封底，装订成册。封面应注明单位名称、账簿名称、年度、账簿页数，并由装订人员签章。3.对于订本式账簿，应保持原有的装订形式，不得随意拆开。如发现账页有损坏或短缺，应及时更换或补充。（三）财务会计报告的整理与装订1.月度、季度财务会计报告应按顺序整理，包括资产负债表、利润表、现金流量表及附注等。将各报表按规定格式打印，并加盖单位公章、单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。2.年度财务会计报告应在整理齐全后，加具封面，封面应注明单位名称、年度、财务会计报告名称，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。同时，应将审计报告等相关资料一并装订成册。（四）其他会计资料的整理与装订1.银行存款余额调节表、银行对账单应按月或按季整理，并与相关记账凭证核对无误后，加具封面装订成册。封面应注明单位名称、期间、资料名称等。2.纳税申报表应按税种、申报期间分别整理，装订成册，并注明所属期间、申报金额等信息。3.会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等应按规定格式填写，一式多份，分别由不同部门或人员保存。四、会计档案的保管期限（一）会计凭证原始凭证、记账凭证的保管期限为30年。（二）会计账簿总账、明细账、日记账、辅助账簿的保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。（三）财务会计报告月度、季度、半年度财务会计报告的保管期限为10年；年度财务会计报告应永久保管。（四）其他会计资料银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表的保管期限为10年；会计档案移交清册的保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册应永久保管。五、会计档案的保管要求（一）保管地点1.公司应设置专门的会计档案保管库（柜），用于存放会计档案。保管库（柜）应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保会计档案的安全。2.会计档案保管库（柜）应指定专人负责管理，管理人员应具备良好的职业道德和专业知识，熟悉会计档案管理业务。（二）存放方式1.会计档案应按照保管期限、类别等进行分类存放，便于查找和管理。2.对于电子会计档案，应存储在磁性介质或光盘等存储设备上，并定期进行备份。备份存储设备应与原存储设备分开存放，异地保管。（三）保管环境1.保管库（柜）应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合规定要求。一般温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.应定期对保管库（柜）进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。六、会计档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅会计档案，应经会计主管人员或财务负责人批准。查阅时，应在指定地点进行，并由档案管理人员在场监督。2.外部单位查阅公司会计档案，应持有单位介绍信，并经公司负责人批准。查阅时，应按照公司规定办理相关手续，档案管理人员应详细记录查阅情况。（二）查阅程序1.查阅人员应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经批准后交档案管理人员。2.档案管理人员根据申请表，提供相应的会计档案，并在查阅过程中进行监督。查阅人员不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。3.查阅结束后，查阅人员应及时将会计档案归还档案管理人员，并由档案管理人员在申请表上注明归还时间。（三）借阅规定1.公司内部人员借阅会计档案，应经会计主管人员或财务负责人批准，并填写《会计档案借阅登记表》。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。2.外部单位借阅公司会计档案，除按上述查阅程序办理外，还应与公司签订保密协议，明确借阅期间的保密责任。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应经公司负责人批准。3.借阅人员应妥善保管会计档案，不得转借、复印或用于其他非查阅目的的活动。如发现会计档案有损坏或丢失，应及时报告档案管理人员，并承担相应责任。七、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除本制度规定不得销毁的情形外，可以按照规定程序销毁。2.对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.由公司档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》应经公司负责人、会计主管人员和档案管理部门负责人审核签字，并报上级主管部门备案。3.销毁会计档案时，应由档案管理部门、财务部门共同派员监销。监销人员在销毁会计档案前，应当按照《会计档案销毁清册》所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在《会计档案销毁清册》上签名盖章，并将监销情况报告公司负责人。八、会计档案的信息化管理（一）电子会计档案的形成与收集1.公司应按照国家有关规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，应当同时保存打印出的纸质会计档案。2.电子会计档案的形成应符合国家统一的会计制度规定，确保数据的真实性、完整性和准确性。财务部门应定期收集电子会计档案，并进行整理、分类和存储。（二）电子会计档案的存储与保管1.电子会计档案应存储在符合安全标准的磁性介质或光盘等存储设备上，并定期进行备份。备份存储设备应异地保管，以防止数据丢失。2.存储电子会计档案的设备应具备防磁、防火、防潮、防虫、防盗等安全措施，确保电子会计档案的安全。3.公司应建立电子会计档案管理制度，对电子会计档案的存储、检索、使用、备份等进行规范管理。定期对电子会计档案进行检查和维护，确保其可读性和可用性。（三）电子会计档案的查阅与利用1.查阅电子会计档案应经会计主管人员或财务负责人批准，并在档案管理人员的协助下进行。查阅人员应使用专门的查阅软件，按照规定的权限和程序进行操作，不得擅自修改、删除电子会计档案。2.电子会计档案的利用应遵循国家有关法律法规和公司内部规定，确保电子会计档案的合法使用。如需将电子会计档案提供给外部单位，应经公司负责人批准，并签订保密协议。九、监督与检查（一）监督部门公司内部审计部门负责对会计档案管理工作进行定期监督检查，确保会计档案管理工作符合本制度规定。（二）检查内容1.会计档案的整理、装订是否符合要求，档案内容是否完整、准确。2.会计档案的保管期限是否符合规定，保管环境是否安全、适宜。3.会计档案的查阅、借阅手续是否齐全，是否存在违规查阅、借阅行为。4.会计档案的销毁程序是否合规，销毁清册是否完整、准确。5.电子会计档案的管理是否符合信息化管理要求，数据是否安全、可靠。（三）问题处理1.在监督检查过程中，如发现会计档案管理工作存在问题，应及时下达整改通知书，要求责任部