小学档案管理制度及流程

PAGE小学档案管理制度及流程一、总则（一）目的小学档案是学校各项工作的真实记录，是学校发展历程的重要见证。为加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、管理及研究等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各学科组以及全体教职工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询和利用。二、档案管理部门及人员职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理制度和工作规划。2.负责学校各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。3.指导学校各部门、各年级组、各学科组的档案工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。4.定期对学校档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.积极开发档案信息资源，为学校各项工作提供档案信息服务。（二）档案管理人员职责1.热爱档案工作，熟悉档案管理业务，具备一定的档案专业知识和技能。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范、有序。3.严格执行档案借阅、查阅制度，做好档案借阅登记和归还工作，防止档案丢失和损坏。4.负责档案库房的管理，保持库房整洁、通风良好，做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作。5.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题，并向上级主管部门报告。三、档案分类及编号（一）档案分类1.党群工作类：包括学校党组织建设、党员管理、纪检监察、群团工作等方面的文件材料。2.行政管理类：包括学校行政事务管理、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事管理、财务管理、后勤管理等方面的文件材料。3.教育教学类：包括学校教育教学计划、课程标准、教材教案、教学研究、学生学籍管理、考试成绩等方面的文件材料。4.学生管理类：包括学生思想政治教育、学生奖惩、学生社团活动、学生社会实践等方面的文件材料。5.教师业务类：包括教师教学业务档案、教师培训、教师考核、教师职称评定等方面的文件材料。6.学校荣誉类：包括学校获得的各级各类荣誉证书、奖杯、奖牌等方面的文件材料。7.基建档案类：包括学校基本建设项目的规划、设计、施工、验收等方面的文件材料。8.设备档案类：包括学校教学设备、办公设备、后勤设备等方面的文件材料。9.声像档案类：包括学校各类活动的照片、录像、录音等声像资料。10.电子档案类：包括学校各类文件材料的电子版本。（二）档案编号1.档案编号采用“年度类别顺序号”的结构。2.年度：采用公元纪年，如“2023”表示2023年形成的档案。3.类别：按照上述档案分类的顺序，用两位数字表示，如“01”表示党群工作类。4.顺序号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如：2023年党群工作类的第一份档案编号为“202301001”。四、档案收集（一）收集范围1.学校各部门、各年级组、各学科组在工作中形成的具有保存价值的文件材料。2.学校教职工个人在教学、科研、管理等工作中形成的重要文件材料。3.学校举办各类活动形成的文件材料，如会议记录、活动方案、总结报告、照片、录像等。4.学校与上级主管部门、其他单位往来的文件材料，如请示、报告、批复、函件等。5.学校获得的各级各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物的照片及相关证明材料。6.学校基本建设项目、设备购置等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各年级组、各学科组应指定专人负责本部门档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对具有保存价值的电子文件，应同时收集其纸质版本，并确保电子文件与纸质文件内容一致。4.学校教职工个人应及时将本人在工作中形成的重要文件材料移交学校档案管理部门。（三）收集时间1.学校各部门、各年级组、各学科组应在每年年底前将本年度形成的档案材料整理齐全并移交学校档案管理部门。2.学校举办的各类活动结束后，相关部门应及时将活动形成的文件材料整理移交档案管理部门。3.学校教职工个人在工作调动、退休等离开学校时，应将本人保管的档案材料全部移交学校档案管理部门。五、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的数字化管理和信息检索。（二）整理方法1.分类：按照档案分类的要求，将收集到的档案材料进行分类。2.组卷：将同一类别的档案材料按照一定的原则和方法组成案卷。一般情况下，每份文件为一卷，对于文件数量较少的，可以合并组卷。3.编目：对每卷档案进行编号、编目，填写卷内文件目录、备考表等。卷内文件目录应包括文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等内容。4.装订：对纸质档案进行装订，使其整齐、牢固，便于保管和查阅。（三）整理要求1.档案整理应做到分类准确、组卷合理、编目规范、装订整齐。2.卷内文件应排列有序，编号准确，目录清晰。3.备考表应填写完整，字迹工整，对卷内文件的缺损、修改、补充等情况进行详细说明。六、档案保管（一）保管场所1.学校应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对重要的档案应采取备份保管的方式，如制作副本、电子备份等，以防止档案原件损坏或丢失。3.对声像档案、电子档案等特殊载体的档案，应采取专门的保管措施，确保其安全和完整。（三）保管期限1.学校档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括学校重要的规章制度、学校历史沿革、学校荣誉证书等。3.长期保管的档案主要包括学校一般性的文件材料、教学科研成果等，保管期限为15年50年。4.短期保管的档案主要包括学校临时性的文件材料、一般性的会议记录等，保管期限为5年15年。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题应及时进行处理，并做好记录。3.档案清查结束后，应编写清查报告，向上级主管部门报告清查情况。七、档案鉴定（一）鉴定原则1.以国家有关档案鉴定的规定和标准为依据，结合学校档案的实际情况进行鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。3.严格履行鉴定程序，确保鉴定结果的科学性和公正性。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对学校档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括历史价值、现实价值和科研价值等。3.档案的保管期限是否合理。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其价值。2.综合鉴定法：结合档案的形成背景、来源、内容等因素，综合判断其价值。（五）鉴定程序1.初步审查：档案管理人员对拟鉴定的档案进行初步审查，剔除明显无保存价值的档案。2.详细审查：鉴定工作小组对初步审查后的档案进行详细审查，确定档案的保管期限和存毁意见。3.审批：鉴定工作小组将鉴定结果报学校主管领导审批。4.销毁：对经审批同意销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁，并做好销毁记录。八、档案统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限分布等情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案库房的设施设备运行情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对档案的各项数据进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行汇总、分析，形成档案统计报表。（三）统计要求1.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报。2.档案统计报表应及时报送上级主管部门，并妥善保存。九、档案利用（一）利用范围1.学校内部各部门、各年级组、各学科组在工作中查阅档案。2.学校教职工因教学、科研、管理等工作需要查阅档案。3.上级主管部门、其他单位因工作需要查阅学校档案。4.学生及家长因特殊原因查阅学生档案。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可直接到档案管理部门查阅档案原件。2.借阅：对确需借出档案原件的，应办理借阅手续，借阅期限一般不超过两周。3.复制：档案利用者可根据需要复制档案内容，但应经档案管理部门同意，并注明复制用途。（三）利用程序1.申请：档案利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、利用内容等。2.审批：档案管理部门对申请表进行审核，报学校主管领导审批。3.查阅或借阅：经审批同意后，档案利用者按照规定的方式查阅或借阅档案。4.归还：档案利用者查阅或借阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（四）利用要求1.档案利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、拆卷等。2.档案利用者查阅或借阅档案时，应严格遵守档案管理部门的规定，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。3.档案管理部门应积极为档案利用者提供服务，及时、准确地提供所需档案信息。十、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立学校档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和信息化利用。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为学校各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对学校现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合学校档案管理的信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.信息安全保障：采取有效的信息安全措施，确保档案管理信息系统的安全运