卫健委档案管理制度

PAGE卫健委档案管理制度一、总则（一）目的为加强卫健委档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生健康事业发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫健委机关各科室、直属事业单位及下属医疗卫生机构的档案管理工作。（三）档案定义本制度所指档案是指在卫健委各项工作活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。卫健委档案工作实行统一领导，由办公室负责统筹协调，各科室、单位按职责分工做好档案管理工作。2.完整准确、系统安全原则。确保档案内容完整、准确反映工作实际，维护档案的系统性和安全性，防止档案损坏、丢失和泄密。3.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为各项工作提供有效服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以卫健委主要领导为组长，各分管领导为副组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组。负责审定档案工作规划、制度，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）办公室作为档案管理的综合协调部门，具体职责如下：1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和行业标准，结合实际情况，制定和修订档案管理各项制度。2.档案收集与整理：指导各科室、单位做好档案收集工作，定期对收集的档案进行整理、分类、编目。确保档案整理符合规范要求，分类科学合理，编目准确清晰。3.档案保管与保护：负责档案库房的日常管理，确保档案存放环境安全、整洁、适宜。配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏。4.档案利用服务：建立档案查阅利用制度，为委机关各科室、直属事业单位及其他相关单位提供档案查阅服务。严格履行查阅登记手续，确保档案利用安全有序。5.档案信息化建设：推进档案信息化管理，建立档案信息数据库，实现档案的数字化存储、检索和利用。加强档案信息安全管理，防止信息泄露。6.档案统计与分析：定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，分析档案管理工作中的问题和趋势，为决策提供依据。（三）各科室、单位1.负责本科室、本单位在工作活动中形成档案的收集、整理、保管和移交工作。明确专人负责档案管理，确保档案工作与业务工作同步开展。2.按照档案管理要求，及时将办理完毕的文件材料收集齐全，整理规范，定期移交办公室。3.积极配合办公室做好档案的查阅利用工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级文件：包括党中央、国务院及上级卫生健康部门下发的各类文件、指示、通知等。2.本委文件：委机关制发的各类公文，如决定、通知、通报、报告、请示等。3.会议文件：委机关及直属事业单位召开的各类会议形成的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.业务档案：医疗卫生业务工作中形成的档案资料,如医疗文书、疾病防控资料、卫生监督档案、科研项目档案等。5.人事档案：干部职工的个人档案，包括履历、考核、任免、奖惩、工资、党团关系等材料。6.财务档案：财务收支活动中形成的会计凭证、账簿、报表等档案资料。7.基建档案：基本建设项目从项目立项到竣工验收全过程形成的文件材料，如图纸、规划、预算、决算等。8.设备档案：购置、使用和管理各类设备过程中形成的文件材料，如设备说明书、合同、验收报告等。9.声像档案：反映卫健委工作活动的照片、录音、录像等资料。10.电子档案：以电子数据形式存在的各类文件、资料，如电子公文、电子报表、电子病历等。（二）收集要求1.各科室、单位应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和特点，及时收集各类文件材料，确保档案的完整性。2.收集的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，载体形式符合要求。3.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应实行跟踪收集，确保档案材料的及时、准确归档。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分文件的不同价值，进行科学分类，便于管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理效率。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、人事管理类、财务管理类、基本建设类、设备仪器类、声像类、电子类等类别。每大类下再根据实际情况细分若干二级类目。2.编号：对每一份档案或一组档案赋予唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、保管期限等信息，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，确保检索准确。4.装订：对纸张规格统一、内容相关的文件材料进行装订。装订应整齐牢固，不掉页、不压字，便于翻阅和保管。四、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.库房面积应根据档案数量和发展规划合理确定，满足档案存放和管理的需要。3.库房内应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应排列整齐，便于通风和存取档案。4.库房应配备必要的安全防护设施，如防火设备（灭火器、消防栓、自动喷水灭火系统等）、防潮设备（除湿机、空调等）、防虫设备（防虫剂、防虫网等）、防盗设备（门禁系统、监控设备等）。（二）档案存放1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，同一类别的档案应集中存放，便于查找和管理。2.档案应直立存放，避免平放或倒置，防止档案变形损坏。3.对珍贵档案、易损档案应采取特殊的保护措施，如专柜存放、复制备份等。（三）库房管理1.建立库房管理制度，明确库房管理人员职责，严格控制库房出入人员。非库房管理人员未经批准不得进入库房。2.库房管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等。发现问题应及时采取措施处理，并做好记录。3.保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的侵害。（四）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。鉴定工作应组成鉴定小组，由办公室牵头，各相关科室、单位人员参加。2.对失去保存价值的档案，应填写《档案销毁清册》，经鉴定小组审核，报卫健委领导批准后进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并实行监销制度。监销人员应在销毁清册上签字确认，确保档案销毁彻底、安全。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。严格按照国家法律法规和本制度规定，提供档案利用服务。2.保密安全原则。在档案利用过程中，严格遵守保密制度，确保档案信息安全，防止档案内容泄露。3.方便快捷原则。优化档案利用流程，提高服务效率，为利用者提供便利。（二）利用范围1.本委机关各科室因工作需要查阅档案。2.直属事业单位及下属医疗卫生机构因业务指导、工作检查、项目申报等需要查阅档案。3.其他相关单位因工作联系，按照规定程序查阅档案。4.司法机关、纪检监察部门等依法查阅档案。（三）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、内容、范围等信息。2.经办公室负责人审核同意后，方可查阅档案。查阅重要档案或涉及机密的档案，需报卫健委领导批准。3.查阅档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印、摘录档案内容，应经办公室同意，并登记复印、摘录的内容和用途。4.查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，由档案管理人员核对无误后办理归还手续。（四）利用反馈1.建立档案利用效果反馈制度，对档案利用情况进行跟踪了解。利用者在档案利用结束后，应及时向办公室反馈利用效果和意见建议。2.办公室应根据利用者反馈的信息，对档案管理工作进行总结分析，不断改进档案管理和服务工作。六、档案信息化管理（一）信息化建设规划制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。按照规划逐步推进档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。（二）数据录入与管理1.对纸质档案进行数字化扫描，将扫描后的电子文件进行整理、存储和管理。扫描图像应清晰、完整，符合档案数字化技术标准。2.建立档案信息数据库，将档案的基本信息、目录信息、全文信息等录入数据库，实现档案信息的集中存储和共享。3.加强档案信息数据管理，定期对数据库进行备份，确保数据安全。对数据的录入、修改、删除等操作应进行严格的权限控制和记录。（三）系统应用与维护1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。通过系统提供档案检索、借阅、统计等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。2.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。及时处理系统运行过程中出现的问题和故障，保障档案信息系统的安全可靠。（四）信息安全管理1.加强档案信息化安全管理，建立健全信息安全制度，明确安全责任。采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止网络攻击、数据泄露等安全事件的发生。2.对档案信息系统的用户进行权限管理，根据用户的工作职责和业务需求，分配相应的系统操作权限，确保用户只能访问和操作其授权范围内的数据。3.定期开展档案信息化安全培训和教育，提高工作人员的安全意识和操作技能，确保档案信息化工作安全有序进行。七、监督与检查（一）监督检查机制建立档案管理监督检查机制，定期对各科室、单位的档案管理工作进行检查和评估。检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理质量、档案保管条件、档案利用服务等方面。（二）检查方式1.定期检查：每年组织一次全面的档案管理工作检查，对各科室、单位的档案管理情况进行集中检查和评估。2.不定期抽查：根据工作需要，不定期对部分科室、单位的档案管理工作进行抽查，及时发现和解决问题。3.专项检查：针对档案管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查，如档案数字化工作检查,档案安全检查等。（三）结果反馈与整