街道档案三合一制度

PAGE街道档案三合一制度一、总则（一）目的为加强街道档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本街道实际情况，制定本街道档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于街道机关各部门、各社区以及下属企事业单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则街道设立专门的档案管理机构，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案的形成、收集、整理、归档应真实反映街道各项工作的实际情况，保证档案内容的完整性。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案服务街道工作和社会公众的能力。二、档案管理职责分工（一）档案管理机构及职责街道成立档案管理工作领导小组，由街道办事处主任担任组长，分管副主任担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调街道档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题。街道设立档案管理办公室，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本街道档案管理制度和工作流程。2.负责接收、收集、整理、保管街道各类档案，确保档案的安全和完整。3.开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索利用。4.为街道各部门和社会公众提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记和统计工作。5.组织开展档案业务培训和指导，提高街道档案管理人员的业务水平。（二）各部门档案管理职责街道各部门应明确一名档案工作联络员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。其主要职责包括：1.负责收集本部门在工作中形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行整理和分类。2.定期将整理好的档案移交至街道档案管理办公室，并办理交接手续。3.协助档案管理办公室做好本部门档案的查阅、借阅等利用工作。（三）社区档案管理职责各社区应设立档案管理专柜，指定专人负责档案管理工作。其主要职责包括：1.负责收集、整理本社区在社区建设、居民服务等工作中形成的各类文件材料，建立健全社区档案管理制度。2.按照街道档案管理办公室要求，定期将社区档案移交至街道进行集中管理，并做好档案移交记录。3.积极配合街道档案管理办公室开展档案管理工作，为社区居民提供档案查阅服务。（四）下属企事业单位档案管理职责街道下属企事业单位应参照本制度，建立健全本单位档案管理制度，明确档案管理机构和人员职责，负责本单位档案的收集、整理、保管和利用工作，并定期向街道档案管理办公室报送档案管理情况。三、档案的收集与整理（一）收集范围街道档案的收集范围包括：1.街道党工委、办事处形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报告等。2.街道各部门在履行职责过程中形成的文件材料，如业务文件、报表、统计资料、合同协议等。3.社区在社区建设、居民自治、服务管理等工作中形成的文件材料，如社区规划、居民档案、活动记录等。4.街道下属企事业单位在生产经营、财务管理、人事管理等方面形成的文件材料。5.反映街道历史沿革、重大事件、重要活动等方面的照片、音像资料、实物档案等。（二）收集要求1.各部门、各社区及下属企事业单位应按照档案收集范围，及时收集本单位在工作中形成的各类文件材料，确保档案的完整性。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对电子文件的收集，应确保其格式规范、元数据完整，并进行有效的备份存储。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案整理按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，编制归档文件目录，装订成册，并编制档号。2.科技档案整理按照项目、专业进行分类，建立项目档案卷内目录和备考表，绘制项目档案保管期限表，编制档号。3.会计档案整理按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，编制会计档案目录，装订成册，并编制档号。4.照片档案整理按照照片形成时间、事由等进行分类，编写照片说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，制作照片档案册，并编制档号。5.音像档案整理对录音带、录像带等音像资料进行分类整理，标注录制时间、内容摘要等信息，建立音像档案目录，并编制档号。6.实物档案整理对具有保存价值的实物进行登记造册，注明实物名称、来源、日期、保管期限等信息，并编制档号。四、档案的归档与保管（一）归档时间各部门、各社区及下属企事业单位应在次年上半年将上一年度形成的档案整理归档完毕，并移交至街道档案管理办公室。（二）归档程序1.各部门、各社区及下属企事业单位档案管理人员对整理好的档案进行自查，确保档案质量符合要求。来源：工作总结之家，转载请保留。2.填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。3.将档案移交至街道档案管理办公室，档案管理办公室对移交的档案进行审核验收，并办理接收手续。（三）保管期限划分档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。具体划分标准按照国家有关档案保管期限规定执行。（四）保管要求1.档案管理办公室应配备专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，注明档案的存放架位、箱柜等信息。3.对电子档案应进行异地备份存储，确保档案数据的安全性。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。档案管理人员离开库房时，应关闭门窗、电源等设备。五、档案的利用与鉴定销毁（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为街道工作和社会公众提供优质、高效的服务。（二）利用范围及方式1.利用范围街道各部门因工作需要查阅档案的，可直接到档案管理办公室办理查阅手续。社区居民因个人需要查阅与本人相关的社区档案的，应持有效身份证件到社区提出申请，经社区审核同意后，由社区档案管理人员陪同到街道档案管理办公室查阅。社会其他单位或个人因特殊需要查阅街道档案的，应持单位介绍信或个人有效身份证件，经街道档案管理办公室负责人批准后，方可查阅。2.利用方式档案利用方式包括查阅、借阅、复制等。查阅档案应在档案管理办公室指定地点进行，不得擅自将档案带出。借阅档案应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等信息，经批准后办理借阅手续。复制档案应经档案管理办公室负责人同意，并按照规定进行登记和收费。（三）利用登记与统计工作档案管理办公室应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，并定期进行统计分析。利用登记内容包括利用时间、利用者姓名、单位、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、复制档案内容及数量等信息。（四）档案鉴定1.档案管理办公室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定工作小组，由档案管理办公室负责人、业务骨干及相关部门人员组成。2.鉴定工作小组应按照国家有关档案鉴定标准和本街道档案保管期限表，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。（五）档案销毁1.档案销毁清册应经街道档案管理工作领导小组审核批准。2.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理办公室人员和监销人员共同实施，确保档案销毁彻底、安全。3.销毁过程中应做好记录，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。档案销毁清册应永久保存。六、档案信息化建设（一）建设目标建立街道档案数据库管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家规定标准，确保图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，建立档案数据库索引目录。3.对电子档案进行元数据采集，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。（三）数据库管理系统建设1.选用符合档案管理要求的数据库管理系统，实现档案信息的分类存储、检索查询、统计分析等功能。2.建立档案数据备份机制，定期对档案数据库进行备份，确保数据安全。3.加强数据库管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。（四）档案信息资源共享1.建立街道内部档案信息共享平台，实现各部门之间档案信息的互联互通和共享利用。2.按照国家有关规定，逐步推进档案信息向社会公众开放，提供在线查询服务，提高档案信息资源的社会利用价值。七、监督与检查（一）监督检查机制街道档案管理工作领导小组负责对街道档案管理工作进行监督检查，定期对各部门、各社区及下属企事业单位档案管理工作进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、归档、保管、利用、鉴定销毁等环节的工作流程和操作规范。2.档案管理机构和人员配备情况，档案管理人员的业务培训和持证上岗情况。3.档案库房建设和设施设备配备情况，档案保管条件是否符合要求。4.档案信息化建设情况，档案数据库管理系统的运行