安徽省公安档案借阅制度

PAGE安徽省公安档案借阅制度一、总则（一）目的为了加强安徽省公安档案的管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，保障公安工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于安徽省各级公安机关及其所属单位、部门，以及因工作需要借阅公安档案的其他单位和个人。（三）基本原则1.严格遵守国家有关法律法规和档案管理的规定。2.确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏、篡改和泄密。3.遵循档案利用的合理性和必要性原则，提高档案利用效率。4.坚持借阅审批制度，严格控制档案的借阅范围和数量。二、档案借阅范围（一）公安业务工作所需的档案1.刑事侦查工作中涉及的案件卷宗、证据材料等。2.治安管理工作中有关场所、人员管理的档案资料。3.交通管理工作中的事故档案、车辆及驾驶员档案等。4.出入境管理工作中的护照、签证申请档案等。5.其他公安业务工作直接相关的档案。（二）内部管理工作所需的档案1.人事档案，包括干部任免、考核、培训等方面的材料。2.财务档案，如经费预算、收支账目等。3.行政管理档案，如会议记录、工作计划与总结等。（三）因工作需要，经批准可以查阅的其他档案1.涉及公安工作的历史资料、统计数据等。2.与公安业务相关的研究、参考资料。（四）禁止借阅的档案1.涉及国家秘密、警务工作秘密且尚未解密的档案。2.正在办理的案件卷宗，未经批准不得借阅，以防影响案件侦查、调查工作。3.档案形成部门规定禁止借阅的其他档案。三、借阅审批程序（一）本单位内部借阅1.借阅人填写《安徽省公安档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作需要和档案管理规定，对借阅申请进行审查，签署意见。3.申请表经部门负责人批准后，借阅人持申请表到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门对申请表进行再次核对，确认无误后，按照规定提供档案借阅服务。（二）外单位借阅1.外单位因工作需要借阅公安档案的，应提前向安徽省公安机关相关部门提出书面申请，说明借阅的目的、范围、时间等情况。2.安徽省公安机关相关部门收到申请后，进行初审，审核同意后，将申请转至档案管理部门。3.档案管理部门对外单位的借阅申请进行详细审查，必要时可要求外单位提供相关证明材料。审查通过后，报本单位分管领导审批。4.分管领导批准后，档案管理部门通知外单位办理借阅手续。外单位借阅人需持单位介绍信、有效身份证件等，到档案管理部门填写《安徽省公安档案借阅申请表》，并按照规定缴纳借阅押金（如有需要）。四、借阅期限（一）一般档案借阅期限1.本单位内部借阅的一般档案，借阅期限一般不超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限的，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.外单位借阅的一般档案，借阅期限一般不超过[X]个工作日。如需延长，应提前[X]个工作日向安徽省公安机关档案管理部门提出申请，经审核批准后可适当延长，但最长不超过[X]个工作日。（二）特殊档案借阅期限1.涉及重要案件、敏感信息的档案，借阅期限根据具体情况由档案管理部门和相关业务部门共同确定，一般较短，以确保档案安全和工作的保密性。2.历史档案、珍贵档案等，借阅期限应严格控制，一般不超过[X]个工作日，并需在档案管理人员的监督下查阅。五、借阅要求（一）借阅人责任1.借阅人应对所借阅的档案妥善保管，不得转借、转让给他人使用。2.严格遵守档案保密规定，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。因工作需要摘抄、复制档案的，应经档案管理部门批准，并按照规定的方式进行操作。3.借阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换页张等。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。4.借阅期限届满，借阅人应按时归还所借档案。如需继续借阅，应重新办理借阅手续。（二）档案管理人员责任1.档案管理人员应严格按照借阅审批程序办理借阅手续，认真审核借阅申请，确保借阅行为符合规定。2.向借阅人提供档案时，应详细登记档案的名称、数量、借阅时间、归还时间等信息，并要求借阅人签字确认。3.对借阅档案的过程进行跟踪管理，及时提醒借阅人归还档案。借阅期限届满后，如借阅人未按时归还，应及时催还。4做好档案借阅记录，对借阅情况进行统计分析，定期向上级档案管理部门报告。六、档案归还（一）按时归还借阅人应在规定的借阅期限届满前，将所借档案归还至档案管理部门。档案管理人员应认真核对归还档案的数量、完整性等，确认无误后办理归还手续。（二）逾期归还处理1.如借阅人逾期未归还档案，档案管理部门应及时催还。催还无效的，可暂停该借阅人再次借阅档案的权限，并视情节轻重给予相应的处理。2.对于逾期归还造成档案丢失、损坏等情况的，借阅人应按照档案管理规定承担赔偿责任。赔偿责任的认定和赔偿标准按照相关规定执行。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应对档案的内容严格保密，不得向无关人员泄露档案信息。2.在档案借阅场所，应采取必要的安全防范措施，防止无关人员进入。借阅人应在指定的区域内查阅档案，不得将档案带出规定的场所。3.对于涉及国家秘密、警务工作秘密的档案，应按照国家保密法律法规的要求进行管理，严格控制知悉范围。（二）安全保障1.档案管理部门应确保档案存储环境的安全，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。2.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案的安全与完整。3.在档案借阅过程中，如发生档案丢失、损坏、泄密等安全事故，档案管理部门应立即采取措施进行处理，并及时向上级主管部门报告。八、监督与检查（一）内部监督1.安徽省各级公安机关应建立健全档案借阅监督机制，定期对档案借阅情况进行检查。2.档案管理部门应加强对自身工作的监督，确保借阅审批程序严格执行，档案管理规范有序。（二）外部监督1.接受上级档案管理部门的监督检查，按照要求及时汇报档案借阅工作情况。2.主动接受其他相关部门和社会公众的监督，对提出的意见和建议认真研究，及时改进工作。九、违规处理（一）对借阅人的违规处理1.借阅人违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重给予批评教育、警告、暂停借阅权限等处理：（1）转借、转让档案的；（2）擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容的；（3）在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换页张等的；（4）逾期未归还档案的。2对于因违规行为造成档案丢失、损坏、泄密等严重后果的，依法追究借阅人的法律责任。（二）对档案管理人员的违规处理档案管理人员违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重给予批评教育、警告、调离岗位等处理：1.未严格按照借阅审批程序办理借阅手续的；2.对借阅档案的过程未进行有效跟踪管理的；3.未履行档案保