电子音像档案管理制度

PAGE电子音像档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司电子音像档案的管理，确保电子音像档案的真实、完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在工作活动中形成的电子音像档案的管理。（三）定义1.电子档案：指公司在各项工作中形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件材料。2.音像档案：指公司在各种活动中形成的，以磁性材料或感光材料为载体，以声音或图像为主要反映方式的档案，包括照片、录音带、录像带等。（四）管理原则1.集中统一管理原则。公司电子音像档案由综合档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.全程管理原则。对电子音像档案的形成、积累、整理、归档、保管、利用等全过程进行有效管理。3.便于利用原则。遵循方便、快捷、高效的原则，为公司各项工作提供及时、准确的档案信息服务。二、电子音像档案的形成与积累（一）职责分工1.各部门负责本部门电子音像文件的形成、积累和初步整理工作，并指定专人负责。2.综合档案室负责对各部门移交的电子音像档案进行接收、整理、保管和提供利用等工作。（二）形成要求1.电子文件的形成应符合国家有关法律法规和公司内部规定，确保文件内容真实、准确、完整。2.电子文件应采用通用格式进行存储，如文本文件（.doc、.txt等）、图像文件（.jpg、.png等）、音频文件（.mp3、.wav等）、视频文件（.mp4、.avi等），并注明文件的形成日期、来源、作者等信息。3.音像文件的拍摄、录制应保证内容清晰、主题明确，能够准确反映公司工作活动的真实情况。照片应冲洗成标准规格，并注明拍摄时间、地点、人物、事由等；录音带、录像带应标注录制日期、内容摘要等。（三）积累与整理1.各部门应定期对本部门形成的电子音像文件进行积累，按照文件的类别、时间顺序等进行初步整理，确保文件的条理清晰。2.对于重要的电子音像文件，应进行备份存储，备份介质应与原始文件分开存放，并定期进行检查和更新，以防止数据丢失。三、电子音像档案的归档（一）归档时间1.电子音像文件形成部门应在次年上半年将上一年度的电子音像档案向综合档案室移交归档。2.对于重大活动、重要项目形成的电子音像档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）归档要求1.归档的电子音像档案应齐全完整，文件格式符合要求，存储介质无损坏。2.电子档案应按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）的要求进行整理和编目，建立电子档案目录数据库，以便于检索和利用。3.音像档案应将照片、录音带、录像带等连同文字说明一起归档，并填写《音像档案归档登记表》，注明档案的编号、名称、数量、来源、形成时间等信息。（三）移交手续1.各部门向综合档案室移交电子音像档案时，应填写《电子音像档案移交清单》，一式两份，双方签字确认。2.移交清单应详细记录档案的名称、数量、存储介质编号、移交时间等信息，作为档案交接的凭证。四、电子音像档案的保管（一）保管环境1.综合档案室应具备适宜的保管环境，保持温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间，防止电子音像档案因温湿度不适而损坏。2.档案室应配备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施设备，确保档案的安全。（二）存储介质管理1.电子音像档案应使用质量可靠的存储介质进行存储，如磁带、磁盘、光盘等，并根据存储介质的特性定期进行检查和维护。2.对于长期保存的电子音像档案，应采用多种存储介质进行备份，并分别存放于不同的地点，以防止因存储介质损坏而导致档案丢失。3.存储介质应标明档案的编号及相关信息，以便于识别和查找。（三）档案整理与编目1.综合档案室应定期对电子音像档案进行整理，对破损、变质的档案及时进行修复或复制。2.按照档案的类别、时间顺序等对电子音像档案进行编目，编制电子档案目录索引，建立电子档案数据库，实现档案信息的计算机管理。（四）档案保密1.严格遵守国家有关档案保密的法律法规，对涉及公司机密的电子音像档案进行严格保密管理。2.限制档案的查阅和使用范围，查阅和使用电子音像档案必须经过批准，并办理相关手续。3.对档案管理人员进行保密教育，签订保密协议，防止档案信息泄露。五、电子音像档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要，可查阅、利用本部门及相关部门形成的电子音像档案。2.外单位因工作需要查阅公司电子音像档案的，须经公司领导批准，并办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅电子音像档案时，档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案信息，并协助利用者进行查阅。2.对于需要复制的电子音像档案，利用者应填写《电子音像档案复制申请表》，经批准后，由档案管理人员按照规定的格式和数量进行复制，并登记备案。3.利用音像档案时，可根据利用者的需求，提供相应的播放设备，由档案管理人员协助播放。（三）利用登记1.建立电子音像档案利用登记制度，对档案的查阅、复制、播放等利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、批准人等信息。2.利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。六、电子音像档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对电子音像档案进行鉴定，根据档案的保存价值和现实利用情况，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立电子音像档案鉴定小组，由综合档案室负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成。鉴定小组负责对电子音像档案进行鉴定工作。（三）鉴定内容1.审查档案的内容是否具有保存价值，是否反映公司的主要工作活动和历史发展情况。2.检查档案的完整性和准确性，是否存在缺页、损坏、信息失真等情况。3.评估档案的现实利用需求，是否仍有查阅和利用价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的电子音像档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写《电子音像档案销毁申请表》，报公司领导批准。2.批准销毁的电子音像档案，应按照规定的程序进行销毁。存储介质上的档案信息应采用物理或化学方法进行彻底销毁，确保信息无法恢复。3.销毁电子音像档案时应进行登记，记录销毁档案的名称、数量、存储介质编号、销毁时间、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。七、监督与检查（一）监督职责公司办公室负责对各部门电子音像档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合本制度的要求。（二）检查内容1.电子音像档案的形成、积累、整理、归档情况。2.档案的保管环境、存储介质管理、保密措施等情况。3.档案的利用登记、鉴定销毁等工作情况。（三）检查方式1.定期检查。每年组织一次对各部门电子音像档案管理工作的全面检查，检查结果进行通报。2.不定期抽查。根据工作需要，对部分部门的电子音像档案管理工作进行不定期抽查，及时发现和解