机关档案统计工作制度

PAGE机关档案统计工作制度一、总则1.1目的为加强机关档案统计工作，全面、准确、及时地掌握档案工作情况，为档案管理决策提供科学依据，提高档案管理水平和服务效能，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规、行业标准，结合本机关实际，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于本机关各部门档案统计工作。1.3基本原则档案统计工作应遵循真实性、准确性、完整性、及时性的原则，如实反映档案工作的实际情况，确保统计数据的质量。二、统计机构与人员2.1统计机构成立机关档案统计工作领导小组，由机关分管档案工作的领导担任组长，档案部门负责人担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责领导、协调和监督档案统计工作，研究解决统计工作中的重大问题。档案部门设立统计工作岗位，配备专职或兼职统计人员，负责具体的统计工作。2.2统计人员职责1.严格遵守统计法律法规和本制度，依法履行统计职责。2.负责制定档案统计工作计划和统计报表制度，组织实施统计调查、统计分析和统计报告工作。3.收集、整理、汇总、审核档案统计数据，确保数据的真实性、准确性和完整性。4.建立健全档案统计台账和统计档案，妥善保管统计资料。5.定期对档案统计工作进行总结和评估，及时发现问题并提出改进措施。6.参加档案统计业务培训，不断提高统计业务水平。三、统计内容与方法3.1统计内容1.档案数量统计各类档案的年度归档数量，包括文书档案、科技档案、人事档案、会计档案等。档案的累计数量，反映档案资源的总量。2.档案整理情况统计档案整理的年度完成量，如全宗整理、分类方案编制、编号等。档案整理的质量情况，包括整理准确率、完整率等。3.档案利用情况统计档案查阅利用的人次、卷次，区分不同利用目的进行统计。档案借阅、复制的数量及去向。档案利用效果反馈情况，如利用者满意度等。4.档案保管情况统计档案库房的面积、布局及设施设备情况。档案的存储载体、存储方式及存储位置。档案的保管期限划分及到期鉴定情况。档案的安全检查情况，包括检查次数、发现问题及整改情况。5.档案信息化建设情况统计档案数字化的年度完成量，包括扫描页数、录入数据量等。档案管理系统的应用情况，如系统功能使用频率、数据更新情况等。电子档案的存储与管理情况，包括存储容量、备份情况等。3.2统计方法1.定期统计档案部门应定期开展统计工作，每月对档案收集、整理、利用等情况进行统计，形成月度统计报表。每季度对档案保管、信息化建设等情况进行综合统计，形成季度统计分析报告。每年对全年档案工作进行全面统计，编制年度档案统计报告。2.专项统计根据档案工作的重点任务和阶段性要求，适时开展专项统计调查，如档案清查、特定类型档案利用情况调查等。专项统计应制定详细的统计方案，明确统计范围、内容、方法和时间要求。3.统计报表填报统计人员应按照规定的统计报表格式和内容，认真填写统计数据。报表填写应字迹清晰、数据准确、逻辑严谨，并加盖部门印章。统计报表应按时报送，不得迟报、漏报、虚报。4.统计数据审核建立统计数据审核制度，对上报的统计数据进行严格审核。审核内容包括数据的准确性、完整性、逻辑性以及与相关数据的一致性。对于审核中发现的问题，应及时与相关部门或人员核实，确保数据质量。四、统计报表与报告4.1统计报表1.制定统一规范的档案统计报表，明确报表的名称、编号（如有）、表式、填报说明、报送时间和方式等。统计报表应涵盖本制度规定的各项统计内容，确保统计信息的全面性和系统性。2.统计报表应根据档案工作实际情况和管理需求，进行合理设计和优化。报表格式应简洁明了，便于填写和汇总；指标设置应科学合理，具有针对性和可操作性。3.统计人员应按照统计报表制度的要求，认真组织实施统计报表填报工作。在填报过程中，要加强与各部门档案管理人员的沟通协调，确保数据来源准确可靠。同时，要对填报的数据进行认真核对，防止出现差错。4.2统计报告1.统计报告是对档案统计数据进行分析研究后形成的书面材料，包括月度统计分析、季度统计分析和年度统计报告。统计报告应客观、准确地反映档案工作的实际情况，揭示存在的问题，提出改进措施和建议。2.月度统计分析应简要概括本月档案工作的主要情况，重点分析档案收集、整理、利用等方面的动态变化，以及存在的问题和原因。3.季度统计分析应在月度分析的基础上，对本季度档案工作进行全面总结和综合分析。分析内容应包括档案工作的整体进展、各项统计指标的完成情况、与上季度相比的变化趋势、存在的突出问题及解决措施等。同时，要结合档案工作的阶段性特点和重点任务，提出下季度工作的重点和方向。4.年度统计报告是对全年档案工作的全面总结和深度分析。报告应涵盖档案工作的各个方面，包括档案数量、整理质量、利用效果、保管状况、信息化建设等。通过对全年统计数据的系统分析，总结档案工作的成绩和经验，找出存在的问题和不足，提出下一年度档案工作的目标、任务和措施。年度统计报告应附相关统计报表和数据图表，以便直观地反映档案工作情况。4.3报送与审批1.统计报表和统计报告应按照规定的时间和渠道报送。月度统计报表应于次月[X]日前报送档案部门负责人审核；季度统计分析报告应于季度末[X]日内报送机关档案统计工作领导小组组长审批；年度统计报告应于次年[X]月[X]日前报送机关分管档案工作的领导审批。2.统计报表和统计报告在报送前，统计人员应认真进行审核和校对，确保数据准确无误、内容完整规范。审核通过后的统计报表和统计报告应加盖档案部门印章，并由统计人员签字确认。3.审批后的统计报表和统计报告应及时存档，并按照规定的范围和方式进行分发和通报。对于重要的统计信息和分析结论，应及时向机关领导和各部门反馈，为档案管理决策提供依据。五、统计资料管理5.1统计台账建立1.档案部门应建立健全档案统计台账，对各类档案统计数据进行详细记录。统计台账应包括档案数量台账、档案整理台账、档案利用台账、档案保管台账、档案信息化建设台账等。2.统计台账应按照时间顺序和统计内容进行分类登记，确保数据的连续性和完整性。台账记录应准确、清晰，注明数据来源、统计时间、统计人员等信息。3.定期对统计台账进行核对和更新，保证台账数据与统计报表数据一致。同时，要妥善保管统计台账，防止丢失或损坏。5.2统计档案归档1.统计档案是档案统计工作的重要组成部分，应按照档案管理的要求进行归档保存。统计档案包括统计报表、统计报告、统计分析资料、统计调查方案、统计数据审核记录等。2.统计档案应按照年度进行分类整理，编制档案目录，便于查找和利用。档案整理应遵循档案管理的基本原则和方法，确保档案的系统性和规范性。3.统计档案的保管期限应根据档案的重要程度和保存价值确定。一般统计报表和统计分析资料的保管期限为[X]年，重要的统计报告和统计调查方案应长期保存。5.3统计资料查阅与利用1.本机关内部人员因工作需要查阅统计资料的，应填写查阅申请表，经档案部门负责人批准后，方可查阅。查阅申请表应注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.查阅统计资料时，应在档案部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制统计资料。如需复制统计资料，应经档案部门负责人同意，并按照规定的程序办理复制手续。3.对外提供统计资料应严格按照国家有关法律法规和本机关的规定执行。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的统计资料，不得对外提供。确需对外提供的，应经机关分管档案工作的领导批准，并采取必要的保密措施。六、统计工作监督与检查6.1监督检查机制1.建立档案统计工作监督检查机制，定期对统计工作进行检查和评估。监督检查工作由机关档案统计工作领导小组负责组织实施，档案部门具体承办。2.监督检查的内容包括统计机构和人员的配备情况、统计制度的执行情况、统计报表和统计报告的质量、统计资料的管理情况等。3.监督检查应采取定期检查与不定期抽查相结合的方式进行。定期检查每年不少于[X]次，不定期抽查根据工作需要适时开展。6.2检查结果处理1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门或人员限期整改。整改通知书应明确整改内容、整改期限和整改要求。2.相关部门或人员应按照整改