安置房档案管理制度

PAGE安置房档案管理制度一、总则（一）目的为加强安置房档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在安置房建设、分配、管理及后续服务等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织负责的所有安置房项目档案管理工作，包括安置房建设过程中形成的各类文件、资料、图纸，以及安置房分配、入住后的相关档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对安置房档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映安置房建设、分配及管理的实际情况，数据准确无误，手续完备。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，对涉及国家机密、个人隐私等重要档案严格保密。4.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率，满足公司/组织内部及相关部门对档案信息的需求。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本公司/组织的安置房档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管安置房建设、分配及管理过程中形成的各类档案资料，确保档案的齐全、完整。3.建立健全档案检索体系和数据库，对档案进行分类、编号、编目等工作，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，对保管期限已满且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。5.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。6.对公司/组织内部各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训和宣传工作。（二）各部门职责1.负责本部门在安置房建设、分配及管理过程中形成的各类文件、资料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.严格按照档案管理制度的要求，规范本部门的档案管理工作，确保档案的真实、准确、完整。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业的档案管理知识和技能，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、编目、上架、保管等。3.做好档案的查阅、借阅登记工作，对查阅、借阅档案的人员进行必要的指导和监督，确保档案的安全和正确使用。4.定期对档案进行清点、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。5.积极参与档案管理业务培训和学习，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.建设前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.工程技术文件工程勘察、设计文件，施工过程中的施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。3.工程竣工文件工程竣工验收报告、竣工图（包括建筑、结构、给排水、电气等专业竣工图）、工程质量保修书等。4.安置房分配文件分配方案、分配名单、选房记录、入住通知书等。5.入住后档案住户信息档案、维修记录、物业服务档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.收集的档案资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类按照档案的形成阶段、内容性质等进行分类，一般可分为建设前期档案、工程建设档案、安置房分配档案、入住后档案等大类，每大类下再根据具体情况细分若干小类。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录信息准确、完整，便于查阅。四、档案的保管（一）保管期限根据安置房档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期。1.永久保管档案涉及安置房建设项目的重大决策、重要合同协议、产权证书等具有长远保存价值的档案。2.长期保管档案工程建设过程中的主要技术文件、竣工验收资料、安置房分配及入住后的重要档案等，保管期限一般为[X]年。3.短期保管档案一般性的文件资料，保管期限一般为[X]年。（二）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，对纸质档案进行分类存放。档案库房应保持适宜的温度、湿度，做好防火、防潮防虫、防盗等工作。2.电子档案保管建立电子档案存储系统，对电子档案进行分类存储，并定期进行备份。备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，保证电子档案的可读性和可用性。（三）档案库房管理1.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。2.严格控制档案库房的温湿度，温度一般控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器、防火门、防盗报警装置等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。4.非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理人员进入库房时，应做好登记，严禁在库房内吸烟、饮食、存放易燃、易爆物品等。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅安置房档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.涉及安置房建设项目的外部单位或个人查阅档案，需持单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经公司/组织相关领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案的安全和正确使用。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理部门提出查阅申请，领取《档案查阅登记表》。2.档案管理人员根据查阅申请，查找并提供相关档案资料，查阅人员在《档案查阅登记表》上登记查阅档案的名称、数量、查阅时间等信息。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，严禁在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用规定1.安置房档案仅供查阅、利用，未经公司/组织书面同意，任何单位和个人不得擅自复制、传播、转让、转借档案资料。2.因工作需要利用档案资料的，应按照规定办理相关手续，确保档案的安全和正确使用。利用过程中如发现档案资料有损坏或丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对安置房档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、历史价值等因素，按照国家有关档案鉴定的标准和规定，对档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对到期档案进行清理核对，确定需要鉴定的档案清单。2.档案管理人员对需要鉴定的档案进行初步审查，提出初步鉴定意见。3.档案鉴定小组对档案管理人员提出的初步鉴定意见进行审议，形成最终鉴定结论。4.对鉴定为无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，经公司/组织相关领导批准后，按照规定程序进行销毁。（四）销毁程序1.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。2.销毁档案时，应严格按照《档案销毁清册》进行核对，确保销毁档案的准确性。3.销毁过程中，应采用适当的方式进行销毁，如焚烧、粉碎等，确保档案无法恢复。