单位会计档案管理制度

PAGE单位会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强本单位会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位及所属各部门的会计档案管理工作。会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（三）管理原则会计档案管理遵循统一领导、分级管理的原则。单位负责人对本单位的会计档案管理工作负责，确保会计档案的真实、完整、可用、安全。财务部门负责会计档案的日常收集、整理、保管等工作，档案管理部门负责对会计档案进行集中统一管理，并提供必要的保管条件和技术支持。各部门应积极配合财务部门和档案管理部门做好会计档案管理工作，确保会计档案管理工作的顺利开展。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单、工资表等各类经济业务发生时取得或填制的凭证，是记录经济业务发生和完成情况的书面证明，是编制记账凭证的依据。2.记账凭证，是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿依据的凭证，包括收款凭证、付款凭证和转账凭证等。（二）会计账簿1.总账，是根据总分类科目开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿。2.明细账，是根据明细分类科目设置的，用来对某一类经济业务进行明细核算，提供明细核算资料的分类账簿，如应收账款明细账、应付账款明细账、原材料明细账等。3.日记账，是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.其他辅助性账簿，如固定资产卡片、低值易耗品台账等，用于详细记录特定资产的增减变动及使用情况。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等主表以及相关附表，反映单位在一定时期内的财务状况、经营成果和现金流量情况。2.财务情况说明书，是对单位一定会计期间内财务、成本等情况进行分析总结的书面文字报告，主要说明单位的生产经营状况、利润实现和分配情况、资金增减和周转情况、税金缴纳情况、各项财产物资变动情况；对本期或者下期财务状况发生重大影响的事项；资产负债表日后至报出财务报告前发生的对单位财务状况变动有重大影响的事项；以及需要说明的其他事项。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，是在银行对账单余额与企业账面存款余额的基础上，各自加上对方已收、本单位未收账项数额，减去对方已付、本单位未付账项数额，以调整双方余额使其一致的一种调节方法所编制的表格，用于核对银行存款账目是否正确。2.银行对账单，是银行和企业核对账务的联系单，也是证实企业业务往来的记录，可作为企业资金流动的依据，还有最重要的是可以认定企业某一时段的资金规模。3.纳税申报表，是纳税人履行纳税义务，按期向税务机关申报纳税期应缴税额时应填报的表格，包括增值税纳税申报表、企业所得税纳税申报表等各类税种申报表。4.会计档案移交清册，记录会计档案从形成部门向档案管理部门或其他接收部门移交时的详细情况，包括移交的会计档案名称、数量、起止时间、应保管期限、已保管期限等内容。5.会计档案保管清册，详细记录单位所有会计档案的基本信息，包括档案名称、数量、保管期限、存放地点等，用于全面反映会计档案的保管情况，便于查询和管理。6.会计档案销毁清册，记录经批准销毁的会计档案的详细信息，包括档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，是会计档案销毁工作的重要依据和记录。三、会计档案的归档（一）归档时间会计年度终了后，财务部门应在次年上半年内将会计档案整理归档。对于一些业务量较大、会计资料较多的单位，可根据实际情况分阶段进行整理归档，但最迟不得超过次年的[X]月底。（二）归档要求1.会计凭证应按记账凭证编号顺序，连同所附的原始凭证一起装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份、记账凭证种类、起讫号码、凭证张数等内容。装订应牢固、整齐，不得有压角、缺页、掉页等现象。2.会计账簿应在年度终了后，将各账户的余额结转下年，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。账簿装订应整齐、牢固，账页编号连续，不得缺号、跳行。3.财务会计报告应按规定的格式和内容编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。年度财务会计报告应经注册会计师审计的，需将审计报告一并归档。各类财务会计报告应依次编定页码，加具封面，装订成册，并加盖单位公章。4.其他会计资料应分类整理，按顺序编号，装订成册，并加具封面，注明资料名称、年度、月份、资料来源等内容。对于电子会计档案，应存储在磁性介质或光盘等存储介质上，并进行分类编号，存储介质应贴有标签，注明存储内容、年度、月份等信息。（三）归档程序1.财务部门负责对本部门形成的会计档案进行初步整理，按照归档要求进行分类、编号、装订等工作。2.整理完成后，填写会计档案移交清册，一式两份，一份由财务部门留存，一份随会计档案移交档案管理部门。3.档案管理部门收到会计档案后，应进行认真核对，检查会计档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，应及时与财务部门沟通，要求其补充或更正。4.核对无误后，档案管理部门在会计档案移交清册上签字盖章，双方各执一份，并将会计档案妥善保管在指定的档案库房内。四、会计档案的保管（一）保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。具体保管期限如下：1.会计凭证，保管期限为30年。2.会计账簿，总账、明细账、日记账保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年，其他辅助性账簿保管期限为30年。3.财务会计报告，年度财务会计报告保管期限为永久，月度、季度财务会计报告保管期限为10年。4.其他会计资料，银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限为10年，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册保管期限为永久。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的会计档案保管库房，配备必要的安全防护设施，如防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设备，确保会计档案的安全保管。2.会计档案应分类存放，按照档案类别、保管期限、年度等顺序排列，便于查找和调阅。对于电子会计档案，应存储在符合安全要求的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。3.档案管理部门应建立健全会计档案保管制度，明确保管人员的职责，定期对会计档案进行检查和盘点，确保会计档案的完整无缺。如发现会计档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。4.会计档案保管人员应保持相对稳定，如有变动，应办理交接手续，确保会计档案保管工作的连续性。交接时，应编制会计档案交接清单，详细记录交接的会计档案名称、数量、保管期限、存放地点等内容，交接双方和监交人员应签字确认。（三）保管地点会计档案应存放在单位内部专门的档案库房内，库房应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保会计档案的安全保管。档案库房应指定专人负责管理，非档案管理人员未经许可不得进入库房。五、会计档案的查阅和借阅（一）查阅和借阅范围1.本单位内部人员因工作需要查阅会计档案的，应经财务部门负责人批准，并在档案管理部门指定的地点查阅。查阅时，不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。2.外单位因特殊原因需要查阅本单位会计档案的，应持有单位介绍信，经本单位负责人批准后，方可查阅。查阅时，应在档案管理部门指定人员的陪同下进行，并严格遵守查阅规定。3.本单位内部人员因工作需要借阅会计档案的，应填写借阅申请表，注明借阅理由、借阅期限等内容，经财务部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应重新办理审批手续。4.外单位因特殊原因需要借阅本单位会计档案的，应持有单位介绍信，经本单位负责人批准后，方可借阅。借阅时，应签订借阅协议，明确借阅期限、归还时间、保密责任等事项，并支付一定的押金。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应重新签订借阅协议并办理审批手续。（二）查阅和借阅手续1.查阅会计档案时，查阅人员应填写会计档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅内容、查阅人员姓名等信息。档案管理部门应安排专人负责陪同查阅，并对查阅情况进行记录。2.借阅会计档案时，借阅人员应填写借阅申请表，经财务部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门应根据借阅申请表，填写会计档案借阅登记簿，注明借阅日期、借阅人员姓名、借阅档案名称、数量、归还日期等信息，并要求借阅人员签字确认。借阅人员应按照规定的借阅期限及时归还会计档案，归还时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。3.查阅或借阅会计档案的人员，不得擅自将会计档案携带外出或转借他人。如有特殊情况需要携带外出的，应经本单位负责人批准，并采取必要的安全措施，确保会计档案的安全。（三）查阅和借阅限制1.涉及国家机密和商业秘密的会计档案，不得查阅和借阅。如有特殊情况需要查阅或借阅的，应按照国家有关保密规定办理审批手续，并采取严格的保密措施。2.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁，待项目建设结束后按规定进行处理。3.会计档案的查阅和借阅应遵循必要性原则，严格控制查阅和借阅范围，确保会计档案的安全和完整。对于重要会计档案的查阅和借阅，应进行专项登记，并报单位负责人备案。六、会计档案的销毁（一）销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由档案管理部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（二）销毁程序1.档案管理部门会同财务部门对拟销毁的会计档案进行全面清查，核实会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，确保销毁清册的准确性和完整性。2.编制会计档案销毁清册，一式三份，一份由档案管理部门留存，一份由财务部门留存，一份报单位负责人审批。会计档案销毁清册应详细记录拟销毁会计档案的基本情况，包括档案名称、数量、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁原因等内容，并由档案管理部门负责人、财务部门负责人和单位负责人签字确认。3.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见，批准销毁。对于重要会计档案的销毁，应报上级主管部门备案。4.销毁会计档案时，应由档案管理部门、财务部门共同派员监销。监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位负责人。（三）销毁监督1.监销人员应认真履行职责，对销毁过程进行全程监督，确保销毁工作按照规定程序进行，防止会计档案丢失或被不当处理。2.监销人员应检查销毁的会计档案是否与会计档案销毁清册所列内容一致，是否存在未按规定销毁的情况。如发现问题，应及时制止并报告单位负责人。3.销毁工作完成后，监销人员应在会计档案销毁清册上注明销毁日期、销毁方式、销毁结果等信息，并签字确认。会计档案销毁清册应作为会计档案管理工作的重要资料，妥善保管。七、会计档案的信息化管理（一）电子会计档案的管理要求1.单位应加强对电子会计档案的管理，确保电子会计档案的真实、完整、可用、安全。电子会计档案应与其元数据一并保存，形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。2.单位应采用符合国家统一标准的会计核算软件进行会计核算，生成的电子会计资料应符合会计档案管理的要求。电子会计档案应按照规定的格式和内容进行存储，便于查阅和利用。3.单位应建立电子会计档案备份制度，定期对电子会计档案进行备份，并将备份数据存储在不同的存储介质上，分别存放于不同的地点。备份数据应进行定期检查和维护，确保数据的完整性和可用性。4.单位应加强对电子会计档案存储介质的管理，定期对存储介质进行检查和维护，防止存储介质损坏导致数据丢失。存储介质应标明存储内容、存储时间、保管期限等信息，并按照规定的期限进行保管。（二）电子会计档案的查阅和借阅1.单位内部人员查阅电子会计档案的，应经财务部门负责人批准，并在档案管理部门指定的计算机上进行查阅。查阅时不得对电子会计档案进行修改、删除、复制等操作。2.外单位因特殊原因需要查阅电子会计档案的，应持有单位介绍信，经本单位负责人批准后，方可查阅。查阅时，应在档案管理部门指定人员的陪同下进行，并严格遵守查阅规定。查阅人员不得将电子会计档案携带外出或转借他人，如需复制电子会计档案，应经本单位负责