校外辅导站档案室制度

PAGE校外辅导站档案室制度一、总则（一）目的为加强校外辅导站档案室的科学管理，有效保护和利用档案资源，提高辅导站的工作效率和服务质量，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于校外辅导站内所有部门及工作人员在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则校外辅导站档案室对全站档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则档案应如实反映辅导站各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性和准确性。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用价值。4.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置校外辅导站设立独立的档案室，配备必要的档案管理人员和档案保管设施。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目，建立健全档案检索工具。4.负责档案的查阅、借阅服务，严格执行档案查阅、借阅制度。5.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。6.对破损、褪色的档案进行修复和复制，对电子档案进行备份和维护。7.开展档案编研工作，为辅导站的决策和工作提供参考依据。8.负责向有关部门移交到期档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.辅导站行政管理工作中形成的文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。2.教学管理工作中形成的教学计划、教案、学生成绩册、教学评估材料等。3.师资队伍建设工作中形成的教师档案、培训记录、考核材料等。4.学生管理工作中形成的学生档案、学籍材料、奖惩记录等。5.安全管理工作中形成的安全制度、检查记录、应急预案等。6.财务管理工作中形成的财务报表、账目、凭证等。7.对外交流与合作工作中形成的协议、合同、信函等。8.其他具有保存价值的文件、资料、图片、音像等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。3.在工作活动中形成的电子文件，应按照规定进行收集和归档。（三）整理方法1.按照档案的形成规律和特点，对收集的档案进行分类整理。2.档案分类应遵循科学合理、便于管理和利用的原则，可采用年度机构保管期限分类法等。3.对每份档案进行编号、编目，填写档案盒封面、盒脊和备考表等。4.编制档案目录，包括全宗号、目录号、案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目。四、档案的保管（一）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。3.档案室应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。（二）档案装具1.档案使用符合标准的档案盒、档案柜进行装具。2.在档案盒上应标明全宗号、目录号、案卷号、年度、保管期限、题名等信息。（三）档案存放1.按照档案分类方案，将档案有序存放在档案柜中。2.不同年度、不同保管期限、不同类别的档案应分开存放。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并分类存放。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。3.对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。五、档案的利用（一）查阅制度1.校外辅导站工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案。3.查阅档案应在档案室指定地点进行，不得将档案带出档案室。（二）借阅制度1.校外辅导站工作人员因特殊需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、丢失、损毁档案。4.借阅期满，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查。（三）复制制度1.校外辅导站工作人员因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，到档案室办理复制手续。2.档案管理人员应按照规定的程序和方法进行复制，确保复制件与原件一致。3.复制档案应注明复制日期、复制人等信息，并加盖档案室印章。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合校外辅导站的实际情况，对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、业务骨干和相关部门负责人组成。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查。2.根据档案的价值和保管期限，确定档案的存毁。3.填写《档案鉴定意见书》，详细说明鉴定的依据、过程和结果。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应经档案鉴定小组组长审核签字，并报辅导站负责人批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同监督销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将销毁情况报告辅导站负责人。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立校外辅导站档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和资源共享。2.提高档案管理的工作效率和服务质量，为辅导站的决策和工作提供及时、准确的档案信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，将其转化为电子档案。2.档案信息系统建设建立档案管理信息系统，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等功能模块。3.数据备份与安全定期对电子档案数据进行备份，存储在多种存储介质上，并采取安全防护措施，防止数据丢失和泄露。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应具备一定的计算机操作技能和档案管理知识，熟悉档案信息化管理流程。2.严格遵守档案信息化管理的相关规定，确保电子档案的安全和完整。3.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，保证系统