单位邮递档案管理制度

PAGE单位邮递档案管理制度一、总则（一）目的为加强单位邮递档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位通过邮政渠道收发的各类档案，包括但不限于文件、信函、包裹、票据等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：单位邮递档案由专门的档案管理部门或指定人员集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则：档案管理人员应确保档案内容真实、完整，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取必要的安全防护措施，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则：在确保档案安全保密的前提下，应提供便捷的档案利用服务，满足单位工作和业务发展的需要。二、档案接收（一）接收流程1.邮件到达单位后，收发人员应及时进行签收，并在邮件签收登记表上详细记录邮件的基本信息，包括邮件编号、寄件人、收件人、邮件内容、签收时间等。2.对于重要邮件或涉及机密信息的邮件，收发人员应立即通知档案管理人员，并采取必要的安全保管措施。3.档案管理人员在收到邮件后，应认真核对邮件内容与签收登记表上的信息是否一致，并对邮件进行分类整理。（二）邮件分类1.文件类：包括上级机关下发的文件、本单位制发的文件、会议文件、工作报告等。2.信函类：包括公函、便函、业务信函等。3.包裹类：包括各类业务包裹、样品包裹、礼品包裹等。4.票据类：包括发票、收据、支票、汇票等。（三）特殊邮件处理1.对于紧急邮件，档案管理人员应优先处理，并及时通知相关部门或人员。2.对于退回邮件，档案管理人员应查明原因，并按照规定进行处理。如因地址错误、收件人变更等原因导致邮件退回，应及时与寄件人联系，核实正确地址后重新投递；如因其他原因导致邮件退回，应将邮件妥善保管，并按照规定进行登记。3.对于破损邮件，档案管理人员应及时检查邮件内的物品是否受损，并采取相应的补救措施。如邮件内的物品受损，应及时与寄件人联系，协商解决办法；如邮件内的物品未受损，应将邮件重新封装，并在邮件签收登记表上注明情况。三、档案整理（一）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同保存价值，便于保管和利用。3.便于档案的保管和检索。（二）整理方法1.分类：按照邮件的类别进行分类，如文件类、信函类、包裹类、票据类等。2.编号：对每一类邮件进行编号，以便于管理和检索。编号应具有唯一性和系统性，可采用年份+类别代码+流水号的方式进行编号。3.装订：对于零散的文件或信函，应进行装订，使其成为一个整体。装订时应注意保持文件的原貌，不得损坏文件内容。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、类别、题名、日期、来源、保管期限等信息。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册保存。（三）整理要求1.档案整理应及时、准确、规范，确保档案的质量。2.档案管理人员应认真核对档案内容，确保档案信息的真实性和完整性。3.档案整理过程中应注意保护档案的安全，避免档案受损或丢失。四、档案保管（一）保管场所1.单位应设立专门的档案保管场所，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案保管场所应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。对于重要档案，应同时保存纸质档案和电子档案；对于一般性档案，可根据实际情况选择保存纸质档案或电子档案。3.电子档案应按照相关标准进行存储和管理，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）保管期限1.单位邮递档案的保管期限应根据国家有关规定和档案的实际价值确定，一般分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括具有重要历史价值、法律意义或长期查考利用价值的档案；长期保管的档案包括在一定时期内具有查考利用价值的档案；短期保管的档案包括在较短时间内具有查考利用价值的档案。3.档案保管期限的确定应遵循科学合理、便于管理和利用的原则，并根据档案的形成时间、内容、来源等因素进行综合考虑。（四）档案清查1.档案管理人员应定期对档案进行清查，确保档案的数量、质量和保管情况与档案目录一致。2.档案清查应每年进行一次，清查结果应形成报告，并报单位领导审核。3.对于清查中发现的问题，档案管理人员应及时采取措施进行处理，确保档案的安全和完整。五、档案利用（一）利用范围1.本单位工作人员因工作需要，可查阅、借阅单位邮递档案。2.外单位因工作需要查阅本单位邮递档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用流程1.查阅：本单位工作人员查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、类别、日期、查阅目的等信息，并经所在部门负责人签字同意后，交档案管理人员办理查阅手续。档案管理人员应根据申请表的内容，提供相应的档案，并在档案查阅登记表上记录查阅情况。2.借阅：本单位工作人员借阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、类别、日期、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意后，交档案管理人员办理借阅手续。档案管理人员应根据申请表的内容，提供相应的档案，并与借阅人员签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.外单位查阅：外单位查阅本单位邮递档案时，应出具单位介绍信，并填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、类别、日期、查阅目的等信息，经本单位档案管理部门负责人签字同意后，交档案管理人员办理查阅手续。档案管理人员应根据申请表的内容，提供相应的档案，并在档案查阅登记表上记录查阅情况。外单位查阅档案时，应有本单位人员陪同，不得擅自摘抄、复制或转借档案。（三）利用要求1.档案利用人员应爱护档案，不得擅自涂改、伪造、损毁、丢失档案。2.档案利用人员应严格遵守档案利用的相关规定，不得将档案用于非工作目的。3.档案管理人员应定期对档案利用情况进行统计和分析，及时发现问题并采取措施进行改进。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.遵循全面审查、客观公正、准确及时的原则。2.根据档案的保管期限和实际价值，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织1.单位应成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和程序，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限和实际价值，对档案进行逐卷、逐件审查。2.审查内容包括档案的形成时间、内容、来源、保管情况等，判断档案是否仍具有保存价值。3.对于已到保管期限且确无保存价值的档案，档案鉴定工作小组应提出销毁意见，并填写档案销毁申请表。（四）销毁流程1.档案销毁申请表经单位领导审核批准后，档案管理人员应按照规定的程序对档案进行销毁。2.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，并在档案销毁登记表上记录销毁情况。4.档案销毁登记表应包括档案名称、类别、数量、销毁时间、销毁方式、监督人员等信息，并由监督人员和档案管理人员签字确认。（五）特殊档案处理1.对于涉及国家机密、商业秘密或个人隐私的档案，应按照国家有关规定进行处理，不得擅自销毁。2.对于重要历史档案或具有文化价值的档案，应按照相关规定进行妥善保管或移交有关部门。七、监督与检查（一）监督机制1.单位应建立健全档案管理监督机制，加强对邮递档案管理工作的监督检查。2.档案管理部门应定期对邮递档案管理工作进行自查，及时发现问题并采取措施进行整改。3.单位领导应定期对邮递档案管理工作进行检查，确保档案管理工作符合相关规定和要求。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案接收、整理、保管、利用、鉴定与销毁等环节。2.档案管理人员的工作情况，包括工作态度、业务能力、遵守纪律等方面。3.档案保管场所的安全情况，包括防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施的配备和运行情况。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，应及时下达