小企业档案管理制度

PAGE小企业档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司档案管理，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司各部门、各分支机构在工作中形成的各种文件、资料、图表、声像等不同形式的档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则：归档的文件材料应真实反映公司各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集和整理公司在生产、经营、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立综合档案室，负责公司档案的集中管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.建立健全档案管理制度，定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全。3.积极开展档案的开发利用工作，为公司各项工作提供档案信息服务。4.负责对各部门档案工作进行指导、监督和检查，对兼职档案员进行培训。5.严格遵守档案管理的各项规定，保守档案机密。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司生产、经营、管理活动中形成的文件，包括合同协议、财务报表、工作计划、工作总结等。3.公司对外交往中形成的文件，如往来信函、传真、电子邮件等。4.公司内部会议、培训、活动等形成的文件，如会议纪要、培训资料、活动照片等。5.公司员工个人在工作中形成的重要文件，如工作成果报告、技术资料等。（二）归档要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整。2.归档的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全。3.归档的文件材料应按照规定的分类方法进行分类整理，编制目录。4.电子文件应按照相关标准进行整理和存储，确保其可读性和可利用性。（三）归档时间1.当年形成的档案，应在次年上半年完成归档。2.重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。四、档案的分类与编号（一）分类方法公司档案分为行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人力资源类、党群工作类等六大类。（二）编号规则1.每大类档案下再根据具体内容进行细分，形成二级类目。2.对每一份档案给予唯一的编号，编号格式为：大类代码二级类目代码流水号。3.例如：行政管理类档案编号为XZ01001，其中XZ代表行政管理类，01代表二级类目，001为流水号。五、档案的整理与编目（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.对纸质档案进行分类、排序、装订等操作。2.对电子档案进行分类存储，建立相应的索引目录。（三）编目要求1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.目录应准确反映档案的内容和存放位置。六、档案的保管（一）保管条件1.综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要是反映公司重大历史事件、重要决策等具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，短期保管的档案保管期限为15年以下。（三）档案的存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放在档案架上。2.不同保管期限的档案应分开存放。（四）档案的清查1.定期对档案进行清查，每年至少一次。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。3.对清查中发现的问题及时进行处理，并做好记录。七、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司外部单位因合法事由查阅公司档案。（二）利用手续1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.公司外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导签字同意后，方可查阅。（三）利用方式1.档案查阅一般应在综合档案室内进行，如需借出，需经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。3.查阅档案时，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关规定和公司档案保管期限表为依据。2.对档案的价值进行全面、客观的评估。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.对保管期满的档案进行逐卷审查。2.结合公司实际情况，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字。九、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备和软件系统。