档案室资料归档制度

PAGE档案室资料归档制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案室资料的管理，确保资料的完整性、准确性和安全性，便于资料的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作过程中形成的各类资料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一原则档案室负责集中管理本公司/组织的各类资料，确保资料管理的一致性和规范性。2.真实完整原则归档资料应真实反映工作实际情况，保证资料的完整性，不得遗漏重要信息。3.分类科学原则按照资料的来源、内容、时间等因素进行科学分类，便于资料的整理、存储和查找。4.便于利用原则归档资料的整理和存储应便于员工查阅和利用，提高工作效率。二、归档资料的范围（一）行政管理类1.公司/组织的各类文件，包括上级文件、本级文件、下级文件等。2.公司/组织的规章制度、章程、办法等。3.会议文件、会议记录、纪要等。4.工作计划、总结、报告等。5.人事档案，包括员工简历、任免文件、考核记录、培训记录等。6.行政事务处理文件，如办公用品采购记录、车辆使用记录等。（二）财务类1.会计凭证、账簿、报表等。2.财务预算、决算文件。3.审计报告、审计资料等。4.税务文件，如纳税申报表、税务发票等。（三）业务类1.市场调研报告、市场分析资料等。2.销售合同、订单、客户资料等。3.采购合同、供应商资料等。4.生产计划、生产记录、产品资料等。5.质量检验报告、质量控制文件等。6.研发项目资料，包括项目计划、研究报告、实验数据等。（四）其他类1.荣誉证书、奖状、奖杯等。2.对外宣传资料，如公司简介、宣传册、广告资料等。3.与外部机构签订的合作协议、合同等。4.其他具有保存价值的资料。三、资料归档的要求（一）资料的收集1.各部门应指定专人负责资料的收集工作，确保资料的及时、完整收集。2.收集的资料应符合真实、准确、完整的要求，不得擅自修改、伪造资料。3.对于重要资料，应进行备份，防止资料丢失。（二）资料的整理1.收集的资料应按照本制度规定的分类方法进行整理，确保资料分类清晰、条理分明。2.资料应进行编号、编目，以便于查找和管理。编号应具有唯一性，编目应包括资料名称、编号、日期、来源等信息。3.对于纸张资料，应进行装订，确保资料整齐、牢固。对于电子资料，应进行分类存储，并建立相应的索引。（三）资料的归档1.整理好的资料应及时归档到档案室，归档时应填写《档案归档登记表》，注明资料名称、编号、日期、来源、归档人等信息。2.档案室应建立档案目录，对归档资料进行详细登记，便于查询和统计。3.归档资料应存放在专门的档案柜或存储设备中，按照类别、时间顺序等进行排列，确保存放有序。四、资料的保管（一）档案库房管理1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度、湿度应符合规定要求。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、除湿设备等，确保档案的安全保管。（二）档案存储设备管理1.档案存储设备应定期进行检查、维护，确保设备的正常运行。2.对于电子档案存储设备，应定期进行备份，防止数据丢失。3.档案存储设备应设置密码保护，限制无关人员的访问。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括公司/组织的重要文件、规章制度、财务档案等。3.长期保管的档案保管期限为[X]年，包括一般业务文件、人事档案等。4.短期保管的档案保管期限为[X]年，包括临时性文件、一般性事务文件等。5.档案保管期限届满后，应按照规定进行鉴定和销毁。五、资料的查阅和利用（一）查阅权限1.公司/组织内部员工因工作需要查阅档案资料的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。2.外部单位或个人因工作需要查阅档案资料的，应持单位介绍信或相关证明文件，经公司/组织主管领导批准后，到档案室查阅。3.涉及公司/组织机密的档案资料，查阅时应严格遵守保密规定，经公司/组织保密部门批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人应在档案室管理人员的陪同下查阅档案资料，不得擅自将档案资料带出档案室。2.查阅人应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、污损等。3.查阅人如需复印、摘抄档案资料的，应经档案室管理人员同意，并按照规定进行登记。（三）利用规定1.档案资料的利用应符合公司/组织的利益和规定，不得用于非法目的。2.利用档案资料时，应注明资料的来源和使用目的，确保资料的合法使用。3.对于涉及公司/组织机密的档案资料，利用后应及时归还档案室，并按照保密规定进行处理。六、资料的鉴定和销毁（一）鉴定组织公司/组织应成立档案鉴定工作小组，负责档案的鉴定工作。鉴定工作小组由档案室管理人员、相关部门负责人等组成。（二）鉴定标准1.档案鉴定应根据档案保管期限、重要性、现实利用价值等因素进行综合评估。2.对于保管期限届满且已失去保存价值的档案，应予以销毁。3.对于虽未达到保管期限，但已失去现实利用价值的档案，经鉴定工作小组批准后，可提前销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组应定期对档案进行鉴定，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司/组织主管领导批准后，由档案室管理人员负责组织销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。销毁后，监销人应在《档案销毁登记表》上签字确认。4.档案销毁过程中产生的相关记录，如销毁清单、监销记录等，应作为档案资料进行保存。七、档案管理人员职责（一）档案室管理人员职责1.负责档案室的日常管理工作，包括档案资料的收集、整理、归档、保管、查阅等。2.制定和完善档案管理制度，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.定期对档案资料进行检查、清点，确保档案资料的安全和完整。4.对档案管理人员进行培训和指导，提高档案管理工作水平。5.负责档案信息的统计、分析和上报工作。（二）各部门档案兼职管理人员职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和初步归档工作。2.按照规定的时间和要求，将本部门整理好的档案资料移交档案室。3.协助档案室管理人员做好档案资料的查阅和利用工作。4.负责本部门档案资料的安全保管，防止档案资料的丢失和损坏。八、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织应定期对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。2.监督检查内容包括档案资料的收集、整理、归档、保管、查阅、鉴定、销毁等环节。3.对于监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.公司/组织应建立档案管理工作考核评价机制，对档案管理人员和各部门档案兼职管理人员的工作进行考