幼儿园档案接收制度

PAGE幼儿园档案接收制度一、总则（一）目的为了加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本幼儿园各部门及全体教职工在档案接收工作中的行为规范。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映幼儿园各项工作的实际情况。2.完整性原则：确保档案材料的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.准确性原则：档案内容准确无误，数据真实可靠。4.规范性原则：档案整理、分类、编号等应符合相关标准和规范。5.保密性原则：对涉及幼儿园机密、个人隐私等档案信息严格保密。二、档案接收范围（一）行政管理类1.幼儿园工作计划、总结、报告等文件。2.行政会议记录、纪要。3.上级主管部门下发的各类文件、通知、指示等。4.幼儿园规章制度、岗位职责、考核办法等。5.教职工任免、调动、奖惩等人事文件。（二）教育教学类1.教学计划、教案、教学大纲等。2.课程安排、教学进度表。3.教师教学反思、教学经验总结。4.幼儿学习成果、作品、获奖情况等。5.教育科研课题申报、研究报告、成果鉴定等材料。（三）师资队伍建设类1.教师培训计划、培训记录、培训总结。2.教师业务档案，包括学历、职称、教学成果、荣誉证书等。3.教师参加各类教学竞赛、公开课、观摩课等活动的相关材料。（四）幼儿管理类1.幼儿入园、离园登记，幼儿基本信息档案。2.幼儿健康档案，包括体检报告、疫苗接种记录等。3.幼儿在园一日生活记录、活动照片、视频等。4.家园共育相关材料，如家长意见反馈、家长会记录等。（五）后勤管理类1.幼儿园设施设备采购、维修、保养记录。2.财务预算、决算报表，收支凭证等。3.食堂管理相关材料，如食品采购记录、食谱制定等。4.安全保卫工作记录，包括安全检查、事故处理等。三、档案接收流程（一）文件形成部门整理1.各部门在工作过程中形成的文件材料，由部门指定专人负责收集、整理。2.整理人员应按照档案分类标准，对文件进行分类、编号、装订，确保文件材料的齐全、完整和规范。（二）部门初审1.各部门整理好的档案材料，先由部门负责人进行初审。2.初审内容包括文件材料的完整性、准确性、规范性等，对不符合要求的文件材料应及时退回整理人员进行补充或修正。（三）档案移交1.经部门初审合格的档案材料，由部门整理人员填写《档案移交清单》，注明档案名称、数量、移交日期等信息。2.整理人员将档案材料连同《档案移交清单》一并移交至幼儿园档案室。（四）档案室接收1.档案室工作人员收到移交的档案材料后，应按照《档案移交清单》进行核对。2.核对无误后，在《档案移交清单》上签字确认，并将档案材料妥善存放于档案室。四、档案整理与分类（一）分类标准1.按照档案的来源、时间、内容等因素，将档案分为行政管理类、教育教学类、师资队伍建设类、幼儿管理类、后勤管理类等五大类。2.每大类下再根据具体内容进行细分，如行政管理类可分为工作计划、总结、人事文件等小类。（二）编号规则1.档案编号采用“年度类别流水号”的形式。2.年度：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。3.类别：用大写字母表示档案所属类别，如“A”表示行政管理类，“B”表示教育教学类等。4.流水号：用三位数字表示该类别档案的顺序号，如“001”。（三）装订要求1.档案材料应采用A4纸张规格。2.左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。3.对于纸张较大的文件，应进行折叠，使其大小与A4纸张一致。五、档案保管与保护（一）保管环境1.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案室应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案的安全。（二）档案存放1.档案应按照分类、编号顺序存放于档案柜中，便于查找和管理。每个档案柜应标明存放档案的类别和范围。2.对于电子档案，应存储于专用的服务器或存储设备中，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）档案清点与检查1.档案室工作人员应定期对档案进行清点，核对档案数量、编号等信息，确保档案的完整和准确。2.每年应对档案进行一次全面检查，检查档案的保管状况、有无损坏、霉变等情况，发现问题及时处理。（四）档案修复与补充1.对于破损、褪色、霉变等有问题的档案，应及时进行修复。修复工作应遵循档案修复的基本原则和方法，确保档案的原貌和信息安全。2.如发现档案材料有缺失，应及时查找补充，保证档案的完整性。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.幼儿园内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案室查阅。教师查阅教育教学类档案，用于教学研究、课程改进等工作；行政人员查阅行政管理类档案，用于工作决策、文件执行等；后勤人员查阅后勤管理类档案，用于设施设备管理、财务核算等。2.外部单位或个人查阅档案，需持有单位介绍信或相关证明材料，经幼儿园主管领导批准后，方可查阅。查阅内容应严格限定在与介绍信或证明材料相关的范围内。（二）查阅流程1.查阅人员填写《档案查阅申请表》后，提交至档案室。2.档案室工作人员根据查阅权限进行审核，审核通过后，为查阅人员提供相应的档案。3.查阅人员应在档案室指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘抄档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定进行登记。（三）利用登记1.档案室工作人员应对档案查阅和利用情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、利用方式等信息。2.登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。（四）归还要求1.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案室。档案室工作人员应认真核对档案数量和完整性，确认无误后在《档案查阅申请表》上签字注销。2.对于借阅的档案，借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案室提出申请并说明原因。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案室工作人员应严格遵守档案保密制度，对涉及幼儿园机密、个人隐私等档案信息予以保密，并不得向无关人员泄露。2.查阅档案时，如涉及保密内容，查阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播或泄露。3.对于电子档案，应采取加密存储、访问控制等技术手段，确保数据安全。（二）安全管理1.加强档案室的安全防范工作，配备必要的安全设施设备，如监控摄像头、门禁系统等。2.严格控制档案室的人员出入，非档案室工作人员未经允许不得进入档案室。3.定期对档案室的安全设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。4.如发生档案丢失、损坏、泄密等安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时向上级主管部门报告。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、发展眼光等原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.查阅档案内容，了解档案的形成背景、历史价值、现实作用等。2.参考国家有关档案保管期限的规定和标准。3.结合幼儿园的实际情况，综合判断档案的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经幼儿园主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧