行政许可档案抽查制度

PAGE行政许可档案抽查制度一、总则（一）目的为加强行政许可档案管理，规范行政许可行为，提高行政许可工作质量，确保行政许可档案的真实性、完整性和规范性，依据相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及行政许可事项的部门及工作人员在办理行政许可过程中形成的档案管理及抽查工作。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家法律法规和行业标准，确保行政许可档案抽查工作合法合规进行。2.客观公正原则以事实为依据，对行政许可档案进行客观、公正的检查和评价，不受任何单位和个人的干扰。3.全面覆盖原则对行政许可档案的各个环节、各类材料进行全面抽查，不留死角。4.及时整改原则对抽查中发现的问题，及时提出整改意见，明确整改责任人和整改期限，确保问题得到有效解决。二、行政许可档案的构成与要求（一）申请材料1.基本要求申请人提交的行政许可申请材料应真实、准确、完整，并符合法定形式。申请材料应包括申请书、证明文件、资质证书等相关材料。2.材料规范各类申请材料应按照规定的格式和内容要求填写或提供，签字、盖章等手续齐全。材料之间应相互印证，逻辑清晰。（二）受理环节材料1.受理通知书受理行政许可申请后，应向申请人出具受理通知书，明确受理日期、申请事项、受理编号等信息。2.补正材料通知书对申请材料不齐全或不符合法定形式的，应向申请人出具补正材料通知书，一次性告知需要补正的全部内容。（三）审查环节材料1.审查意见审查人员应对申请材料进行认真审查，提出明确的审查意见，包括同意许可、不同意许可或需要进一步核实的情况等，并签字确认。2.现场核查记录对于需要进行现场核查的行政许可事项，应制作现场核查记录，记录核查时间、地点、核查人员、核查内容及结果等信息，核查人员应签字。（四）决定环节材料1.行政许可决定书根据审查意见，作出行政许可决定，出具行政许可决定书，明确许可事项、许可内容、有效期等信息，并加盖单位公章。2.不予行政许可决定书对不予行政许可的申请，应出具不予行政许可决定书，说明不予许可的理由和依据，并告知申请人享有依法申请行政复议或者提起行政诉讼的权利。（五）送达环节材料1.送达回证行政许可决定书等文件送达申请人时，应填写送达回证，由受送达人签字确认。（六）其他材料1.听证材料涉及听证程序的行政许可事项，应包括听证申请书、听证通知书、听证笔录、听证报告等材料。2.变更、延续材料行政许可变更、延续申请的相关材料，如变更申请书、延续申请书、证明材料等。三、档案整理与归档（一）整理要求1.分类整理按照行政许可事项的类别、办理阶段等进行分类，将申请材料、受理材料、审查材料、决定材料、送达材料等分别整理。2.编号装订对每份档案材料进行编号，按照编号顺序依次装订成册，确保档案的整齐有序。3.目录编制编制档案目录，明确档案材料的名称、编号、日期等信息，便于查阅。（二）归档程序1.及时归档行政许可事项办理完毕后，承办人员应及时将相关档案材料整理归档，移交档案管理部门。2.档案交接档案管理部门接收档案时，应与承办人员进行交接，核对档案材料的数量、完整性等，并办理交接手续。四、档案抽查的组织与实施（一）抽查主体公司/组织设立专门的档案抽查小组，成员包括档案管理部门人员、业务部门负责人及相关专业人员。（二）抽查计划制定1.年度计划档案抽查小组应根据行政许可工作实际情况，制定年度档案抽查计划，明确抽查的范围、比例、时间安排等。2.季度调整每季度对抽查计划进行调整，根据工作重点和实际情况，合理确定当季抽查的行政许可档案清单。（三）抽查方式1.定期抽查按照抽查计划，定期对行政许可档案进行全面抽查。2.不定期抽查根据工作需要，不定期对特定行政许可事项的档案进行专项抽查。3.重点抽查对涉及重大利益、社会关注度高的行政许可档案进行重点抽查。（四）抽查内容1.档案完整性检查档案材料是否齐全，是否涵盖行政许可办理的各个环节。2.材料真实性核实申请材料、证明文件等是否真实有效，有无伪造、篡改等情况。3.程序合规性审查行政许可办理过程是否符合法定程序，各环节手续是否完备。4.档案整理规范性查看档案的分类、编号、装订、目录编制等是否符合要求。（五）抽查流程1.抽取档案按照抽查计划，从档案库中随机抽取待抽查的行政许可档案。2.实施检查抽查人员按照抽查内容，对抽取的档案进行详细检查，做好检查记录。3.问题记录对检查中发现的问题进行记录，包括问题描述、涉及档案编号、存在环节等。4.形成报告抽查结束后，抽查小组应撰写档案抽查报告，总结抽查情况，提出存在的问题及整改建议。五、抽查结果处理（一）问题反馈1.内部反馈档案抽查报告经审核后，及时向相关业务部门反馈抽查结果，指出存在的问题。2.整改通知对存在问题的部门，下达整改通知书，明确整改要求和期限。（二）整改落实1.制定方案相关业务部门针对反馈的问题，制定具体的整改方案，明确整改措施、责任人员和时间节点。2.组织整改按照整改方案组织实施整改，确保问题得到有效解决。整改过程中，及时向档案抽查小组汇报整改进展情况。（三）复查验收1.整改复查整改期限届满后，档案抽查小组对整改情况进行复查，检查整改措施是否落实到位，问题是否得到解决。2.验收报告复查结束后，形成复查验收报告，对整改情况进行评价。如整改未达到要求，应责令继续整改，直至符合规定。（四）结果运用1.绩效挂钩将行政许可档案抽查结果与相关部门和人员的绩效考核挂钩，对档案管理规范、抽查结果良好的部门和个人给予适当奖励；对存在严重问题的部门和个人进行相应处罚。2.工作改进针对抽查中发现的普遍性问题，分析原因，完善行政许可档案管理制度和工作流程，不断提高行政许可工作水平。六、档案管理与抽查的监督与责任追究（一）监督机制1.内部监督公司/组织内部建立健全监督机制，对行政许可档案管理和抽查工作进行全程监督，确保各项制度和规定得到有效执行。2.外部监督主动接受上级主管部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。（二）责任追究1.违规责任认定对于在行政许可档案管理和抽查工作中违反法律法规、本制度规定的单位和个人，进行责任认定。