集团职工档案管理制度

PAGE集团职工档案管理制度一、总则（一）目的为加强集团职工档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，维护职工合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司的全体职工档案管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：集团职工档案由集团人力资源部门集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则：职工档案内容必须真实、准确，如实反映职工的工作经历、政治面貌、业务能力等情况。3.保密安全原则：严格遵守国家有关档案保密规定，确保职工档案信息安全，防止档案信息泄露。4.便捷高效原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为职工提供便捷的档案服务。二、档案内容（一）履历材料1.职工个人履历表，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、学位、毕业院校、专业、参加工作时间、工作经历等。2.职工的任职文件、任免审批表、岗位变动记录等。（二）自传材料职工本人撰写的自传，反映个人成长经历、思想变化等情况。（三）鉴定、考核、考察材料1.职工年度考核登记表、绩效考核评价表等。2.职工晋升、职称评定、评先评优等的鉴定材料。3.对职工进行考察形成的考察材料，如干部考察报告等。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.职工的学历学位证书、学历认证报告等。2.参加各类培训的结业证书、培训记录等。3.专业技术职务任职资格评审表、专业技术职称证书等。（五）政审材料1.入党、入团志愿书，入党、入团申请书，转正申请书等。2.政治历史情况的审查材料，如审查结论、调查报告等。（六）党团材料1.党员登记表、党员组织关系介绍信等。2.团员登记表、团费收缴记录等。（七）奖励材料1.各级政府、部门、单位授予职工的荣誉称号证书、奖励决定等。2.集团内部表彰奖励的相关材料。（八）处分材料1.职工受到党纪、政纪处分的决定、调查报告等。2.解除处分的相关材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.职工工资变动审批表、工资条等。2.职工任免审批表、出国（境）审批表等。（十）其他可供组织参考的材料1.职工的健康体检报告、职业病诊断证明等。2.职工的社会信用记录、违纪违法记录等。三、档案收集与整理（一）收集1.人力资源部门负责定期收集职工档案材料，各部门应积极配合，及时将涉及职工的相关材料移交人力资源部门。2.职工个人应主动向人力资源部门提交与档案相关的材料，如学历学位证书、获奖证书等。（二）整理1.人力资源部门对收集到的档案材料进行分类整理，按照档案内容的类别进行排序，确保材料齐全、完整。2.对每份档案材料进行编号、编目，编制档案目录，便于查找和管理。3.对破损、褪色的档案材料进行修复或复制，确保档案的质量。四、档案保管（一）保管机构集团设立专门的职工档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施、温湿度调节设备等，确保档案安全保管。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐，定期进行通风、消毒，防止档案霉变、虫蛀。2.档案应分类存放，按照档案类别、职工姓名等顺序排列，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行检查和维护。（三）档案借阅1.因工作需要借阅职工档案的，应填写《职工档案借阅申请表》，经所在部门负责人和人力资源部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅档案应在规定的时间内归还，不得擅自转借、涂改、抽取、撤换档案材料。3.借阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得在档案上圈划、批注等。（四）档案查阅1.职工本人有权查阅自己的档案，但应提前向人力资源部门提出申请，经批准后，在指定地点查阅。2.其他人员查阅职工档案，应符合国家有关规定，并经人力资源部门负责人批准。查阅时，应严格遵守档案查阅纪律，不得泄露档案内容。五、档案转递（一）转递原因1.职工工作调动、离职、退休等原因，需要转递档案。2.档案管理机构发生变更，需要转递档案。（二）转递程序1.人力资源部门根据职工转递档案的原因，填写《职工档案转递通知单》，并密封档案。2.将档案通过机要交通或专人送取的方式转递给接收单位，并要求接收单位在《职工档案转递通知单》回执上签字盖章。3.对档案转递情况进行登记，建立档案转递台账，确保档案转递的准确性和可追溯性。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立集团职工档案信息管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索、统计分析等功能，提高档案管理的效率和水平。（二）信息录入与维护1.人力资源部门安排专人负责档案信息的录入工作，确保录入信息准确、完整。2.定期对档案信息进行更新和维护，及时录入新产生的档案材料，删除已失效的信息。（三）信息安全管理1.加强档案信息系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对档案信息系统进行备份，存储在安全可靠的存储设备上，并异地存放。3.制定档案信息安全应急预案，应对可能出现的信息安全事故。七、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉国家有关档案管理的法律法规和政策。2.档案管理人员应具有较强的责任心和保密意识，认真履行档案管理职责。（二）具体职责1.负责职工档案的收集、整理、保管、借阅、查阅、转递等日常管理工作。2.维护档案信息系统的正常运行，确保档案信息的安全和准确。3.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进建议，提高档案管理水平。4.保守档案机密，不得泄露档案内容，对违反档案管理规定的行为进行制止和纠正。八、监督与检查（一）监督检查主体集团人力资源部门负责对所属各单位的职工档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、借阅、查阅、转递等环节。2.档案内容的完整性、准确性和真实性。3.档案信息化管理情况，包括信息录入、维护、安全等方面。（三）问题处理对监督检查中发现的问题，人