美术馆档案室管理制度

PAGE美术馆档案室管理制度一、总则（一）目的为加强美术馆档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于美术馆全体员工及与美术馆档案管理相关的各类活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：美术馆档案实行集中统一管理，由档案室归口负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确地反映美术馆的各项工作和活动。3.完整性原则：全面收集、整理美术馆在各项工作中形成的各类档案，保证档案的完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不被泄露。5.高效利用原则：积极开发档案信息资源，为美术馆的各项工作提供及时、有效的服务。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置美术馆设立档案室，配备专职档案管理人员，负责档案管理工作。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定美术馆档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用美术馆的各类档案。3.对各部门的档案工作进行监督、指导和检查，确保档案工作规范有序开展。4.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.组织档案业务培训，提高档案管理人员和全体员工的档案意识和业务能力。6.参与美术馆重大活动的档案收集、整理和归档工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的完整和规范。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。4.定期对档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后进行相应处理。5.负责档案的查阅、借阅登记和统计工作，按照规定提供档案利用服务。6.积极参与档案信息化建设，录入和维护档案信息。7.协助各部门做好档案的整理和归档工作，提供业务指导。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.美术馆行政管理类档案，包括馆务会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.展览策划与实施类档案，包括展览立项报告、展览设计方案、展品清单、展览宣传资料等。3.藏品管理类档案，包括藏品征集文件、藏品鉴定报告、藏品登记卡片、藏品出入库记录等。4.教育推广类档案，包括教育活动计划、活动方案、活动照片、活动总结等。5.文化交流类档案，包括对外交流活动的邀请函、活动日程、交流成果等。6.其他类档案，如美术馆的荣誉证书、捐赠协议、工程建设档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地移交档案室。2.档案收集应遵循真实性、完整性和系统性原则，对收集到的档案进行认真核对，确保档案内容准确无误。3.对于重要活动和项目，应在活动结束或项目完成后及时收集相关档案，并进行整理归档。（三）整理方法1.档案整理应按照档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。2.采用年度保管期限机构（问题）的分类方法，对档案进行分类。3.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录，建立档案检索体系。4.按照档案的保管期限，将档案分为永久、长期和短期三类。永久档案是指反映美术馆主要职能活动和历史面貌，对美术馆有长远利用价值的档案；长期档案是指保存期限在16年至50年的档案；短期档案是指保存期限在15年以下的档案。四、档案的保管（一）保管场所档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。（二）保管要求1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放于档案柜中，并在档案柜上标明档案类别和编号。2.定期对档案进行检查和清点核对，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。4.做好档案保管环境的温湿度记录，根据温湿度变化情况采取相应的调控措施，使档案保管环境符合国家规定的标准。（三）电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。2.对电子档案进行分类、编号、著录，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。4.采取有效的安全防护措施，防止电子档案被篡改、丢失或损坏。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、保持历史联系的原则，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案进行综合分析，确定档案的价值。2.参考档案保管期限表，结合美术馆的实际情况，对档案进行鉴定。3.征求相关部门和人员的意见，确保鉴定结果的准确性和客观性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清单。2.档案销毁清单经美术馆领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，记录由监销人员签字确认。5.销毁后的档案销毁清单应留存档案室，作为档案鉴定和销毁工作的依据。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.美术馆内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容和查阅时间，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.查阅档案应在档案室指定地点进行，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。4.查阅机密档案，应经美术馆主管领导批准，并严格遵守保密规定。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间和归还时间，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅档案一般不得超过规定期限，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。七、档案统计与移交（一）档案统计1.档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应定期报送美术馆领导和相关部门，为档案管理决策提供依据。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（二）档案移交1.美术馆工作人员因工作调动、退休等原因离开原岗位时，应将本人保管的档案资料整理齐全，移交所在部门负责人，经审核无误后，再移交档案室。