财政所档案室管理制度

PAGE财政所档案室管理制度一、总则1.目的为加强财政所档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于财政所全体工作人员在档案收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范。3.依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》以及相关行业标准制定，确保档案管理工作依法依规进行。二、档案管理职责1.档案室工作人员职责负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案资料的完整性和准确性。严格执行档案保管制度，做好档案的存储、防火、防潮、防虫、防盗等工作，保障档案安全。按照规定的程序和要求，为档案利用者提供查阅、借阅等服务，并做好登记和跟踪管理。定期对档案进行清查盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题，并向上级报告。2.各业务部门职责负责本部门业务档案的收集、整理，并定期移交档案室。协助档案室做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关业务信息和资料支持。在档案利用过程中，按照规定办理借阅手续，确保档案及时归还。三、档案收集1.收集范围财政所各项工作中形成的具有保存价值的文件、报表、凭证、合同、协议、会议记录、工作计划与总结等资料。上级财政部门及相关部门下发的与财政工作有关的文件、政策法规、通知等。反映财政所历史沿革、机构设置、人员变动等方面的资料。2.收集要求各业务部门应在工作完成后及时将相关档案资料收集齐全，整理规范，定期移交档案室。收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁或丢失。对于重要的电子文件，应同时收集其元数据信息，并进行备份存储。四、档案整理1.分类原则根据财政所工作职能和档案内容，按照年度机构问题的分类方法进行整理。具体分为综合类、预算类、国库类、非税收入类、农业农村类、社会保障类、资产管理类、监督检查类等类别。2.整理方法按照分类方案，对收集到的档案进行区分，同一类别的档案按照时间顺序排列。对每份档案进行编号、编目，编制卷内目录、备考表等，确保档案检索信息准确、完整。对破损或褪色的档案进行修复、复制，保持档案的可读性。五、档案保管1.库房建设与设施配备档案室应具备专门的库房，库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、防盗窗等。档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。2.档案存储方式档案应按照分类顺序上架存放，不同类别的档案之间应保持一定的间隔。对电子档案应进行存储备份，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，并定期进行数据检查和维护。对于重要的纸质档案，可根据实际情况进行数字化处理，实现电子档案与纸质档案的同步管理。3.档案保管期限根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、定期（30年、10年）。具体保管期限划分按照国家相关规定执行，如涉及财政收支、重大项目建设等重要档案应列为永久保管。4.档案清查与盘点档案室应定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时记录并采取措施解决。清查盘点结果应形成报告，向上级领导汇报，并作为档案管理工作考核的依据。六、档案利用1.利用范围财政所内部工作人员因工作需要查阅档案。上级部门、相关单位因工作调研、审计等需要查阅档案。司法机关、纪检监察部门因办案需要查阅档案。2.利用程序查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案室。档案室工作人员根据申请内容，对档案进行查找、提取，并做好登记，记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。查阅档案应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘抄档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。查阅完毕后，档案利用者应及时将档案归还档案室，由档案室工作人员进行核对、清点，确保档案完整无损。3.借阅管理因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人、档案室负责人和分管领导签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁、丢失档案。借阅期满后，应按时归还档案。七、档案鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、保持文件之间的历史联系等原则。根据档案保管期限的规定，结合财政所工作实际，对已到保管期限的档案进行鉴定。2.鉴定组织与程序成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、业务骨干等组成。鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，填写《档案鉴定销毁审批表》。《档案鉴定销毁审批表》经分管领导审核、主要领导批准后，方可进行销毁。3.销毁方法与监督档案销毁应采用焚烧、粉碎等符合环保要求的方式进行，确保档案信息彻底消除。销毁过程应由档案鉴定工作小组指定专人负责监督，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案信息化管理1.信息化建设目标建立财政所档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。逐步实现档案信息资源的共享，为财政所各项工作提供有力的信息支持。2.数字化处理流程对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合相关标准要求，确保图像清晰可读。对扫描后的图像进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等操作，提高图像质量。将处理后的图像进行数据挂接，录入档案目录信息，建立电子档案数据库。3.信息系统管理档案管理信息系统应具备用户管理、权限管理、档案录入、查询检索、借阅管理、统计分析等功能模块。定期对信息系统进行维护和升级，确保系统安全稳定运行，数据准确无误。