不动产档案登记制度

PAGE不动产档案登记制度一、总则（一）目的为加强不动产档案管理，规范不动产登记行为，保障不动产交易安全，维护权利人合法权益，依据《中华人民共和国民法典》、《不动产登记暂行条例》及相关法律法规，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所涉及的不动产档案登记管理工作，包括土地、房屋、林地、海域等各类不动产的首次登记、变更登记、转移登记、注销登记等业务。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家法律法规和行业标准，确保不动产档案登记工作合法、合规、准确。2.真实准确原则如实记录不动产的权属状况、自然状况、权利限制等信息，保证档案资料真实可靠。3.安全保密原则妥善保管不动产档案，防止档案信息泄露，保障权利人隐私和合法权益。4.便民高效原则优化工作流程，提高服务质量，为权利人提供便捷、高效的登记服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善不动产档案管理制度、工作流程和操作规范。2.组织开展不动产档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.对不动产档案登记业务进行监督、检查和指导，确保登记工作质量。4.负责档案信息化建设，建立健全不动产档案信息管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。5.定期对不动产档案进行统计分析，为公司/组织决策提供数据支持。（二）登记业务部门职责1.负责不动产登记业务的受理、审核、登簿等工作，确保登记行为合法、准确、及时。2.按照档案管理要求，及时将不动产登记过程中形成的各类文件材料移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的整理、归档、查询等工作，提供必要的业务支持。（三）人员职责1.档案管理人员职责熟悉不动产档案管理业务，掌握档案管理相关法律法规和技术标准。负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案资料完整、规范。严格执行档案保管制度，做好档案的安全保管和维护工作，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理工作。定期对档案进行盘点和清查，及时发现和解决档案管理中存在的问题。2.登记工作人员职责严格遵守不动产登记操作规程，认真审核登记申请材料，确保登记信息真实、准确、完整。及时将登记过程中产生的各类文件材料进行整理、分类，移交档案管理部门。协助档案管理部门做好档案的查询、利用等工作，提供必要的业务解释和说明。三、档案收集与整理（一）收集范围1.不动产登记申请书、申请人身份证明材料、不动产权属来源证明材料、不动产权籍调查表、宗地图及房屋平面图等申请登记材料。2.不动产登记审核过程中形成的询问笔录、实地查看记录、内部审批文件等。3.不动产登记证书、证明及相关附图等。4.不动产变更、转移、注销等登记过程中产生的各类文件材料。5.其他与不动产登记有关的文件资料，如司法文书、行政决定书等。（二）收集要求1.登记业务部门应在办理不动产登记业务过程中，及时收集相关文件材料，并确保材料的真实性、完整性和合法性。2.对于申请人提交的申请材料，应按照规定进行核对和签收，注明收到日期和份数。3.登记审核过程中形成的各类文件材料，应由审核人员及时整理并移交档案管理部门。（三）整理方法1.按照不动产登记类型、时间顺序等进行分类，确保档案资料条理清晰、便于查找。2.对每份文件材料进行编号，编制档案目录，注明文件名称、日期、来源、保管期限等信息。3.对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。4.对于电子档案，应按照统一的格式和命名规则进行存储，建立电子档案索引，便于检索和利用。四、档案归档与保管（一）归档流程1.档案管理人员对收集整理好的档案进行检查和核对，确保档案资料符合归档要求。2.按照档案分类方案，将档案资料归入相应的档案类别和年度。3.在档案盒或档案柜上标明档案类别、年度、保管期限等信息，并将档案目录放置在档案盒内或档案柜显著位置。4.将归档后的档案资料移交档案库房进行保管。（二）保管期限1.不动产首次登记、变更登记、转移登记等档案的保管期限为永久。2.不动产注销登记、查封登记等档案的保管期限为30年。3.其他与不动产登记有关的临时性文件材料的保管期限为10年。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防磁等安全设施，确保档案安全。2.档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列存放，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色等档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。5.严格控制档案库房的温度、湿度，保持适宜的环境条件。五、档案利用与查询（一）利用范围1.本公司/组织内部工作人员因工作需要查阅不动产档案。2.司法机关、行政机关因办案需要查阅不动产档案。3.权利人因自身权益需要查阅本人不动产档案。（二）查询流程1.内部查询本公司/组织内部工作人员需查阅不动产档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅理由、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门对申请进行审核，符合查阅条件的，安排专人负责查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、归还日期等信息。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。2.外部查询司法机关、行政机关因办案需要查阅不动产档案的，应出具协助查询通知书、工作证等有效证明文件，提交档案管理部门。档案管理部门对查询申请进行审核，符合查询条件的，按照规定提供档案查阅服务，并做好查询记录。查询记录应包括查询机关名称、查询人姓名、查询内容、查询日期等信息。对于司法机关要求查封、扣押不动产档案的，应按照相关法律程序办理，并做好登记和跟踪管理工作。3.权利人查询权利人需查阅本人不动产档案的，应持有效身份证件到档案管理部门提出申请。档案管理部门对申请进行审核，核实权利人身份后，安排专人负责查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、归还日期等信息。权利人如需复印档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。（三）利用限制1.查阅不动产档案应遵守国家法律法规和本公司/组织的档案管理制度，不得擅自篡改、损毁、丢失档案资料。2.未经档案管理部门批准，不得将档案资料提供给无关人员查阅、复印或使用。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的不动产档案，应严格按照保密规定进行管理，不得泄露。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的不动产档案信息管理系统，实现档案信息的数字化采集、存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）系统功能模块1.档案录入模块负责将不动产档案纸质资料进行数字化录入，包括档案基本信息、文件内容、附图等，确保录入信息准确、完整。2.档案存储模块采用安全可靠的存储设备和存储方式，对数字化档案进行存储管理，确保档案数据的安全性和完整性。3.档案检索模块提供多种检索方式，如按档案类别、登记日期、权利人姓名等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。4.档案利用模块实现档案在线查阅、借阅、打印、复印等功能，满足不同用户的档案利用需求。同时，对档案利用情况进行记录和跟踪管理。5.系统管理模块负责对系统用户、权限、数据备份、系统维护等进行管理，确保系统的正常运行。（三）数据安全管理1.建立健全档案信息安全管理制度，明确信息安全责任，加强对系统用户的安全培训和教育。2.采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等安全防护措施，防止网络攻击和数据泄露。3.定期对档案信息系统进行安全检查和评估，及时发现和解决安全隐患。4.做好档案数据备份工作，备份数据应存储在不同的物理位置，并定期进行数据恢复测试，确保数据的可恢复性。七、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对不动产档案登记业务进行自查，检查档案收集、整理、归档、保管、利用等环节是否符合规定要求，发现问题及时整改。2.公司/组织内部审计部门定期对不动产档案管理工作进行审计，重点检查档案管理制度的执行情况、档案信息的真实性和安全性等，对发现的问题提出审计意见和建议。（二