档案工作一人一表制度

PAGE档案工作一人一表制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的准确性、完整性和安全性，提高档案利用效率，特制定本一人一表制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案工作中的相关活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项业务活动的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与公司相关的各类档案资料。3.准确性原则：档案信息应准确无误，避免错误记录和虚假信息。4.保密性原则：严格遵守国家法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理。5.便利性原则：确保档案的整理、存储和检索方便快捷，以满足公司日常工作和业务发展的需要。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、会议纪要、工作计划与总结等。2.人事档案：员工个人基本信息、入职离职手续、薪酬福利、培训记录、绩效考核等资料。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务档案：根据公司业务类型，进一步细分如销售合同、采购订单、项目文档、技术资料、客户信息等。5.其他档案：如公司荣誉证书、资质证明、对外宣传资料等。（二）编号规则1.采用层级编码方式，由大类代码、小类代码和顺序号组成。2.大类代码用一位大写字母表示，如“A”代表行政档案，“B”代表人事档案等。3.小类代码用两位数字表示，如“A01”表示公司设立文件，“B02”表示员工入职手续等。4.顺序号用三位数字表示，从“001”开始依次递增。5.例如，一份行政类的公司年度工作计划的档案编号为“A03001”。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保本部门产生的各类文件资料及时、完整地收集上来。2.对于外来文件，如政府部门发文、合作单位信函等，由相关业务部门负责收集，并及时移交档案管理部门。3.员工在工作过程中形成的个人业务档案，应在完成相关工作后一周内提交至所在部门档案收集责任人。（二）整理规范1.档案管理人员收到收集的档案后，应按照分类和编号规则进行整理。2.对每份档案进行逐页检查，确保文件齐全、完整，如有破损、缺失应及时补充或修复。3.去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等，采用A4纸规格的档案袋或文件夹进行装订，对于纸张过大或过小的文件，应进行折叠或粘贴处理，使其规格统一。4.在每份档案首页附上档案目录，注明文件名称、日期、页码等信息，以便于检索。四、一人一表制度实施细则（一）表格设计1.员工档案登记表：用于记录员工个人基本信息、工作经历、学历学位、技能证书等详细资料。基本信息部分包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌等。工作经历按照时间顺序填写工作单位、职位、工作内容等。学历学位填写最高学历及获得学位的院校和专业。技能证书记录各类专业技能证书名称、颁发机构、颁发时间等。2.档案借阅登记表：员工借阅档案时使用，记录借阅人姓名、部门、借阅档案编号、借阅日期、归还日期等信息。3.档案利用效果登记表：用于跟踪档案利用后的效果，如为解决某个业务问题提供了哪些关键信息，对公司决策产生了何种影响等。记录利用档案的业务事项描述。说明档案信息对业务处理的具体帮助。反馈利用档案后取得的实际成果，如业务指标提升、问题解决情况等。（二）填写要求1.员工档案登记表：由员工本人如实填写，如有虚假信息，一经查实，将按照公司相关规定严肃处理。填写完成后，经所在部门负责人审核签字后交档案管理部门存档。2.档案借阅登记表：借阅人在借阅档案时，必须详细填写各项信息，借阅日期精确到具体时分，归还日期如有逾期应注明逾期天数。档案归还时，档案管理人员应认真核对，确认无误后在登记表上签字。3.档案利用效果登记表：由利用档案的部门或个人在档案利用完成后一周内填写，要求内容详实、客观，能够准确反映档案利用的实际效果。（三）表格管理1.档案管理部门负责设计、印制和发放上述各类表格。2.定期对表格的使用情况进行检查，确保表格填写规范、完整，对于填写不规范的表格应及时要求相关人员重新填写。3.对各类表格进行分类存档，保存期限为[X]年，以便日后查阅和统计分析。五、档案存储与保管（一）存储方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。2.纸质档案按照分类和编号顺序存放在专用的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。3.电子档案存储在公司的服务器上，按照档案分类建立文件夹，文件夹命名与纸质档案编号一致，确保电子档案与纸质档案一一对应。同时，定期对电子档案进行备份，备份存储在外部存储设备上，并异地存放。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司核心机密、重要历史资料、法律纠纷相关档案等，如公司章程修正案、重大投资决策文件、长期合作协议等。2.定期保管：根据档案性质和重要程度确定保管期限，一般分为[X]年、[X]年、[X]年等。行政档案中的一般性文件保管期限为[X]年。人事档案中的员工入职离职手续等保管期限为[X]年。财务档案按照国家财务法规规定的保管期限执行。3.保管期限届满后，由档案管理部门提出鉴定意见，经公司分管领导批准后进行销毁或继续保存。（三）保管责任1.档案管理人员负责档案的日常保管工作，定期对档案进行检查，如发现档案有损坏、霉变等情况，应及时采取措施进行修复或处理。2.对档案存储环境进行监控，保持适宜的温度、湿度，防止档案因环境因素受损。3.严格执行档案借阅制度，确保档案在借阅过程中不丢失、不损坏。如因保管不善导致档案丢失或损坏，档案管理人员应承担相应责任。六、档案借阅与利用（一）借阅权限1.公司员工因工作需要可借阅本人或本部门相关档案，但涉及公司机密的档案必须经公司分管领导批准。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司档案的，必须持有单位介绍信，并经公司总经理批准，由档案管理部门指定专人陪同查阅，查阅范围严格限定在批准的内容之内。（二）借阅流程1.员工填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案编号、借阅原因、预计归还日期等信息。2.所在部门负责人审核签字，如涉及机密档案，还需公司分管领导签字批准。3.档案管理人员根据审批后的登记表提供档案，并在档案借阅期限届满前提醒借阅人归还档案。4.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，应及时查明原因并按照公司规定处理。（三）利用管理1.鼓励员工充分利用档案资源，为公司业务发展提供支持。利用档案后，应按照要求填写《档案利用效果登记表》。2.档案管理部门定期对档案利用情况进行统计分析，总结档案利用的规律和效果，为公司档案管理工作的优化提供依据。3.对于档案利用过程中发现的问题，如档案信息不完整、检索不便等，及时反馈给相关部门进行改进。七、档案安全与保密（一）安全措施1.档案存储场所应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案安全。2.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识，掌握基本的安全防范技能。3.定期对档案存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行，防止因设备故障导致档案损坏或丢失。（二）保密制度1.严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等机密档案进行严格保密管理。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.限制档案查阅权限，对机密档案实行专人专管，严禁无关人员接触。4.在档案利用过程中，不得擅自复制、传播机密档案内容，如需复制，必须经公司分管领导批准，并进行登记备案。八、监督与考核（一）监督机制1.公司设立档案管理监督小组，由公司办公室、人力资源部、财务部等相关部门人员组成，定期对档案工作进行检查和监督。2.监督小组检查档案收集、整理、存储、借阅等环节的工作情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.鼓励员工对档案工作中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）考核办法1.将档案工作纳入各部门绩效考核体系，考核内容包括档案收集的完整性、整理的规范性、存储的安全性、借阅的合规性以及利用效果等方面。2.档案管理部门定期对各部门档案工作进行评分，评分结果作为部门绩效考核的重要依据。