档案三合一工作制度

PAGE档案三合一工作制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，提高档案利用效率，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本档案三合一工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案的形成应真实反映公司各项工作活动的实际情况，保证档案内容的完整性，不得随意篡改、伪造档案。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用价值，为公司的生产经营、管理决策等提供有力支持。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度和业务规范，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管公司各部门及所属单位形成的各类档案，确保档案的齐全完整。3.对档案进行分类、编号、编目、上架等整理工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查找和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表，为公司档案管理决策提供依据。6.开展档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和网络化利用。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。8.积极提供档案利用服务，为公司内部各部门及外部单位查阅档案提供便利，做好档案查阅登记和利用效果反馈工作。（二）各部门职责1.负责本部门在工作活动中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的齐全完整，并按照规定时间移交综合档案室。2.明确一名档案兼职管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，指导和督促本部门员工做好文件材料的收集、整理和保管工作。3.配合综合档案室做好档案的鉴定、统计、利用等工作，及时提供有关档案利用的反馈信息。4.严格遵守公司档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转让、出借档案。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、合同、协议、报表、图纸、照片、音像等各种门类和载体的材料。2.上级主管部门下发的与公司有关的文件、指示、通知等。3.公司对外签订履行的各类合同、协议及其相关文件材料。4.公司内部的规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录、纪要等。5.公司的工程建设项目、科研项目、设备采购等活动中形成的文件材料，包括项目申报书、可行性研究报告、设计图纸、施工文件、验收报告等。6.公司员工的人事档案材料，包括员工履历表、任免文件、考核材料、工资福利材料、奖惩材料等。7.公司的财务档案材料，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作活动中形成的文件材料，确保文件材料的真实性、完整性和准确性。2.对于重要文件材料，应实行双套制归档，即同时保存纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。3.收集的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写材料。4.各部门应定期对收集的文件材料进行整理，按照档案分类方案进行分类，便于移交综合档案室。（三）整理方法1.分类按照公司档案分类方案，将档案分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案、实物档案等类别。文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类；科技档案按照项目专业阶段进行分类；人事档案按照员工类别进行分类；财务档案按照会计年度类别进行分类；声像档案按照载体形式时间内容进行分类；实物档案按照实物类别进行分类。2.编号对每一份档案或一组档案赋予唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、保管期限、顺序号等信息，便于档案的管理和检索。例如，文书档案编号格式为：年度保管期限流水号，如2023长期001；科技档案编号格式为：项目编号专业代码阶段代码流水号，如KY2023010101A001。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限、密级等项目，以便于查阅和统计。档案目录应打印成册，并建立电子目录数据库。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，破损的文件应进行修补或复制，保持档案的整齐美观。装订应采用线装或胶装方式，确保档案牢固不易散落。四、档案保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、温湿度计、防虫药品、消防器材等，并定期进行检查和维护，保证设施设备的正常运行。3.档案库房应划分不同的区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，各区域应布局合理，便于档案的管理和利用。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对于纸质档案，应采用密集架或档案柜存放，密集架应定期进行检查和维护，确保运行正常。3.对于电子档案，应进行备份存储，备份介质应采用磁带、光盘、硬盘等多种形式，并异地存放，防止数据丢失。电子档案应存储在专门的服务器或存储设备上，建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编号、著录等管理，实现电子档案的在线查阅和利用。4.对于声像档案和实物档案，应根据其特点进行妥善保管。声像档案应按照载体形式分类存放，实物档案应进行登记造册，专柜存放，并定期进行检查和盘点。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。如公司章程、公司发展规划、重要会议记录、重大合同协议、公司主要领导任免文件等。2.长期保管凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年。如公司年度工作计划、总结、一般性会议记录、一般合同协议、员工年度考核材料等。3.短期保管凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为10年。如公司临时性工作文件、一般性通知、短期培训材料等。（四）档案鉴定1.综合档案室应定期对档案进行鉴定，鉴定工作由档案管理人员和相关业务部门人员组成的鉴定小组负责进行。2.鉴定小组应根据档案的保管期限和价值，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对已失去保存价值的档案，应编制档案销毁清册，经公司分管领导批准后，按照规定程序进行销毁。档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.档案鉴定工作应形成记录，包括鉴定时间、鉴定人员、鉴定意见、销毁档案清单等，并存档备查。五、档案统计（一）统计内容及要求1.综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容应包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用卷次等，统计数据应准确、及时、完整。3.档案统计报表应按照国家有关规定和公司要求定期填报，并报送公司领导和上级主管部门。（二）统计方法1.档案管理人员应在日常工作中及时记录档案的各项变动情况，如档案的接收、移交、借阅、归还等，确保统计数据的准确性。2.定期对档案统计数据进行汇总和分析，形成档案统计报告，为公司档案管理决策提供依据。3.利用档案管理系统进行统计工作，提高统计工作的效率和准确性。档案管理系统应具备统计功能，能够自动生成各类档案统计报表，并对统计数据进行分析和查询。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案的，可向综合档案室提出申请，经批准后查阅。2.公司外部单位因工作需要查阅公司档案的，应按照国家有关规定和公司要求，办理查阅手续，经公司分管领导批准后查阅。3.涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案的查阅，应严格按照公司保密制度执行，限制查阅范围和查阅人员，并做好查阅记录。（二）利用方式1.查阅档案查阅应在综合档案室查阅区内进行，查阅人员应遵守档案查阅规定，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。如需复印档案，应经综合档案室同意，并按照规定进行登记。2.借阅因工作需要短期借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人签字、综合档案室审核、公司分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过15天，如需延期借阅，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自带出公司，按时归还档案。3.出具证明公司内部各部门及外部单位因工作需要，要求综合档案室出具档案证明的，综合档案室应根据档案内容，如实出具证明，并加盖公司档案专用章。（三）利用效果反馈1.综合档案室应建立档案利用效果反馈制度，及时了解档案利用情况，收集利用者对档案利用的意见和建议。2.利用者在档案利用结束后，应填写档案利用效果反馈表，对档案的内容、准确性、完整性、查阅利用的便利性等方面进行评价，并提出改进意见。3.综合档案室应根据利用者的反馈意见，及时对档案管理工作进行总结和改进，提高档案管理水平和服务质量。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、网络化管理和在线查阅利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，降低档案管理成本，为公司提供更加便捷、高效的档案服务。3.确保电子档案的安全可靠，防止电子档案信息的泄露、篡改和丢失。（二）建设内容1.档案数字化对公司现存的纸质档案进行数字化扫描，将扫描后的电子文件进行整理、存储，建立电子档案数据库。数字化扫描应保证图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.电子档案管理系统建设开发或选用适合公司档案管理需求的电子档案管理系统，实现档案的分类、编号、著录、存储、检索、利用等功能。电子档案管理系统应具备用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保电子档案的安全管理。3.档案信息化安全保障体系建设建立档案信息化安全保障体系，包括网络安全、数据安全、系统安全等方面的措施。设置防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，对电子档案数据进行加密存储和传输，定期进行数据备份和安全检查，防止电子档案信息的泄露和丢失。（三）实施步骤1.规划阶段制定档案信息化建设规划，明确建设目标、建设内容、实施步骤和保障措施等，报公司领导批准后实施。2.准备阶段成立档案信息化建设工作小组，负责档案信息化建设的组织协调工作。开展档案信息化建设需求调研，确定电子档案管理系统的功能需求和技术要求。进行档案数字化设备和软件的选型采购，做好人员培训等准备工作。3.实施阶段按照档案信息化建设规划和实施方案，组织开展档案数字化工作和电子档案管理系统建设工作。在实施过程中，应加强质