档案馆档案出馆制度

PAGE档案馆档案出馆制度一、总则（一）目的为了加强档案馆档案出馆管理，确保档案的安全与完整，保障档案的合理利用，根据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本档案馆各类档案的出馆管理工作，包括但不限于纸质档案、电子档案等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案出馆工作合法合规。2.安全保密原则：保障档案在出馆过程中的安全，防止档案信息泄露、丢失、损坏等情况发生。3.合理利用原则：在确保档案安全的前提下，促进档案的合理利用，满足公司/组织及社会各界的查阅需求。二、档案出馆申请（一）申请主体1.本公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案的，由部门负责人提出申请。2.外单位因工作需要查阅档案的，需按照规定程序提交申请。（二）申请内容1.申请查阅档案的部门或单位名称、联系人及联系方式。2.查阅档案的目的、范围及具体内容要求。3.查阅档案的时间安排。（三）申请流程1.本公司/组织内部申请：部门负责人填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅档案的相关信息，经本部门分管领导审批后，提交至档案馆。2.外单位申请：外单位需提前向档案馆提交书面申请函，说明查阅档案的目的、范围、时间等内容，并加盖单位公章。申请函经档案馆审核同意后，外单位填写《档案查阅申请表》，按照规定流程办理审批手续。三、档案出馆审批（一）审批主体1.本公司/组织内部查阅档案的申请，由档案馆负责人进行审批。2.外单位查阅档案的申请，根据查阅档案的密级和重要程度，分别由公司/组织相关领导进行审批。（二）审批标准1.申请查阅档案的目的是否正当、合理，与工作需要相关。2.查阅档案的范围是否明确、适度，不涉及无关内容。3.查阅档案的时间安排是否合理，是否会影响档案的正常管理和利用。4.外单位申请查阅档案的，是否符合国家有关规定和公司/组织的相关要求。（三）审批流程1.档案馆收到申请后，对申请内容进行初步审核，核实申请主体的资格和申请信息的完整性。2.将审核通过的申请提交至相应的审批领导，审批领导根据审批标准进行审批，并签署审批意见。3.档案馆根据审批意见，决定是否批准档案出馆申请。如批准申请，向申请人发出《档案查阅批准通知书》；如不批准申请，向申请人说明理由。四、档案出馆登记（一）登记内容1.查阅档案的申请人姓名、单位名称、联系方式。2.查阅档案的时间、地点。3.查阅档案的名称、数量、密级。4.档案出馆和归还的交接情况，包括交接时间、交接人等。（二）登记流程1.申请人在档案出馆前，到档案馆办理登记手续，填写《档案查阅登记表》。2.档案馆工作人员根据申请人填写的登记表内容，进行详细记录，并与申请人核对确认。3.登记完成后，档案馆工作人员为申请人开具档案出馆凭证，申请人凭凭证到档案库房提取档案。五、档案出馆查阅（一）查阅方式1.现场查阅：申请人可在档案馆指定的查阅场所进行现场查阅档案。2.复制查阅：对于确需复制的档案，申请人按照规定程序办理复制手续后，由档案馆工作人员进行复制，并加盖档案馆印章。（二）查阅要求1.申请人应当遵守档案馆的各项规章制度，爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、增减等。2.查阅档案时，应当保持查阅场所的安静和整洁，不得大声喧哗、吸烟等。3.如需复制档案，应当使用档案馆统一提供的设备和纸张，复制内容应当清晰、完整，并与原件一致。4.外单位查阅档案时，应当由档案馆工作人员陪同，不得擅自将档案带出查阅场所。（三）查阅监督1.档案馆工作人员应当对申请人的查阅行为进行监督，确保查阅过程符合规定要求。2.如发现申请人有违反查阅要求的行为，档案馆工作人员应当及时制止，并视情节轻重给予相应处理。六、档案出馆归还（一）归还时间1.申请人应当按照《档案查阅批准通知书》中规定的时间及时归还档案。2.如因特殊情况需要延长查阅时间的，申请人应当提前向档案馆提出申请，经批准后方可延长。（二）归还要求1.申请人归还档案时，应当确保档案的完整、整洁，无损坏、丢失等情况。2.档案馆工作人员对归还的档案进行认真核对，确认无误后办理归还手续，在《档案查阅登记表》上注明归还时间，并由双方签字确认。（三）逾期处理1.如申请人未按照规定时间归还档案，档案馆工作人员应当及时催还。2.对于逾期未归还档案的申请人，档案馆将按照规定收取逾期费用，并视情节轻重给予相应处理。如因逾期未归还档案造成档案丢失、损坏等后果的，申请人应当承担相应的法律责任。七、档案出馆安全保障（一）运输安全1.档案在出馆运输过程中，应当采取必要的安全防护措施，确保档案不受损坏。2.对于重要、珍贵档案的运输，应当安排专人负责护送，并使用专门的运输工具。（二）存储安全1.申请人如需临时存储档案，应当在档案馆指定的安全场所进行存储，并遵守档案馆的相关规定。2.档案馆应当定期对存储档案的场所进行检查，确保档案存储环境安全、卫生。（三）信息安全1.对于涉及国家秘密、商业秘密等敏感信息的档案，在出馆查阅过程中应当严格遵守保密规定，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.档案馆工作人员应当对档案查阅过程中的信息安全进行监督，如发现信息安全问题，应当及时采取措施进行处理，并报告相关领导。八、档案出馆特殊情况处理（一）档案损坏处理1.在档案出馆查阅过程中，如发现档案有损坏情况，申请人应当立即向档案馆工作人员报告。2.档案馆工作人员对损坏情况进行核实后，根据档案的重要程度和损坏程度，采取相应的修复措施或进行责任认定。（二）档案丢失处理1.如档案在出馆查阅过程中丢失，申请人应当立即向档案馆报告，并协助档案馆进行查找。2.档案馆对丢失档案的情况进行调查核实后，根据档案的密级和重要程度，采取相应的补救措施，并追究相关责任人的责任。（三）其他特殊情况处理对于档案出馆查阅过程中出现的其他特殊情况，如自然灾害、突发事件等，档案馆应当按照应急预案及时进行处理，确保档案的安全与完整。九、档案出馆统计与总结（一）统计内容1.每月对档案出馆查阅情况进行统计，包括查阅申请数量、查阅档案数量、查阅部门或单位等。2.每季度对档案出馆查阅情况进行分析总结，评估档案利用效果，发现存在的问题并提出改进措施。（二）统计报表1.档案馆工作人员应当按照规定格式填写档案出馆查阅统计报表，确保数据准确、完整。2.统计报表经档案馆负责人审核后，报送公司/组织相关领导及部门。（三）总结报告1.每季度末，档案馆应当撰写档案出馆查阅总结报告，对本季度档案出馆查阅工作进行全面总结。2.总结报告应当包括档案利用情况分析、存在问题及改进措施、下一步工作计划等内容，为公司/组