科普基地档案管理制度

PAGE科普基地档案管理制度一、总则（一）目的为加强科普基地档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在科普工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于科普基地内各部门及与科普基地相关的各类活动所形成的档案管理。（三）档案定义本制度所指档案是科普基地在开展科普活动、业务工作、行政管理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：科普基地档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映科普基地的各项活动和工作实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理科普基地在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查找、调阅和利用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置科普基地设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，建立健全科普基地档案管理制度。2.负责科普基地各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.对档案进行科学分类、编号、编目，编制检索工具，方便档案的查找和利用。4.负责档案库房的安全管理，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全与完整。5.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理，并向上级报告。6.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体员工的档案意识和档案管理水平。8.积极为科普基地的各项工作提供档案信息服务，根据需要及时提供档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.科普活动档案：包括科普展览、科普讲座、科普实验、科普竞赛等活动的策划方案、活动记录、宣传资料、图片、视频等。2.业务工作档案：如科普项目申报材料、项目实施过程中的文件、报告、总结、成果证明等。3.行政管理档案：包括科普基地的行政公文、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案、固定资产档案等。4.设备档案：科普基地的仪器设备采购合同、使用说明书、维修记录、报废处置文件等。5.声像档案：科普活动中的照片、录音、录像等资料。6.荣誉档案：科普基地获得各级各类荣誉的证书、奖牌、奖杯等相关资料。7.其他具有保存价值的档案。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案材料移交档案管理部门。2.档案收集应做到及时、完整、准确，确保档案材料不遗漏、不丢失。3.在收集档案过程中，应注意对档案材料的真实性、完整性进行审核，对不符合要求的档案材料应及时退回相关部门进行补充或修正。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、编目准确。（四）整理方法1.分类：根据档案的性质、内容和来源，将档案分为党群工作类、行政管理类、科普业务类、声像档案类、实物档案类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便快速查找和利用档案。4.装订：对纸质档案进行整理装订，确保档案的整齐美观和牢固耐用。四、档案的归档与保管期限（一）归档要求1.档案管理部门应定期对收集整理好的档案进行归档，确保档案及时入库保管。2.归档的档案应符合整理要求，做到分类准确、编号清晰、编目完整。3.档案管理人员应认真核对归档档案的数量、质量和完整性，对不符合要求的档案应及时与相关部门沟通解决。（二）保管期限划分1.永久保管：凡是反映科普基地主要职能活动和历史面貌的，对科普基地有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。保管期限为30年的档案：主要是在一定时期内对科普基地工作有查考利用价值的档案。保管期限为10年的档案：主要是在较短时期内对科普基地工作有参考价值的档案。（三）保管期限的确定档案保管期限的确定应根据档案的重要程度和历史价值，按照国家有关规定和科普基地的实际情况进行综合判定。具体判定标准如下：1.反映科普基地重大活动、重要决策、重点项目等方面的档案，应列为永久保管。2.涉及科普基地业务工作、行政管理等方面的一般性文件材料，可根据其重要程度和利用价值确定为30年或10年保管期限。3.临时性、阶段性的文件材料，可根据实际情况确定为10年保管期限或短期保管。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，确保档案的安全和有效利用。2.档案利用应优先满足科普基地内部工作需要，同时积极为社会公众提供服务。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料供其查阅。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员应遵守档案管理部门的相关规定。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案的复制件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制日期、复制人等信息。（三）利用手续1.查阅档案：利用者应持有效证件到档案管理部门填写查阅登记表，注明查阅档案的名称、日期、目的等信息。档案管理人员应根据查阅登记表提供相应的档案资料，并在查阅过程中进行监督。2.借阅档案：利用者应填写借阅申请表，详细说明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门负责人应根据档案的保管期限、利用需求等情况进行审批，批准后办理借阅手续。借阅人员应在借阅期限届满前归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。3.复制档案：利用者应填写复制申请表，注明复制档案的名称、数量、用途等信息，并经档案管理部门负责人批准后，方可进行复制。复制档案应使用档案管理部门指定的设备和材料，确保复制件与原件一致。（四）利用监督档案管理部门应加强对档案利用情况的监督检查，确保档案利用过程的规范、安全。如发现利用者有违反档案管理规定的行为，应及时制止并采取相应措施。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、价值和保管期限等因素，确定档案的存毁。2.综合分析法：结合科普基地的工作实际和发展需求，对档案进行综合分析，判断档案的利用价值和保存必要性。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行鉴定后，提出销毁意见，填写档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等内容。2.档案管理部门负责人对档案销毁清册进行审核，报科普基地负责人批准。3.经批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责监销。监销人员应认真核对档案销毁清册，确保销毁的档案与清册一致。销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立适应科普基地发展需要的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化档案采集1.对科普基地现有的纸质档案、声像档案等进行数字化扫描，确保档案内容的完整、清晰。扫描分辨率应符合国家有关标准要求，一般不低于[X]dpi。2.对数字化档案进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏、拼接等操作，提高图像质量。3.建立数字化档案目录数据库，录入档案的基本信息，包括编号、题名、日期、责任者、保管期限等，确保目录信息的准确、完整。（三）档案信息化管理系统建设1.选用功能完善、安全可靠的档案信息化管理系统，满足档案管理的各项业务需求。2.在档案信息化管理系统中建立档案分类体系、编号体系、编目体系等，实现档案的规范化管理。3.利用档案信息化管理系统实现档案的在线检索、借阅申请、审批、利用登记等功能，提高档案利用的效率和便捷性。4.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理，确保档案信息的安全。（四）数据备份与恢复1.定期对数字化档案数据进行备份，备份方式可采用磁带备份、光盘备份、硬盘备份等多种方式。备份数据应存储在安全可靠的地点，与原始数据分开存放。2.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据出现故障时能够及时恢复，保证档案工作的正常开展。八、档案管理人员职责与培训（一）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和科普基地的档案管理制度，做好档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定销毁和利用等工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.积极开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。4.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理，并向上级报告。5.为科普基地的各项工作提供档案信息服务，根据需要及时提供档案资料。6.保守档案机密，不得泄露档案内容。7.完成领导交办的其他档案管理工作任务。（二）档案管理人员培训1.定期