基建档案资料管理制度

PAGE基建档案资料管理制度一、总则（一）目的基建档案资料是工程项目建设全过程的真实记录，是项目竣工验收、交付使用、维护管理以及改扩建的重要依据。为加强基建档案资料管理，确保档案资料的完整、准确、系统和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有基建项目档案资料的管理，包括新建、改建、扩建等各类工程项目。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映工程项目建设的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖工程项目从立项到竣工验收全过程的各类文件资料，确保齐全完整。3.系统性原则：按照工程项目的内在联系和形成规律，进行科学分类、组卷，保持档案资料的系统性。4.规范性原则：档案资料的形成、收集、整理、归档等工作应符合国家和行业相关标准规范。5.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案资料，应严格保密，防止泄露。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善基建档案资料管理制度，并组织实施。2.指导、监督和检查各部门基建档案资料的收集、整理、归档工作。3.集中统一管理基建项目档案资料，建立档案数据库，实现档案资料的信息化管理。4.负责档案资料的借阅、查阅、利用等服务工作，确保档案资料的安全和有效利用。5.定期对基建档案资料进行鉴定、销毁，确保档案资料的质量。（二）项目建设部门职责1.负责本部门基建项目档案资料的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的完整、准确、及时。2.明确本部门档案资料管理人员，负责具体的档案管理工作，并接受档案管理部门的业务指导。3.在项目建设过程中，及时将形成的各类文件资料移交档案管理部门，办理交接手续。4.配合档案管理部门做好档案资料的整理、归档、鉴定、销毁等工作。（三）各参建单位职责1.按照合同要求，负责本单位承担的基建项目部分档案资料的收集、整理、归档工作，并向项目建设部门移交。2.确保所提供的档案资料符合国家和行业标准规范，真实、准确、完整。3.接受项目建设部门和档案管理部门的监督检查，及时整改存在的问题。三、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.项目立项文件，包括项目建议书、可行性研究报告、项目批复等。2.设计文件，包括初步设计、施工图设计等。3.施工文件，包括施工组织设计、施工技术交底、工程变更通知、施工日志、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。4.监理文件，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件，包括竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。6.其他与项目建设有关的文件资料，如会议纪要、来往信函、声像资料等。（二）收集要求1.各部门和参建单位应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和内在联系，保持文件资料之间的有机联系。2.按照工程项目的阶段、专业、类别等进行分类整理，便于查找和利用。3.同一卷内的文件资料应按照重要程度和时间顺序排列。（四）整理方法1.分类编号：按照国家和行业相关标准规范，结合本公司/组织实际情况，对基建档案资料进行分类编号。2.组卷装订：将同一类别的文件资料按照一定厚度组卷，采用线装或胶装等方式装订，确保整齐牢固。3.编目：编制卷内文件目录，包括文件题名、日期、文号、责任者等，置于卷首。同时编制案卷目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限等，作为档案资料的检索工具。四、档案资料的归档与移交（一）归档要求1.项目建设部门应在项目竣工后[X]个月内，完成档案资料的整理归档工作，并向档案管理部门移交。2.归档的档案资料应符合整理要求，手续齐全，装订整齐，编目规范。3.档案管理部门应对归档的档案资料进行审核，对不符合要求的，应退回项目建设部门重新整理。（二）移交程序1.项目建设部门填写档案资料移交清单，详细列出移交档案资料的名称、数量、卷号等信息。2.档案管理部门对移交清单进行审核，无误后双方签字确认。3.项目建设部门将档案资料移交给档案管理部门，档案管理部门按照规定进行接收和登记。五、档案资料的保管与保护（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定标准（温度控制在[X]℃[X]℃，湿度控制在[X]%[X]%）。（二）保管方式1.对纸质档案资料应分类存放于档案柜中，排列有序，便于查找。2.对电子档案资料应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，分别存放于不同地点，并定期进行数据维护和更新。3.对声像档案资料应根据其载体形式进行分类保管，确保其质量不受影响。（三）保护措施1.定期对档案资料进行检查，发现问题及时处理，确保档案资料的安全。2.对破损、褪色的档案资料应及时进行修复或复制，保证档案资料的完整性。3.严格遵守档案资料的借阅制度，防止档案资料丢失、损坏或泄密。六、档案资料的利用与借阅（一）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要查阅基建档案资料。2.外单位因工作需要查阅基建档案资料，须经公司/组织相关部门批准，并办理查阅手续。（二）借阅程序1.填写借阅申请表，注明借阅档案资料的名称、卷号、借阅目的、借阅期限等信息。2.部门负责人签字审批。3.档案管理部门根据审批意见，办理借阅手续，提供档案资料，并登记借阅人姓名、单位、借阅时间、归还时间等信息。（三）利用要求1.借阅人应妥善保管档案资料，不得擅自涂改、转借、复印、拍照等。2.如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。3.借阅人应在规定期限内归还档案资料，如需延期，应办理续借手续。4.档案管理部门应对档案资料的利用情况进行跟踪检查，确保档案资料的安全和完整。七、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家和行业相关规定，结合公司/组织实际情况，对基建档案资料进行定期鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、项目建设部门等相关人员组成，负责对基建档案资料进行鉴定。（三）鉴定内容1.档案资料的完整性、准确性、系统性。2.档案资料的保存价值，包括历史价值、现实利用价值等。3.档案资料的密级情况。（四）销毁程序1.档案鉴定小组根据鉴定结果，提出档案资料销毁清单，注明档案资料的名称、卷号、保管期限、销毁原因等信息。2.档案管理部门负责人审核销毁清单，报公司/组织