文件材料归档案制度

PAGE文件材料归档案制度一、总则（一）目的为加强公司文件材料的管理，确保文件材料的完整、准确、系统，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类文件材料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司文件材料的归档工作由专门的档案管理部门负责，实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：归档的文件材料必须真实反映公司各项工作的实际情况，内容准确无误。3.分类科学原则：按照文件材料的来源、时间、内容等因素进行科学分类，便于查找和利用。4.便于利用原则：归档的文件材料应便于公司内部各部门及员工查阅和使用，同时要符合国家有关档案利用的规定。二、文件材料的收集（一）收集范围1.公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件、报告、请示、批复、会议纪要、合同协议、统计报表、技术资料、图纸等。2.上级机关下发的与公司工作相关的文件、指示、通知等。3.公司与外部单位往来的文件、信函、传真、电子邮件等。4.公司内部各部门之间传递的文件、资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、签署齐全，如有破损或褪色应进行修复或复制。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储方式进行收集，并确保其可读性和完整性。（三）收集时间1.日常工作中形成的文件材料应及时收集，一般应在文件办理完毕后的[X]个工作日内送交档案管理部门。2.年度终了后，各部门应在次年[X]月[X]日前将上一年度形成的文件材料整理齐全后送交档案管理部门。三、文件材料的整理（一）分类标准1.按照文件材料的来源分为上级文件、本级文件、下级文件、外部文件等。2.按照文件材料的时间分为年度文件、季度文件、月度文件等。3.按照文件材料的内容分为行政管理类、业务管理类、财务管理类、人力资源管理类、技术管理类等。（二）整理方法1.对收集到的文件材料进行分类、编号，编制文件材料目录。2.按照分类标准对文件材料进行排列，同一类文件材料应按照时间顺序或重要程度排列。3.对文件材料进行装订，去除金属物，破损的文件材料应进行修复或裱糊。4.编制文件材料的页码，确保页码准确无误。（三）整理要求1.整理后的文件材料应分类清楚、排列有序、编号准确、装订整齐。2.对于电子文件，应按照规定的分类标准进行整理，并建立相应的电子目录。四、文件材料的归档（一）归档范围经过整理后的文件材料，符合归档要求的应及时归档。（二）归档时间1.年度文件材料应在次年[X]月[X]日前归档完毕。2.专项工作形成的文件材料应在工作结束后的[X]个工作日内归档。（三）归档程序1.档案管理部门对各部门送交的文件材料进行审核，审核无误后办理归档手续。2.将归档的文件材料装入档案盒或档案袋，并在档案盒或档案袋上注明档案名称、年度、保管期限等信息。3.将档案盒或档案袋存放在档案库房的相应位置，并建立档案检索目录。五、文件材料的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的期限分为[X]年、[X]年、[X]年三种。凡是在一定时期内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。（二）保管要求1.档案管理部门应配备专门的档案库房，确保档案库房的安全、整洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗等。2.对档案库房应定期进行检查和维护，发现问题及时处理。3.对档案应进行科学分类存放，便于查找和利用。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，定期进行检查和维护。六、文件材料的利用（一）利用范围公司内部各部门及员工因工作需要，可以查阅、借阅公司档案。（二）利用程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经部门负责人签字后提交档案管理部门。2.档案管理部门对《档案查阅申请表》进行审核，审核无误后安排查阅，并在档案查阅登记簿上记录查阅情况。3.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案管理部门。4.如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人签字后提交档案管理部门。5.档案管理部门对《档案借阅申请表》进行审核，审核无误后办理借阅手续，并在档案借阅登记簿上记录借阅情况。6.借阅档案应在规定的期限内归还，如需延期归还，应提前办理延期手续。7.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、复印、摘录、销毁档案。（三）利用要求1.查阅、借阅档案应遵守档案管理部门的规定，爱护档案，不得损坏档案。2.查阅、借阅档案应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。七、文件材料的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.鉴定工作应由档案管理部门会同有关部门组成鉴定小组进行，鉴定小组应根据档案的价值和保管期限，提出鉴定意见。（二）销毁1.对失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.销毁档案应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、年度、保管期限等信息，经部门负责人签字后提交档案管理部门。3.档案管理部门对《档案销毁申请表》进行审核，审核无误后安排销毁，并在档案销毁登记簿上记录销毁情况。4.销毁档案应采用焚烧、粉