档案制度管理流程图

PAGE档案制度管理流程图一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本档案制度管理流程图。本制度适用于公司各部门及全体员工。（二）适用范围本流程图涵盖公司在运营过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理，包括但不限于行政文件、财务档案、业务合同、技术资料、人事档案等。（三）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善档案管理制度，指导和监督各部门档案管理工作。集中管理公司各类档案，进行档案的收集、整理、归档、保管和利用。定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。2.各部门负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并指定专人负责档案管理。按照档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交至档案管理部门。配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。（四）档案管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：档案应涵盖公司运营的各个方面，确保无遗漏。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高工作效率。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的文件材料。2.公司各项会议记录、决议、纪要等。3.公司行政管理文件，包括通知、报告、请示、批复等。4.公司财务预算、决算、报表、审计报告等。5.公司业务合同、协议、订单等。6.公司技术研发资料，包括项目规划、设计图纸、实验报告等。7.公司人事档案，包括员工入职、离职、晋升、奖惩等资料。8.公司其他具有保存价值的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门形成的档案。2.档案收集应确保文件材料的齐全、完整，不得遗漏重要文件。3.对于电子文件，应同时收集其对应的纸质文件或进行备份，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成部门、时间、内容等进行分类。例如，可分为行政档案、财务档案、业务档案、技术档案、人事档案等大类，每大类再细分若干小类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于保存和查阅。三、档案的归档（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案移交至档案管理部门进行归档。2.对于一些重要的、紧急的档案，应及时移交归档，不得拖延。（二）归档流程1.各部门档案管理人员对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。2.填写档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、编号等信息。3.将档案及移交清单一并移交至档案管理部门。4.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，审核无误后办理签收手续，并将档案按照规定进行存放。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和管理。2.电子档案应进行备份存储，备份介质可采用光盘、硬盘等，备份地点应与档案库房分开。3.对于特殊载体档案，如照片、录音带、录像带等，应采取相应的保管措施，确保其质量和可读性。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案。短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案。2.各部门应根据档案的性质和重要程度，提出档案保管期限的建议，报档案管理部门审核确定。（四）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查和盘点内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.清查和盘点结果应形成报告，报公司领导审阅。五、档案的利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅申请人应获得公司保密委员会的批准，并在档案管理部门指定的地点查阅，查阅过程中不得摘抄、复印或传播档案内容。3.外部单位查阅公司档案，应提前向公司提出书面申请，经公司领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。（二）借阅流程1.公司内部人员借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。4.外部单位借阅公司档案，参照查阅流程执行，并按照公司规定签订保密协议。（三）档案复制1.公司内部人员因工作需要复制档案，应填写档案复制申请表，注明复制内容、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，到档案管理部门进行复制。2.档案管理部门应对复制情况进行登记，注明复制日期、复制内容、申请人等信息。3.涉及公司机密的档案，未经公司保密委员会批准，不得复制。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题的原则，准确判定档案的价值。2.鉴定工作应在档案管理部门的组织下，由相关部门人员共同参与进行。（二）鉴定内容1.档案的内容是否真实、完整、准确。2.档案是否反映公司主要职能活动和历史面貌。3.档案是否具有现实利用价值和历史研究价值。4.档案的保管期限是否合理。（三）销毁流程1.经过鉴定，确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清单，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清单报公司领导审批后，由档案管理部门会同相关部门人员进行销毁。3.销毁档案时