档案利用制度gov

PAGE档案利用制度gov一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案的利用管理，充分发挥档案的作用，保障档案的安全与完整，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有档案的利用管理工作，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等各类档案。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案利用工作合法合规。2.安全保密原则在档案利用过程中，始终将档案安全保密放在首位，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.服务为本原则以满足公司/组织各项工作需求为出发点，提供高效、便捷的档案利用服务。4.规范有序原则建立健全档案利用流程和操作规范，确保档案利用工作有序进行。二、档案利用的范围与方式（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅、借阅档案，以支持日常办公、项目开展、决策制定等工作。2.因审计、纪检、司法等工作需要，相关部门依法依规查阅档案。3.经公司/组织批准，外部单位因合作、调研等正当理由查阅档案。（二）利用方式1.查阅公司/组织内部人员可在档案管理部门指定的场所查阅档案。查阅时，档案管理人员应在场监督，确保查阅行为规范。2.借阅对于确需借出档案的情况，应严格履行借阅手续。借阅期限根据实际工作需要确定，到期应及时归还。借阅期间，借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失。3.复制根据利用需求，经档案管理部门批准，可对档案进行复制。复制方式包括复印、扫描、拍照等。复制件应与原件核对无误，并注明出处。三、档案利用的流程（一）内部查阅流程1.申请公司/组织内部人员如需查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，并提交所在部门负责人审批。2.审批部门负责人根据申请内容进行审核，签署意见后交档案管理部门。3.查阅档案管理部门根据审批意见，安排查阅场所，并提供相应的档案。查阅过程中，查阅人员应严格遵守档案管理规定，不得擅自摘抄、复制档案内容。4.登记查阅结束后，档案管理人员应对查阅情况进行登记，包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅档案名称等信息。（二）内部借阅流程1.申请借阅人填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、用途、借阅期限等，并提交所在部门负责人审核。2.审批部门负责人及档案管理部门负责人分别对借阅申请进行审批，重点审查借阅用途及期限的合理性。3.借阅审批通过后，借阅人到档案管理部门办理借阅手续，领取档案。档案管理人员应向借阅人明确告知档案保管要求和归还期限。4.归还借阅期满，借阅人应按时归还档案。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。（三）外部查阅流程1.申请外部单位因工作需要查阅档案，应提前向公司/组织提交书面申请，说明查阅目的、范围、时间等，并附上单位介绍信及查阅人员身份证明。2.审核公司/组织相关部门对外部单位的申请进行审核，审核通过后报公司/组织领导审批。3.查阅经批准后，档案管理部门安排专人陪同外部查阅人员在指定场所查阅档案。查阅过程中，严格限制查阅范围，不得让外部人员单独接触档案。4.登记外部查阅结束后进行详细登记，记录查阅单位、人员、时间、查阅档案内容等信息。（四）档案复制流程1.申请需复制档案的人员填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、用途、复制份数等，并经所在部门负责人审批。2.审批档案管理部门负责人对复制申请进行审核，重点审查复制用途的必要性。审核通过后，报公司/组织分管领导批准。3.复制经批准后，档案管理人员按照规定的复制方式进行复制操作。复制过程中，严格控制复制范围，确保复制内容准确无误。4.核对与盖章复制完成后，档案管理人员将复制件与原件进行核对，无误后加盖档案管理部门印章，并注明复制日期。四、档案利用的安全与保密措施（一）安全管理1.档案管理场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施，确保档案存放环境安全。2.定期对档案管理场所进行安全检查，及时发现并消除安全隐患。3.在档案利用过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应立即采取措施进行补救，并及时报告相关部门。（二）保密管理1.对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格保密。2.档案管理人员应与利用人员签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。3.在档案利用场所，应设置专门的保密区域，限制无关人员进入。4.利用人员不得擅自传播、泄露档案中涉及的保密信息。五、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织内部设立档案利用监督小组，由档案管理部门负责人及相关部门代表组成，负责对档案利用工作进行日常监督。2.监督小组定期对档案利用情况进行检查，重点检查档案利用流程是否规范、安全保密措施是否落实等。（二）违规处理1.对于违反本制度规定的档案利用行为，如擅自扩大查阅范围、转借档案、泄露保密信息等，视情节轻重给予批评教育、警告直至纪律处分。2.因违规行为给公司/组织造成损失的，应依法追究相关人员的赔偿责任。构成犯罪的，移交司法机关依法处理。六、档案利用的信息化管理（一）档案信息系统建设1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.档案信息系统应具备权限管理、安全审计、数据备份等功能，确保档案信息的安全与稳定。（二）电子档案利用1.鼓励公司/组织内部人员通过档案信息系统查阅、利用电子档案。2.电子档案利用应遵循与纸质档案相同的利用流程和安全保密规定。3.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失