服务用房档案管理制度

PAGE服务用房档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司服务用房档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与服务用房相关的档案管理工作，包括服务用房的规划、建设、使用、维护等过程中形成的各类文件、资料、图表等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对服务用房档案进行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映服务用房的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则全面收集服务用房各个环节形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则对涉及公司机密和敏感信息的服务用房档案，严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善服务用房档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理服务用房档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁。6.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。7.参与服务用房项目的验收工作，对档案的完整性进行审核。（二）各部门职责1.负责本部门在服务用房相关工作中形成档案的收集、整理和移交工作，并确保档案的真实性和完整性。2.按照档案管理部门的要求，及时将本部门的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管等。3.做好档案的查阅、借阅登记工作，及时为利用者提供档案服务。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。6.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.服务用房规划阶段的文件，包括规划设计方案、可行性研究报告、项目立项批复等。2.建设阶段的文件，如工程招投标文件、施工合同、施工图纸、工程变更记录、工程竣工验收报告等。3.使用阶段的文件，包括房屋租赁合同、使用记录、维修记录、安全检查记录等。4.维护阶段的文件，如维修计划、维修合同、维修记录、设备维护保养记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，符合档案管理的要求。3.对于重要的档案资料，应进行备份，防止丢失。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类，确定档案的类别。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查阅。3.对档案进行装订，去除金属物，保持档案的整齐美观。4.编制档案目录，目录应包括档案的编号、名称、日期、来源等信息，方便检索。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.规划类：包括服务用房的规划设计文件、项目立项文件等。2.建设类：涵盖工程建设过程中的各类文件，如招投标文件、施工合同、施工图纸等。3.使用类：主要是房屋使用过程中的相关文件，如租赁合同、使用记录等。4.维护类：涉及服务用房的维护保养文件，如维修计划、维修记录等。（二）编号规则1.采用数字与字母相结合的方式进行编号。2.编号分为四段，第一段为档案类别代码，用大写字母表示，如“G”表示规划类，“J”表示建设类，“S”表示使用类，“W”表示维护类。3.第二段为年份代码，用四位数字表示，如“2023”表示2023年形成的档案。4.第三段为流水号，用三位数字表示，从001开始依次编号。5.第四段为版本号，用大写字母表示，如“A”表示初稿，“B”表示修订稿等。例如：“G2023001A”表示2023年形成的规划类档案中的第1份初稿。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。（二）保管方式1.采用密集架存放档案，便于档案的管理和查阅。2.对档案进行分类上架，按照编号顺序排列，便于查找。3.建立档案存放位置索引，标明档案的存放位置，方便快速定位。（三）保护措施1.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如档案发霉、虫蛀等情况。2.对重要的档案进行备份，采用电子存储或异地存储等方式，防止档案丢失。3.加强档案库房的安全管理，安装监控设备、防盗报警装置等，确保档案的安全。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅服务用房档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密和敏感信息的档案，查阅人员需经公司主管领导审批，并在档案管理部门指定地点查阅，不得复印或带出档案库房。3.外部单位查阅服务用房档案，需持有单位介绍信，经公司主管领导审批后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅流程1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案名称、查阅目的、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供档案，并做好查阅登记工作，记录查阅人员姓名、单位、查阅时间、查阅档案名称等信息。4.查阅人员应在档案管理部门指定地点查阅档案，不得擅自涂改、损坏、抽取档案。5.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在查阅登记本上签字确认。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得用于与工作无关的目的。2.如需复印档案，需经档案管理部门负责人审批，并按照规定收取复印费用。3.档案利用过程中，如发现档案存在问题或疑问，应及时向档案管理部门反馈。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，确定档案的保管期限。2.对已超过保管期限的档案，进行鉴定，判断是否仍具有保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清查，列出超过保管期限的档案清单。2.档案鉴定小组对清单中的档案进行逐一鉴定，根据档案的价值和用途，确定是否销毁。3.对拟销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。4.《档案销毁清册》经公司主管领导