小学档案室收集制度

PAGE小学档案室收集制度一、总则（一）目的为了加强小学档案室的管理，确保学校档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、管理等各项工作中的作用，特制定本收集制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各班级及全体教职工在工作活动中形成的各类档案资料的收集。（三）基本原则1.集中统一原则学校档案实行集中统一管理，由档案室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、科学化。2.完整准确原则各部门、各岗位应按照本制度要求，全面、准确地收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料，保证档案的完整性和准确性。3.及时有效原则档案收集工作应及时、有效，确保档案资料在形成后能够及时归档，避免档案资料的散失和损坏。二、收集范围（一）党群工作类1.学校党组织的工作计划、总结、报告、决议、会议记录等文件材料。2.党员名册、入党申请书、入党志愿书、转正申请书、党课教材等党员管理材料。3.学校工会、共青团、少先队等群众组织的工作计划、总结、活动记录等文件材料。（二）行政管理类1.学校行政会议记录、校长办公会纪要、行政工作计划、总结、报告等文件材料。2.学校制定的各项规章制度、办法、细则等文件材料。3.学校机构设置、人员编制、干部任免、教职工考核、奖惩等文件材料。4.学校对外联络、交流合作、协议合同等文件材料。5.学校安全管理、综合治理、卫生保健等工作的文件材料。（三）教育教学类1.学校教育教学工作计划、总结、报告、教学改革方案等文件材料。2.各学科教学大纲、教学计划、教案、教学课件、试卷、成绩册等教学文件材料。3.学生学籍档案，包括学生入学登记表、学籍卡片、成绩报告单、毕业生登记表等。4.学校开展的各类教研活动记录、教学成果、论文发表等文件材料。5.学校组织的各类竞赛、文体活动的文件材料，如竞赛通知、规则、获奖名单等。（四）教师业务类1.教师个人教学工作计划、总结、教学反思等文件材料。2.教师参加培训、进修、学术交流等活动的记录、证书等文件材料。3.教师的教学业务档案，包括公开课教案、听课记录、评课意见等。4.教师的师德师风建设材料，如师德承诺书、师德考核记录等。（五）学生管理类1.学生德育工作计划、总结、报告等文件材料。2.学生思想品德评定、奖惩记录、综合素质评价等文件材料。3.学生社团活动记录、社会实践活动材料等。4.学生心理健康教育档案，包括心理咨询记录、心理测试报告等。（六）后勤管理类1.学校财务预算、决算、财务报表、审计报告等文件材料。2.学校物资采购计划、合同、验收单等文件材料。3.学校固定资产登记、清查、报废等文件材料。4.学校校园建设、维修改造等项目的文件材料，如项目立项报告、设计图纸、施工记录等。三、收集要求（一）文件材料的质量要求1.归档的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。2.电子文件应采用通用格式存储，确保能够正常读取，并按照相关规定进行备份。（二）文件材料的整理要求1.各部门应按照档案分类方案对收集到的文件材料进行初步整理，区分不同类别和保管期限。2.同一类别的文件材料应按照时间顺序或重要程度进行排列，保持文件之间的有机联系。（三）文件材料的移交要求1.各部门应定期将整理好的文件材料移交至档案室，移交时间为每年[具体时间]。2.移交时应填写档案移交清单，清单一式两份，双方签字确认后各执一份。3.档案室应对移交的档案进行认真核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。四、收集程序（一）部门收集1.各部门应指定专人负责档案收集工作，明确岗位职责和工作要求。2.收集人员应及时关注本部门工作动态，主动收集各类文件材料，并按照要求进行整理。3.对于重要文件材料，收集人员应及时进行备份，并妥善保管。（二）定期检查1.档案室应定期对各部门档案收集情况进行检查，检查内容包括文件材料的完整性、准确性、整理情况等。2.对于检查中发现的问题，档案室应及时向相关部门反馈，并提出整改意见。（三）集中移交1.每年[具体时间]，各部门应将整理好的档案材料移交至档案室。2.移交时，移交人员应将档案材料按照档案移交清单逐一核对，确保档案数量准确、内容完整。3.档案室接收人员应认真核对档案移交清单，并对移交的档案进行登记。五、特殊情况处理（一）零散文件的收集对于日常工作中产生的零散文件，如临时性通知、便签等，各部门收集人员应及时收集，并定期移交至档案室。档案室可根据实际情况，将这些零散文件进行集中整理，按照相关规定进行归档。（二）重大活动档案的收集对于学校组织的重大活动，如校庆、运动会、文艺汇演等，相关部门应在活动结束后及时收集活动过程中形成的各类文件材料，包括活动方案、通知、节目单、照片、视频等，并进行整理归档。档案室应提前介入，指导相关部门做好档案收集工作。（三）档案遗失或损坏的处理如发现档案遗失或损坏，相关部门应及时报告档案室，并采取措施进行查找或补救。对于因不可抗力等原因造成档案遗失或损坏的，应及时向上级主管部门报告，并按照相关规定进行处理。六、监督与考核（一）监督机制1.学校成立档案工作监督小组，负责对档案收集制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组应定期对各部门档案收集工作进行检查，检查结果应及时向学校领导汇报。（二）考核办法1.将档案收集工作纳入各部门年度考核内容，对档案收集工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。2.对于档案收集工作不力，导致档案资料散失、损坏或未按时移交档案的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、责令整改或相