市人大档案管理制度

PAGE市人大档案管理制度一、总则（一）目的为加强市人大档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在市人大各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合市人大工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市人大机关各部门及所属事业单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。市人大档案工作实行集中统一领导，由办公室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则。档案应如实反映市人大各项工作的历史过程和实际情况，保证档案内容的真实性和完整性。3.方便利用原则。档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率，为市人大工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立市人大档案管理领导小组，由市人大常委会秘书长担任组长，办公室主任担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责研究决定档案管理工作中的重大事项，协调解决档案管理工作中的问题。（二）办公室档案管理部门办公室设立档案管理科，配备专职档案管理人员，负责具体的档案管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善市人大档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案日常管理工作。3.负责档案的保管、保护，确保档案的安全和完整。4.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅利用。5.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理。7.对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查。8.参与档案的鉴定、销毁等工作。（三）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。兼职档案员应接受办公室档案管理部门的业务指导和培训，按照档案管理要求做好本部门的档案工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围市人大档案的收集范围包括：1.市人大常委会会议、主任会议、党组会议等各类会议文件材料。2.市人大及其常委会制定的地方性法规、决议、决定、审议意见等文件材料。3.市人大及其常委会开展的视察、调研、执法检查等工作形成的文件材料。4.市人大机关各部门的工作计划、总结、报告、请示、批复等文件材料。5.市人大机关与上级机关、下级机关、其他单位的往来文件材料。6.市人大机关工作人员在工作中形成的具有保存价值的文件材料。7.市人大机关获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。8.其他需要归档的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件材料收集齐全，按照档案管理要求进行整理，定期移交办公室档案管理部门。2.对于重要会议、重大活动等形成的文件材料，应在活动结束后及时收集整理，确保档案完整。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和保存，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类标准市人大档案按照年度机构问题分类法进行分类。即先按年度分开，再按机构（部门）分类，最后按问题分类。2.整理步骤收集齐全的文件材料应进行分类、排序，去除重复、无用的文件。对每份文件进行编号、编目，填写文件题名、日期、文号、责任者等信息。将文件材料按照分类顺序进行装订，采用左侧装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、文号、责任者、保管期限等内容。四、档案的保管（一）保管场所办公室应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）档案装具档案应使用符合标准的档案柜、档案盒等装具进行存放。档案柜应排列整齐，便于通风和查阅。档案盒应按照档案分类顺序编号，标明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案主要包括：市人大及其常委会制定的地方性法规、决议、决定、审议意见等重要文件；市人大及其常委会开展的重大活动、重要工作形成的具有历史价值和重要意义的文件材料；市人大机关的重要人事任免文件等。2.长期保管的档案主要包括：市人大及其常委会开展的一般性视察、调研、执法检查等工作形成的文件材料；市人大机关各部门的年度工作计划、总结、报告等文件材料；市人大机关与上级机关、下级机关、其他单位的往来文件材料等。保管期限为30年。3.短期保管的档案主要包括：市人大机关各部门临时性工作形成的文件材料；一般性的会议文件、简报等。保管期限为10年。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.对电子档案应定期进行备份，确保电子档案的安全。4.档案库房应保持清洁卫生，温湿度应控制在适宜的范围内。温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。五、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循依法、依规、合理、安全的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为市人大工作和社会各界提供优质、高效的服务。（二）利用范围1.市人大机关工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、下级机关、其他单位因工作需要查阅与市人大相关的档案。3.公民、法人和其他组织因特殊情况需要查阅市人大档案，经批准后可以查阅。（三）利用手续1.市人大机关工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、内容等，经所在部门负责人签字同意后，到办公室档案管理部门查阅。2.上级机关、下级机关、其他单位查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、内容等，经办公室主任签字同意后，到办公室档案管理部门查阅。3.公民、法人和其他组织查阅档案，应提交有效身份证件，说明查阅目的、内容等，经办公室主任批准后，到办公室档案管理部门查阅。查阅重要档案应经市人大常委会秘书长批准。（四）利用方式1.档案管理人员应根据查阅人员的需求，提供档案原件或复印件。查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。2.如需对档案进行摘抄、复制，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。摘抄、复制的内容应与档案原件一致，不得擅自更改。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理人员。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立市人大档案鉴定小组，由办公室主任担任组长，档案管理部门负责人及相关业务人员为成员。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定应根据档案的保管期限、重要程度、历史价值等因素进行综合判断。对已失去保存价值的档案，应及时进行销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出拟销毁档案清单。2.鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，根据鉴定标准提出存毁意见。3.对确定销毁的档案，应填写《档案销毁审批表》，经办公室主任审核，市人大常委会秘书长批准后进行销毁。（四）销毁方式档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，一般采用焚烧或粉碎等方式。销毁过程应由档案管理部门派人监销，确保档案彻底销毁。销毁后，应在《档案销毁审批表》上注明销毁日期、方式等，并由监销人员签字。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标推进市人大档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对市人大重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和管理。2.档案管理系统建设开发或选用适合市人大档案管理的软件系统，实现档案的收集、整理、编目、检索、利用、统计等业务流程的信息化管理。3.网络平台建设建立市人大档案信息网络平台，可以通过内部局域网或互联网实现档案信息的共享和远程查阅。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理技能，确保电子档案的安全和正常运行。2.电子档案应与