乡村档案管理制度

PAGE乡村档案管理制度一、总则（一）目的为加强乡村档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在乡村经济社会发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡村内各部门、各单位以及涉及乡村事务的各类活动中形成的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：乡村档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映乡村各项工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，维护档案的保密性。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以乡村主要领导为组长，各相关部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹协调乡村档案管理工作，制定档案管理工作规划和政策，解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员。负责乡村档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等具体工作。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉乡村各项工作流程。（三）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的整理、鉴定、统计等工作，提供档案利用所需的相关信息。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级党委、政府及各部门下发的与本乡村相关的文件、指示、通知等。2.本乡村制定的各类政策文件、规章制度、工作计划、总结报告等。3.乡村各类会议记录、纪要、决议等。4.乡村经济发展、农业生产、农村建设等方面的资料，如统计报表、项目申报材料、工程图纸等。5.涉及村民权益、社会保障、民政事务等方面的文件材料。6.乡村文化、教育、卫生、体育等社会事业发展过程中形成的档案。7.乡村各类活动的照片、录像、音频等资料。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。3.对于重要文件材料，应收集其原件及相关的附件、底稿等。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、经济发展类、农业农村类、社会事务类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，并录入电子档案管理系统。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得对文件内容进行裁剪或损坏。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。库房内配备温湿度调节设备，保持适宜的温湿度环境。（二）保管方式1.纸质档案：按照分类、编号顺序排列上架存放，并定期进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.电子档案：采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并建立电子档案目录数据库，便于查询和利用。电子档案应定期进行数据维护和备份，防止数据丢失。3.特殊载体档案：如照片、录像、音频等，应按照相关规定进行整理和保管，确保其质量和可读性。（三）档案保管期限根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期。1.永久保管的档案：反映乡村重大历史事件、重要决策、核心业务等具有长远查考利用价值的档案。2.长期保管的档案：在较长时间内对乡村工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年。3.短期保管的档案：在较短时间内对乡村工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年以下。（四）档案鉴定定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，根据档案的实际价值，确定档案的存毁。对失去保存价值的档案，应编制销毁清册，经批准后予以销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案信息的彻底销毁。五、档案的统计与利用（一）统计工作建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。档案管理人员应定期填写档案统计报表，及时准确地反映档案管理工作的基本情况。统计数据应真实可靠，为档案管理决策提供依据。（二）利用工作1.利用原则：档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为乡村各项工作和村民提供优质高效的服务。2.利用方式：查阅：设立档案查阅室，为利用者提供档案查阅服务。利用者查阅档案时，应填写查阅登记表，经档案管理部门负责人批准后，在查阅室内进行查阅。借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁档案。复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。3.利用登记：对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称及数量等信息。利用登记应长期保存，以便于统计分析和档案管理工作的总结评估。六、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现乡村档案管理的信息化，提高档案管理的效率和水平，实现档案信息资源的共享和利用。（二）信息化管理系统建立档案信息化管理系统，涵盖档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等各个环节。通过信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索查询、在线利用等功能，提高档案管理的自动化程度。（三）数据录入与维护及时将档案信息录入信息化管理系统，确保数据的准确、完整。定期对系统数据进行维护和更新，保证数据的时效性和安全性。同时，加强对档案信息化管理系统的安全防护，防止数据泄露和系统故障。七、档案管理监督与考核（一）监督检查档案管理领导小组定期对档案管理工作进行监督检查，重点检查档案管理制度的执行情况、档案的收集整理质量、档案保管安全措施等方面。对发现的问题，及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）考核评价建立档案管理工作考核评价机制，将档案管理工作纳入乡村各部门的绩效考核体系。考核内容包括档案管理制度执行