工程项目部合同管理制度

工程项目部合同管理制度一、总则为加强工程项目部合同管理，规范合同签订、履行、变更与解除等行为，维护项目部的合法权益，根据国家相关法律法规以及公司的有关规定，结合项目部实际情况，特制定本制度。本制度适用于工程项目部所有与外部单位或个人签订的各类合同，包括但不限于工程承包合同、物资采购合同、劳务分包合同、设备租赁合同等。合同管理应遵循依法合规、平等互利、协商一致、诚实信用的原则，确保合同的签订和履行符合法律要求和项目部的利益。项目部设立合同管理小组，由项目经理担任组长，项目技术负责人、商务经理、法务专员（如有）等相关人员为成员。负责合同的审核、监督、协调等工作。商务部门是合同管理的主要职能部门，负责合同的起草、评审、签订、备案、履行跟踪等具体工作；各相关部门按职责分工配合合同管理工作，提供必要的专业支持和意见。二、合同签订前的准备（一）项目市场调研与分析在确定拟签订合同的项目之前，项目部需组织相关人员对项目市场进行调研与分析。掌握市场行情、价格走势、行业动态等信息，了解同类项目的成本、利润水平，为合同谈判和签订提供数据支持和决策依据。例如，对于物资采购合同，应调研不同供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等情况，综合评估后选择合适的供应商。（二）合作方资信调查对拟合作方的主体资格、资信状况等进行严格审查。要求合作方提供营业执照、资质证书、税务登记证等相关证照，核实其经营状况、信誉记录、履约能力等。可以通过官方网站、行业协会、金融机构等渠道获取合作方的信息，必要时可进行实地考察。未经资信调查或资信状况不良的合作方，不得与其签订合同。对于重大合同，还应要求合作方提供担保，担保方式包括保证、抵押、质押等，以降低合同风险。（三）合同文本的准备商务部门应根据项目特点和实际需求，起草合同文本。合同文本应使用国家或行业标准的合同示范文本，如确需自行拟定，应确保合同条款完整、明确、合法，避免出现歧义或漏洞。合同条款应包括但不限于当事人的名称或姓名、住所、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等内容。对于专业性较强的合同条款，应邀请相关专业人员进行审核和把关。（四）合同评审合同文本起草完成后，商务部门应组织相关部门进行合同评审。评审内容包括合同的合法性、可行性、风险性、条款的完整性和准确性等。各部门应根据自身职责提出评审意见，对于存在问题的条款应及时进行修改和完善。评审通过后，形成合同评审报告，作为合同签订的依据。三、合同的签订（一）授权代表的确定项目部必须明确合同签订的授权代表。项目经理为项目部的法定授权代表，负责签订与项目相关的各类合同。如因特殊情况需委托他人签订合同，应出具书面授权委托书，明确授权范围、期限等内容。被授权人必须在授权范围内签订合同，否则所签订的合同无效，由此产生的法律责任由被授权人承担。（二）合同签订的程序经评审通过的合同文本，由商务部门提交项目经理审核签字。项目经理审核同意后，与合作方进行合同谈判，就合同条款达成一致意见。合同谈判过程中，应做好记录，对双方达成的重要共识和修改意见进行整理和确认。谈判结束后，双方在合同文本上签字盖章。合同签订应采用书面形式，合同文本应至少一式四份，项目部留存两份，合作方留存两份。合同签订后，商务部门应及时将合同副本分发至各相关部门。（三）合同的备案商务部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同原件及相关附件报送公司合同管理部门备案。备案内容包括合同文本、合同评审报告、授权委托书、合作方资信证明等资料。同时，项目部应建立合同管理台账，对合同的基本信息、签订时间、履行情况等进行详细记录，便于查询和管理。四、合同的履行（一）履行计划的制定合同签订后，商务部门应组织相关部门根据合同约定制定合同履行计划。明确各部门的职责和工作任务，确定合同履行的关键节点和时间要求。对于工程承包合同，应制定工程进度计划、质量控制计划、安全管理计划等；对于物资采购合同，应制定采购计划、交货计划、验收计划等。履行计划应经项目经理审核批准后执行。（二）合同履行的监督与检查各部门应按照合同履行计划认真履行合同义务，同时对合作方的履行情况进行监督和检查。定期对合同履行情况进行评估，及时发现问题并采取措施解决。商务部门应建立合同履行跟踪台账，记录合同履行过程中的各项情况，包括进度、质量、付款、验收等。对于合同履行过程中出现的重大问题，应及时向项目经理报告，并组织相关部门进行研究和处理。（三）合同变更与解除在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、设计变更等原因需要变更或解除合同的，应按照合同约定的程序进行。首先由提出变更或解除合同的一方以书面形式通知对方，并说明理由和要求。双方应就变更或解除合同的相关事宜进行协商，达成一致意见后签订书面协议。变更或解除合同的协议应明确变更或解除的内容、生效时间、违约责任等条款。未经对方同意，擅自变更或解除合同的，应承担相应的法律责任。（四）合同纠纷的处理如在合同履行过程中发生纠纷，应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以根据合同约定的争议解决方式，选择仲裁或诉讼途径解决。在处理合同纠纷时，应及时收集和整理相关证据，包括合同文本、履行记录、往来函件、会议纪要等。同时，应积极配合公司法务部门的工作，提供必要的支持和协助。五、合同的结算与归档（一）合同结算合同履行完毕后，商务部门应及时与合作方进行结算。根据合同约定的结算方式和时间，提交结算报告和相关资料，经合作方审核确认后办理结算手续。对于工程承包合同，应按照工程进度进行中间结算和竣工结算；对于物资采购合同，应在物资验收合格后办理结算。结算完成后，应及时清理往来账目，确保账款相符。（二）合同归档合同履行完毕且结算完成后，商务部门应在[X]个工作日内将合同原件及相关资料进行整理归档。归档资料包括合同文本、合同评审报告、授权委托书、合作方资信证明、履行记录、结算报告、纠纷处理文件等。合同档案应按照项目名称、合同类型、签订时间等进行分类整理，建立索引目录，便于查询和管理。合同档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理规定执行。六、考核与奖惩（一）考核机制项目部建立合同管理考核机制，对各部门和相关人员的合同管理工作进行考核评价。考核内容包括合同签订的规范性、合同履行的情况、合同风险的防范、合同档案的管理等方面。考核周期为每半年一次，考核结果作为部门和个人绩效考核的重要依据。（二）奖励措施对于在合同管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升机会等。具体奖励标准和办法由项目部根据实际情况制定。（三）惩罚措施对于违反合同管理制度的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、经济处罚、行政处分等。对于因工作失误或故意违规给项目部造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。七、附则本制度自发布之日起施行，如有与国家法律法规和公司规定相抵触的，以国家法律法规和公司规定为准。本制度由项目部商务部门负责解释和修订。在制度执行过程中，如发现问题或有改进建议，各部门和相关人员应及时向商务部门反馈，以便对制度进行完善和优化。项目部应定期对合同管理制度的执行情况进行检查和评估，不断提高合同管理水平，确保项目部的合法权益得到有效保障。同时，随着市场环境的变化和项目管理的需要，项目部应及时调整和完善合同管理制度，以适应新形势下的合同管理要求。加强与公司其他部门的沟通与协作，形成合同管理的合力，共同推动项目部的健康发展。鼓励全体员工积极参与合同管理工作，提高合同管理意识和风险防范能力，为项目部的稳