2026年交通设备公司通讯费用核算管理制度

2026年交通设备公司通讯费用核算管理制度一、总则（一）目的为规范公司通讯费用核算管理工作，建立标准化、精细化的费用核算体系，精准管控通讯成本，保障通讯费用支出合规、透明、高效，结合交通设备行业岗位特点（如外勤、项目现场、内勤等岗位通讯需求差异），依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《费用报销管理办法》等相关法律法规及公司财务管理制度，特制定本制度。本制度明确通讯费用核算的组织职责、核算范围、标准规范、核算流程、监督考核及档案管理要求，构建“核算-审核-管控-复盘”的闭环管理体系，提升费用核算质效，合理控制运营成本，保障公司财务资产安全。（二）适用范围本制度适用于公司所有通讯费用核算相关活动，涵盖通讯费用的预算编制、支出核算、报销审核、账务处理、数据统计等全流程，包括员工个人通讯补贴、公司公用通讯设备费用、办公通讯服务费用等各类通讯相关支出。适用范围覆盖公司全厂区各部门，重点包括财务部门、行政部门、销售部门、项目部门、生产部门等通讯费用支出核心部门。适用对象包括公司全体员工（含管理人员、外勤人员、内勤人员、项目人员等），覆盖所有涉及通讯费用支出及核算的岗位，确保核算管理全员覆盖、无死角。（三）核心原则合规核算原则：严格遵循法律法规及公司财务制度，规范通讯费用核算流程，确保费用支出真实、凭证合规、账务处理准确，杜绝违规核算。精准管控原则：按岗位差异化制定通讯费用标准，精准核算各项支出，严控超标准、无依据费用支出，提升费用使用效率。透明公开原则：通讯费用核算流程、标准、结果公开透明，接受各部门监督，确保核算工作公平公正。权责明晰原则：明确各部门、各岗位通讯费用核算职责，做到“谁支出、谁申报，谁审核、谁担责”，确保责任落实到人。预算导向原则：以年度通讯费用预算为管控依据，核算工作围绕预算执行开展，确保费用支出不超预算，实现成本精准管控。二、核算组织与职责（一）核算管理组织组建公司成立通讯费用核算管理小组（以下简称“核算小组”），实行组长负责制。组长由公司财务负责人担任，副组长由行政部门负责人、人力资源部门负责人兼任，成员包括财务专员、核算专员、行政专员、各部门主管及法务专员。核算小组负责统筹通讯费用核算全流程管理，审批费用核算标准、监督核算流程执行、审核核算结果、协调核算争议、优化核算体系，定期召开费用核算复盘会议，解决核算过程中的重点难点问题，确保核算管理工作有序推进。（二）各部门核心职责财务部门：牵头落实本制度，负责通讯费用的核心核算工作；制定费用核算流程、规范账务处理标准；审核通讯费用报销凭证的真实性、合规性；编制通讯费用核算报表、跟踪预算执行情况；负责核算档案管理与复盘总结；对接税务部门，确保费用核算符合税务合规要求。行政部门：负责通讯费用的统筹管理，梳理各岗位通讯需求，制定差异化费用标准；对接通讯运营商，办理公用通讯设备（电话、对讲机等）开户、缴费、注销等业务；收集公用通讯费用账单，核对费用明细；监督员工个人通讯补贴发放情况，配合财务部门开展核算工作。各业务部门：负责本部门通讯费用的日常管控，组织员工按标准申报通讯费用；审核本部门员工报销凭证的真实性、关联性，确保费用支出与工作相关；配合财务部门开展费用核算核查，反馈本部门通讯费用使用情况及优化建议。人力资源部门：配合行政部门制定员工通讯补贴标准，结合岗位类型（外勤/内勤）、岗位职责调整补贴标准；提供员工岗位信息，协助财务部门核算补贴发放金额；将通讯费用合规情况纳入员工绩效考核辅助指标。全体员工：严格遵守本制度及通讯费用标准，如实申报个人通讯费用，提供真实合规的报销凭证；配合部门及财务部门开展费用核算核查，说明费用支出明细；杜绝虚假申报、超标准报销等违规行为。三、通讯费用核算范围与标准（一）核算核心范围员工个人通讯补贴：指公司为保障员工工作通讯需求，按岗位标准发放的个人手机话费、流量费补贴，包括固定补贴及超额报销两部分（超额部分需提供工作相关通讯凭证）。公用通讯设备费用：指公司公用通讯设备产生的费用，如办公固定电话费、对讲机服务费、车载通讯设备费、监控通讯服务费等。办公通讯服务费用：指公司为开展办公活动支付的通讯服务费用，如企业宽带费、办公通讯软件服务费（视频会议、协同办公通讯工具等）、网络专线费等。特殊通讯费用：指因项目需求、应急工作产生的临时通讯费用，如项目现场临时通讯设备租赁费、应急通讯服务费等，需单独申报核算。（二）差异化核算标准核算小组结合岗位通讯需求，制定差异化通讯费用核算标准，标准根据岗位类型动态调整，调整需经核算小组审批通过后执行：员工个人通讯补贴标准：外勤岗位（销售、项目现场、售后等）每月补贴限额高于内勤岗位，核心管理岗位、技术岗位补贴限额按职责权重适当提高；内勤岗位实行固定补贴，外勤岗位可在固定补贴基础上，凭工作相关通讯明细报销超额部分（超额报销每月不超过限定金额）。公用通讯设备费用标准：办公固定电话按部门核定装机数量及每月话费限额，超额部分需说明原因并经部门负责人审批；对讲机、车载通讯设备等按设备数量及运营商套餐标准核算，禁止办理无关增值业务。办公通讯服务费用标准：宽带费、网络专线费按公司办公需求及运营商合作套餐核算；办公通讯软件服务费按订阅人数、服务期限及合作协议标准核算，确保费用支出与服务内容匹配。特殊通讯费用标准：临时产生的特殊通讯费用，按实际支出核算，但需提供项目审批文件、应急工作说明及合规凭证，单次支出超过限定金额的，需经核算小组组长审批。（三）费用核算排除范围以下费用不纳入通讯费用核算范围，不予报销：员工个人通讯设备购置费用、个人增值通讯服务费用（如娱乐套餐、会员费等）、与工作无关的通讯支出、无合规凭证的费用、超标准且无正当理由的支出、虚假凭证对应的费用等。四、通讯费用核算核心流程（一）预算编制与执行核算行政部门结合上年度通讯费用支出数据、各部门岗位数量及通讯需求，编制年度通讯费用预算，明确各部门、各费用类型的预算额度，经核算小组审核、公司总经理审批后执行。财务部门每月跟踪预算执行情况，核算各部门通讯费用支出占比，对接近或超出预算额度的部门进行预警，提醒其控制费用支出；季度末编制预算执行核算报告，分析预算与实际支出差异，提出预算优化建议，报核算小组备案。（二）费用支出核算流程个人通讯费用核算：员工每月按要求整理个人通讯账单（需包含通话/流量明细），填写《通讯费用报销单》，注明费用期间、岗位类型、补贴金额、超额金额及支出明细，提交至部门负责人审核。部门负责人审核费用真实性、关联性后，提交至财务部门。财务部门核查报销凭证合规性、费用标准符合性，核算应报销金额，确认无误后纳入当月账务处理，同步登记《个人通讯费用核算台账》。公用通讯费用核算：行政部门每月收集公用通讯设备及服务的费用账单，核对账单明细与设备/服务使用情况，填写《公用通讯费用核算表》，提交至财务部门。财务部门审核账单真实性、合同匹配性，按核算标准核算费用金额，纳入对应部门费用账务处理，登记《公用通讯费用核算台账》，确保费用归属准确。特殊通讯费用核算：临时产生的特殊通讯费用，由支出部门提交《特殊通讯费用申报单》，附带项目审批文件、费用凭证、支出说明等资料，经部门负责人审核、核算小组审批后，提交至财务部门。财务部门按实际支出核算费用，单独登记台账，跟踪费用使用效果，纳入年度费用复盘范围。（三）账务处理与报表编制财务部门按企业会计准则及公司财务制度，对通讯费用进行账务处理，将个人通讯补贴计入“应付职工薪酬-职工福利”或“管理费用-通讯费”，公用通讯费用按部门归属计入对应成本费用科目（管理费用、销售费用、项目成本等）。每月末编制《通讯费用月度核算报表》，列明各部门、各费用类型的支出金额、预算执行情况、超支/节约明细等信息；季度末、年末编制季度及年度核算报表，分析费用支出趋势，提出成本管控优化建议，报核算小组及公司管理层参考。（四）报销审核与异常处理财务部门在费用核算过程中，发现报销凭证虚假、费用超标准、支出与工作无关等异常情况，立即退回报销申请，要求相关部门或员工补充说明、更正凭证；对无法补充合规资料或存在违规嫌疑的，不予核算报销，并上报核算小组。对连续3个月出现通讯费用超标准的部门或个人，财务部门联合行政部门核查原因，提出管控建议，必要时调整费用标准或约谈相关责任人。五、监督考核与奖惩（一）核算监督检查核算小组建立常态化通讯费用核算监督机制，每月开展一次费用核算专项检查，重点核查报销凭证真实性、核算流程合规性、费用标准执行情况；每季度开展一次预算执行与核算准确性核查，排查虚假核算、超标准报销等违规行为，形成检查报告，明确整改责任人及期限，跟踪整改落实效果，形成“检查-整改-复核”的闭环管理。对检查中发现的核算漏洞，及时优化核算流程与标准。（二）考核指标与奖惩措施通讯费用核算管理工作纳入公司年度绩效考核，核心考核指标包括：费用核算准确率100%、报销凭证合规率100%、预算执行达标率≥95%、超标准费用发生率≤3%、违规核算事件发生率为0。考核结果与部门及个人绩效、奖励直接挂钩。奖励措施：年度核算管理考核优秀的部门，给予部门专项奖励，部门主管优先参与年度评优；对严格遵守费用标准、如实申报核算、提出合理化成本管控建议并被采纳的个人，给予现金奖励或荣誉表彰；对连续半年无超标准报销、核算零违规的员工，给予通讯补贴上浮奖励。处罚措施：对未按规定申报通讯费用、提供虚假凭证的员工，给予通报批评、扣减当月绩效工资，追回违规报销金额；对审核把关不严、导致违规核算的部门负责人，扣除季度绩效工资，追究审核责任；对因违规核算引发财务风险或公司损失的，解除相关责任人劳动合同，情节严重的依法追究民事责任；构成犯罪的，移交司法机关处理。六、核算档案管理财务部门负责建立通讯费用核算档案，实行分类归档管理，归档内容包括：通讯费用预算文件、核算标准文件、报销凭证（账单、发票等）、核算台账、账务处理凭证、核算报表、监督检查报告、复盘总结等资料。档案需分类存放、规范编号，纸质档案存放于专用档案柜，做好防潮、防火、保密措施；电子档案采用加密存储，至少双备份，防止数据丢失。档案保存期限不低于5年，其中涉及特殊通讯费用、违规核算处理的档案保存期限不低于10年，确保核算全程可追溯，为后续核查、审计提供依据。七、制度的修订与完善本制度根据国家相关法律法规、行业规范及公司生产经营调整（如新增岗位类型、通讯服务升级、预算标准调