员工租车协议书报销流程

员工租车协议书报销流程1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX企业租赁服务（北京）有限公司，

地址：北京市朝阳区光华路1号XX大厦15层1501室，

法定代表人/负责人：张明，

联系方式

甲方是一家专业提供车辆租赁及配套报销服务的综合性企业，致力于为企业客户提供高效、合规、便捷的租车解决方案。凭借丰富的行业经验、完善的车辆管理体系和专业的服务团队，甲方在市场上享有良好声誉。甲方通过与乙方建立战略合作关系，旨在满足企业客户的临时用车需求，并提供相应的费用报销服务，以降低企业客户的运营成本和管理负担。

甲方在日常经营活动中，经常需要临时使用车辆进行商务接待、项目考察、员工通勤等业务活动。为提高运营效率，降低管理成本，甲方决定与乙方建立长期合作关系，通过乙方的车辆租赁服务满足临时用车需求，并利用乙方的报销流程服务，简化费用审批手续，实现资金的高效流转。

在合作过程中，甲方将根据实际业务需求，提前向乙方提交租车申请，明确用车时间、车型、数量等具体要求。乙方将根据甲方的需求，提供符合标准的车辆，并确保车辆的良好状态和安全性能。同时，甲方将按照约定的报销流程，及时提交租车费用报销申请，乙方将协助甲方完成报销手续，确保费用及时到账。

甲方选择乙方作为车辆租赁及报销服务的合作伙伴，主要基于以下优势：

1.**丰富的车辆资源**：乙方拥有多种类型的车辆，包括轿车、SUV、商务车等，能够满足甲方多样化的用车需求。

2.**专业的服务团队**：乙方配备专业的客服团队，能够提供24小时服务，确保甲方在用车过程中遇到问题能够得到及时解决。

3.**高效的报销流程**：乙方建立了标准化、自动化的报销系统，能够大幅缩短报销周期，提高资金使用效率。

4.**合规的运营管理**：乙方严格遵守国家相关法律法规，确保租车行为合法合规，避免甲方因用车问题产生法律风险。

-**降低用车成本**：通过批量租赁和优惠价格，降低甲方的车辆使用成本。

-**提升管理效率**：通过乙方的报销服务，简化费用审批流程，提高财务工作效率。

-**保障用车安全**：通过乙方的车辆管理和保险服务，确保甲方用车安全，减少事故风险。

甲方相信，凭借与乙方的合作，能够实现双方的互利共赢，共同推动企业客户的业务发展。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX汽车租赁与服务（上海）有限公司，

地址：上海市浦东新区陆家嘴环路888号XX金融中心25层2501室，

法定代表人/负责人：李强，

联系方式

乙方是一家专注于提供高端汽车租赁及配套服务的专业公司，成立于2010年，总部位于上海，业务覆盖全国多个主要城市。乙方以“安全、高效、便捷”为服务理念，致力于为企业客户提供优质的租车及报销服务。通过多年的发展，乙方已积累了丰富的行业经验，建立了完善的车辆管理体系和客户服务体系，在市场上具有较高的知名度和美誉度。

乙方的主要业务范围包括：

-**车辆租赁**：提供多种类型的车辆租赁服务，包括经济型轿车、豪华型轿车、商务车、大巴车等，满足不同客户的用车需求。

-**费用报销**：为合作企业提供定制化的报销服务，通过线上系统实现费用申请、审批、支付的全流程管理，提高财务效率。

-**保险服务**：为租赁车辆提供全面的保险服务，包括交强险、商业险、第三者责任险等，保障甲方用车安全。

-**增值服务**：提供车辆维护、保养、清洗等增值服务，确保车辆始终处于良好状态。

乙方选择甲方作为长期合作伙伴，主要基于以下优势：

1.**稳定的业务需求**：甲方作为一家大型企业，具有稳定的用车需求，能够为乙方带来持续的业务量。

2.**规范的财务体系**：甲方财务管理体系完善，能够按照约定及时支付租赁费用和报销款项，降低乙方的运营风险。

3.**良好的合作信誉**：甲方在行业内具有良好的信誉，合作过程中能够遵守协议约定，减少沟通成本。

4.**广泛的业务覆盖**：甲方业务遍布多个城市，能够帮助乙方扩大业务范围，提升市场竞争力。

-**提升客户满意度**：通过提供优质的租车及报销服务，提高甲方客户满意度，增强客户粘性。

-**扩大市场份额**：通过与甲方的合作，进一步扩大业务规模，提升市场占有率。

-**优化服务流程**：结合甲方的需求，不断优化报销流程，提高服务效率。

乙方承诺将竭诚为甲方提供优质的服务，确保甲方用车需求得到充分满足，同时通过高效的报销流程，帮助甲方降低管理成本，提高运营效率。

双方基于平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，决定建立长期合作关系，共同推动租车及报销业务的发展。本协议的签订，标志着双方合作的正式开始，双方将严格按照协议约定履行各自的权利和义务，共同实现合作共赢。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的是明确甲乙双方在车辆租赁及费用报销合作中的权利与义务，确保双方能够高效、合规地开展业务合作。具体内容涵盖以下几个方面：

1.**车辆租赁服务**：甲方根据实际业务需求，向乙方提出租车申请，乙方根据甲方需求提供符合条件的车辆，并确保车辆在租赁期间保持良好的技术状态和安全性能。

2.**费用报销流程**：甲方按照乙方的报销流程提交租车费用报销申请，乙方负责审核、处理并协助甲方完成报销手续，确保费用及时到账。

3.**车辆管理与维护**：乙方负责租赁车辆的日常管理、维护和保养，确保车辆始终处于安全、合规的运营状态。

4.**保险与责任**：乙方为租赁车辆提供全面的保险服务，并在租赁期间承担相应的责任，保障甲方的用车安全。

5.**增值服务**：乙方提供车辆清洗、保养等增值服务，提升甲方用车体验。

本协议的签订，旨在通过双方的合作，实现资源共享、优势互补，降低甲方的用车成本和管理成本，提高运营效率，同时扩大乙方的业务规模，提升市场竞争力。双方将严格按照协议约定履行各自的权利和义务，确保合作顺利进行。

第二条定义

为本协议之目的，下列术语具有如下定义：

1.**租车申请**：指甲方根据实际业务需求，向乙方提交的包含用车时间、车型、数量等信息的书面或电子申请。

2.**租赁车辆**：指乙方根据甲方需求提供的、符合国家相关标准的车辆，包括但不限于轿车、SUV、商务车等。

3.**费用报销**：指甲方按照约定流程提交的租车费用报销申请，经乙方审核确认后，由乙方协助甲方完成费用支付的服务。

4.**报销流程**：指乙方为甲方提供的费用申请、审批、支付的全流程管理服务，包括线上申请系统、审批流程和支付结算。

5.**保险服务**：指乙方为租赁车辆提供的交强险、商业险、第三者责任险等保险服务，保障甲方用车安全。

6.**增值服务**：指乙方提供的车辆清洗、保养、维修等附加服务，提升甲方用车体验。

7.**协议期限**：指本协议约定的有效期限，自双方签字盖章之日起生效，至约定日期终止。

8.**不可抗力**：指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害、战争、政府行为等。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力与义务：

(1)**用车需求申请**：甲方有权根据实际业务需求，向乙方提交租车申请，明确用车时间、车型、数量等具体要求。甲方应确保申请信息的真实性、准确性，并按时提交申请。

(2)**费用支付**：甲方有权要求乙方提供合规的租车费用清单，并按照约定支付租车费用及报销款项。甲方应按时足额支付费用，不得拖欠。

(3)**车辆使用规范**：甲方在使用租赁车辆时，应遵守国家相关法律法规，并按照约定的方式使用车辆，不得用于非法用途。甲方应妥善保管车辆，避免损坏或丢失。

(4)**报销申请**：甲方有权按照乙方的报销流程提交租车费用报销申请，并配合乙方完成相关审核手续。甲方应提供真实、完整的报销材料，确保报销流程顺利进行。

(5)**信息保密**：甲方有权要求乙方对甲方的业务信息进行保密，不得泄露给任何第三方。双方应共同维护合作信息的机密性。

(6)**投诉与建议**：甲方有权对乙方的服务提出投诉或建议，乙方应认真听取并妥善处理。

2.乙方的权力与义务：

(1)**车辆提供**：乙方有权根据甲方的租车申请，提供符合条件的租赁车辆，并确保车辆在租赁期间符合国家相关标准，技术状态良好。乙方应按时交付车辆，并配合甲方完成车辆交接手续。

(2)**费用结算**：乙方有权要求甲方按照约定支付租车费用及报销款项，甲方应按时足额支付。乙方应提供合规的费用清单，并确保费用结算的准确性。

(3)**车辆管理**：乙方负责租赁车辆的日常管理、维护和保养，确保车辆始终处于安全、合规的运营状态。乙方应定期对车辆进行检测，及时修复故障，避免因车辆问题导致甲方无法正常用车。

(4)**保险服务**：乙方有权为租赁车辆提供全面的保险服务，包括交强险、商业险、第三者责任险等，保障甲方用车安全。乙方应确保保险手续完备，并在发生事故时及时协助甲方处理理赔事宜。

(5)**报销服务**：乙方有权按照约定流程审核甲方的报销申请，并协助甲方完成报销手续。乙方应提供高效、便捷的报销服务，确保费用及时到账。乙方应确保报销流程的合规性，避免因报销问题导致甲方资金周转困难。

(6)**增值服务**：乙方有权为甲方提供车辆清洗、保养、维修等增值服务，提升甲方用车体验。乙方应确保增值服务的质量和效率，满足甲方的实际需求。

(7)**信息保密**：乙方有权要求甲方对乙方的业务信息进行保密，不得泄露给任何第三方。双方应共同维护合作信息的机密性。

(8)**投诉与建议**：乙方有权对甲方的投诉或建议进行记录和处理，并不断优化服务流程，提升服务质量。乙方应建立完善的客户服务体系，及时响应甲方的需求。

(9)**合规运营**：乙方应严格遵守国家相关法律法规，确保租车行为合法合规，避免因乙方问题导致甲方产生法律风险。乙方应定期进行合规培训，提升员工的法律意识和服务水平。

(10)**市场拓展**：乙方有权根据甲方的需求，积极拓展市场资源，提供更多样化的车辆选择和增值服务，提升合作价值。乙方应定期向甲方提供市场动态和行业信息，帮助甲方优化用车策略。

第四条价格与支付条件

1.**价格条款**：甲方租赁乙方车辆的价格根据车型、租赁期限、用车需求等因素综合确定。具体价格标准由双方另行协商并签订补充协议，或参照乙方公示的价目表执行。租赁价格包含车辆使用费、保险费、维修保养费等必要费用，但不包括燃油费、过路过桥费、停车费及其他应由甲方承担的费用。

2.**支付方式**：甲方应通过银行转账、支票或其他双方约定的方式支付租赁费用。支付前，乙方应向甲方提供详细的价格清单及发票，甲方审核无误后支付相应款项。

3.**支付时间**：

(1)**预付款**：甲方在签订本协议后3个工作日内，应向乙方支付租赁车辆总费用的30%作为预付款。

(2)**尾款**：车辆租赁期满后5个工作日内，甲方应向乙方支付剩余的70%租赁费用。

(3)**报销款项**：甲方提交报销申请后，乙方应在收到完整报销材料并审核无误后的10个工作日内，协助甲方完成费用支付。甲方应根据公司财务制度及时安排资金到位。

4.**价格调整**：如遇国家政策调整或市场行情变化，导致车辆租赁成本发生重大变动，双方应在协商一致的基础上调整价格，并签订补充协议。

第五条履行期限

1.**协议有效期**：本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期为2年，自202X年X月X日至202X年X月X日。协议期满前，双方可协商续签。

2.**租车期限**：甲方每次租用车辆的最短期限为1天，最长期限不超过30天。如需延长租车期限，甲方应提前3天向乙方提出申请，双方协商一致后签订补充协议。

3.**关键时间节点**：

(1)**租车申请提交**：甲方应在用车前3个工作日向乙方提交租车申请，乙方应在收到申请后的24小时内确认或提出调整建议。

(2)**车辆交付**：乙方应在约定时间将车辆交付给甲方，交付时需双方共同检查车辆状态并签署交接单。

(3)**车辆归还**：甲方应在租赁期满后24小时内将车辆归还至乙方指定地点，归还时需双方共同检查车辆状态并签署交接单。

(4)**报销申请提交**：甲方应在车辆归还后5个工作日内提交报销申请，乙方应在收到申请后的10个工作日内完成审核并协助支付。

4.**提前终止**：如遇特殊情况需提前终止协议，双方应书面协商并支付相应违约金。

第六条违约责任

1.**甲方违约责任**：

(1)**未按时支付费用**：甲方未按约定支付租赁费用或报销款项的，每逾期一日，应向乙方支付逾期金额的千分之五作为违约金。逾期超过30日，乙方有权解除协议并要求甲方支付全部费用及违约金。

(2)**不当使用车辆**：甲方将租赁车辆用于非法用途、造成车辆严重损坏或丢失的，应赔偿乙方全部损失，包括维修费、保险费及车辆折旧费，并支付相当于车辆租金2倍的违约金。

(3)**超期使用**：甲方未按时归还车辆，每逾期一日，应向乙方支付相当于每日租金1.5倍的违约金。逾期超过7日，乙方有权解除协议并要求甲方支付全部费用及违约金。

(4)**隐瞒或虚报信息**：甲方在租车申请或报销申请中提供虚假信息，导致乙方损失的，应承担全部赔偿责任。

2.**乙方违约责任**：

(1)**未按时提供车辆**：乙方未按约定提供符合标准的租赁车辆，或交付车辆时存在安全隐患的，甲方有权要求乙方立即更换车辆或退还部分费用。如乙方拒绝配合，甲方有权解除协议并要求乙方支付相当于租赁费用2倍的违约金。

(2)**车辆故障**：租赁期间，乙方提供的车辆因自身故障导致甲方无法正常用车，乙方应负责维修或提供替代车辆。如乙方未及时处理，甲方有权要求退回部分费用或解除协议。

(3)**报销延误**：乙方未按约定审核或支付报销款项，每逾期一日，应向甲方支付相当于报销金额千分之五的违约金。逾期超过15日，甲方有权解除协议并要求乙方支付相当于报销金额1.5倍的违约金。

(4)**信息泄露**：乙方泄露甲方业务信息给第三方，造成甲方损失的，应承担全部赔偿责任，并支付相当于损失金额2倍的违约金。

3.**不可抗力免责**：因不可抗力导致协议无法履行的，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方并采取补救措施。

4.**争议优先协商**：发生违约行为时，双方应优先通过友好协商解决；协商不成的，按本协议约定争议解决方式处理。

5.**违约金上限**：本协议约定的违约金总额不超过本协议总金额的30%，超出部分不予支持。双方另有约定的除外。

第七条不可抗力

1.**定义**：不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害（如地震、洪水、台风、暴雨等）、战争、恐怖袭击、政府行为（如法律变更、政策调整、行政命令等）、流行病疫情以及社会事件（如罢工、骚乱等）。

2.**影响范围**：不可抗力事件应足以影响本协议的履行，导致一方或双方无法按约定履行其义务。

3.**通知义务**：任何一方在发生或预见发生不可抗力事件时，应立即通知对方，并提供相关证明文件（如政府部门公告、新闻报道、保险理赔文件等）。通知应在事件发生后48小时内发出，以便对方及时评估影响并采取相应措施。

4.**责任免除**：因不可抗力导致协议无法履行或延迟履行的，受影响一方不承担违约责任，但应及时采取合理措施减少损失。双方应根据不可抗力的影响程度，协商调整协议内容或解除协议。

5.**不可抗力持续**：若不可抗力事件持续超过30日，双方有权协商解除协议。解除协议后，双方应互相返还已产生的费用，并无需承担违约责任。

6.**不可抗力解除不适用**：若不可抗力事件仅部分影响协议履行，受影响一方应在不可抗力消除后恢复履行协议。双方应协商调整受影响部分的履行方式或时间。

7.**不可抗力证明**：本协议所称不可抗力事件，以双方确认的书面文件或权威机构出具的证明为准。任何一方不得仅凭主观判断擅自认定不可抗力事件。

第八条争议解决

1.**协商解决**：双方在履行本协议过程中发生争议，应首先通过友好协商解决。协商应本着诚实信用、平等互利的原则，争取在合理期限内达成一致意见。

2.**调解解决**：若协商不成，双方可共同委托第三方调解机构（如中国国际经济贸易仲裁委员会或双方认可的行业协会调解委员会）进行调解。调解协议经双方签字盖章后具有约束力。

3.**仲裁解决**：若调解仍无法解决争议，双方应将争议提交至中国国际经济贸易仲裁委员会（CIETAC），按照该会届时有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁地点为北京，仲裁语言为中文。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。

4.**诉讼解决**：除上述约定外，任何一方均有权向乙方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。但诉讼前，双方仍应尝试通过协商或调解解决争议。

5.**管辖优先**：若双方就争议解决方式另有约定，以书面形式确认的约定为准。但仲裁或诉讼解决方式不得违反中国法律及本协议的强制性规定。

6.**证据保全**：双方在争议解决过程中，应妥善保存相关证据，并在需要时提交给协商、调解或仲裁机构。任何一方伪造、毁灭证据或提供虚假证明的，应承担相应法律责任。

7.**争议范围**：本协议争议解决条款适用于本协议的全部争议，包括但不限于协议的订立、履行、变更、解除及违约责任等。

第九条其他条款

1.**通知方式**：本协议项下的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件）发送至本协议首部列明的地址或联系方式。任何一方变更联系方式，应提前7日书面通知对方。以电子邮件方式发送的，发出时视为送达；以快递或挂号信方式发送的，寄出后3日视为送达。

2.**协议变更**：对本协议的任何修改或补充，均须经双方书面同意，并签订补充协议。补充协议与本协议具有同等法律效力。未经书面同意的任何变更均无效。

3.**终止条件**：

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