特种设备档案理制度

PAGE特种设备档案理制度一、总则（一）目的为加强公司特种设备档案管理，确保特种设备档案的完整性、准确性和安全性，便于特种设备的维护、保养、检验检测及安全管理，依据《中华人民共和国特种设备安全法》、《特种设备安全监察条例》等相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有特种设备的档案管理，包括锅炉、压力容器（含气瓶）、压力管道、电梯、起重机械、客运索道、大型游乐设施、场（厂）内专用机动车辆等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关特种设备安全的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：档案内容应真实反映特种设备的实际情况，涵盖从设备采购、安装、使用、维护、改造、报废等全过程的信息，保证档案的完整性。3.科学分类原则：按照特种设备的种类、型号、使用部门等进行科学分类，便于档案的查找、整理和保管。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏，确保档案的安全性和保密性。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司特种设备档案管理制度，并监督执行。2.集中统一管理公司特种设备档案，建立档案目录和索引，确保档案的有序存放和便捷查询。3.组织对特种设备档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作进行指导和监督。4.定期对特种设备档案进行清查和统计，确保档案的准确性和完整性。5.负责档案管理信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）使用部门职责1.负责本部门特种设备档案资料的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责本部门特种设备档案的日常管理，确保档案资料的妥善保管和正确使用。3.根据特种设备的使用情况，及时向档案管理部门提供档案更新信息，如设备维修记录、改造记录、检验检测报告等。4.在特种设备转移、报废等情况下，配合档案管理部门做好档案的相应处理工作。（三）设备管理部门职责1.负责特种设备的选型、采购、安装、调试等工作，并及时将相关资料移交档案管理部门。2.制定特种设备的维护保养计划和操作规程，并监督执行，同时将相关记录资料提交档案管理部门归档。3.参与特种设备档案的审核和整理工作，提供专业技术支持。4.负责组织特种设备的定期检验检测工作，将检验检测报告及时交档案管理部门存档。（四）安全管理部门职责1.监督检查公司特种设备档案管理制度的执行情况，确保档案管理工作符合安全管理要求。2.将特种设备档案管理纳入公司安全管理体系，作为安全检查和隐患排查的重要内容。3.利用特种设备档案信息，分析安全管理状况，为制定安全管理措施提供依据。三、档案内容及分类（一）设备基本信息档案1.设备选型与采购资料：包括设备选型报告、采购合同、技术协议、设备随机文件（如产品质量合格证明、安装使用维护说明书、监督检验证书等）。2.设备安装与调试资料：安装施工方案、安装质量验收报告、调试记录、安装监督检验报告。3.设备注册登记资料：特种设备注册登记表、使用登记证。（二）运行维护档案1.操作规程：根据设备特点制定的详细操作规程，明确操作步骤、安全注意事项等。2.维护保养计划与记录：设备年度、月度维护保养计划，每次维护保养的记录，包括维护保养时间、内容、维修更换的零部件清单等。3.运行记录：设备每日运行时间、运行参数（如压力、温度、速度等）、运行状况记录。（三）检验检测档案1.定期检验检测报告：特种设备定期检验报告（年度检验、全面检验等）、安全附件检验报告。2.监督检验报告：新安装设备的监督检验报告、改造和重大修理设备的监督检验报告。3.自检记录：使用单位自行组织的设备月度、季度自检记录。（四）人员档案1.操作人员资格证书：特种设备操作人员的特种设备作业人员证复印件。2.管理人员培训记录：特种设备安全管理人员参加专业培训的记录，包括培训时间、培训内容、考核成绩等。（五）事故与应急档案1.事故记录：特种设备发生事故的报告、调查处理记录、事故分析报告。2.应急预案及演练记录：特种设备应急预案文本、应急演练计划、演练记录、效果评估报告。（六）改造与报废档案1.改造资料：设备改造方案、改造施工记录、改造监督检验报告、改造后的运行效果评估报告。2.报废资料：设备报废申请、报废审批文件、报废处理记录（如拆除、解体、销毁等）。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理职责，及时收集本部门负责的特种设备档案资料，确保档案资料的全面性和及时性。2.档案资料应真实、有效、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于外来文件，如采购合同、检验检测报告等，应确保其原件或加盖公章的复印件。（二）整理方法1.档案管理部门对收集到的特种设备档案资料进行统一整理，按照档案分类目录进行分类编号。2.每份档案资料应编制目录，注明资料名称、编号、日期、来源等信息，以便于查找和管理。3.对同一设备的档案资料应按照形成时间顺序进行排列，保持档案的连贯性和系统性。4.对于破损、褪色的档案资料，应进行修复或复制，确保档案的可读性。五、档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门整理好的特种设备档案资料，经部门负责人审核签字后，定期移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案资料进行再次审核，核对无误后进行归档。3.归档后的档案应及时上架存放，建立档案存放位置索引，便于快速查找。（二）保管要求1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等条件，确保档案的安全。2.档案应分类存放，不同种类的特种设备档案应分区保管，便于管理和维护。3.档案应采用纸质和电子两种形式保存，电子档案应进行备份，并定期进行数据维护，确保数据的完整性和可用性。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对超过保管期限或已无保存价值的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，销毁过程应进行记录，并由相关人员签字确认。六、档案的借阅与利用（一）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅特种设备档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请进行审核，对于涉及重要设备或关键信息的档案，应报公司主管领导批准。3.借阅人员应按照规定的时间归还档案，如需延期借阅，应重新办理申请手续。4.借阅人员不得擅自涂改、转借、复印档案资料，如需复印，应经档案管理部门同意，并注明复印用途。（二）利用范围1.公司内部各部门在特种设备安全管理、维护保养、检验检测、事故调查等工作中可查阅相关档案资料。2.外部单位因工作需要查阅公司特种设备档案的，应按照国家有关规定办理相关手续，并经公司主管领导批准。档案管理部门应指定专人陪同查阅，不得将档案资料带离公司。七、档案的信息化管理（一）建立档案管理系统1.公司应建立特种设备档案管理信息化系统，实现档案的电子化管理。2.档案管理系统应具备档案录入、查询、统计、借阅管理、权限设置等功能，提高档案管理的效率和准确性。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责将纸质档案资料录入档案管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案管理系统中的数据进行维护和更新，及时录入新产生的档案资料，删除已过期或已销毁的档