商会档案印章管理制度

PAGE商会档案印章管理制度一、总则（一）目的为加强商会档案与印章管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，规范印章的使用，维护商会的正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于商会全体工作人员及与商会有业务往来的相关单位和个人。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保档案与印章管理工作合法合规。2.安全保密原则：保障档案信息安全，防止档案丢失、损坏、泄露；严格印章使用审批，防止印章滥用。3.规范高效原则：明确档案与印章管理流程，提高工作效率，确保各项工作有序开展。二、档案管理（一）档案分类1.行政档案：包括商会的章程、决议、工作计划、工作总结、会议记录、人事档案、财务档案等。2.会员档案：涵盖会员基本信息、入会申请、会员活动记录等。3.业务档案：如项目合作协议、业务往来文件、招投标资料等。4.活动档案：各类商会组织的会议、培训、展览、考察等活动的相关资料。（二）档案收集与整理1.各部门及工作人员应及时将工作中形成的各类文件、资料进行收集，并定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门对收集的档案进行分类整理，按照档案编号规则进行编号，编制目录，确保档案资料的系统性和完整性。（三）档案归档与存储1.整理后的档案应及时归档，存入专门的档案库房或电子存储设备。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案存储环境适宜。3.电子档案应进行备份存储，定期检查数据的完整性和可用性。（四）档案查阅与借阅1.内部查阅：商会工作人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。查阅过程中应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、销毁档案。2.外部查阅：与商会有业务往来的单位或个人查阅档案，需提前提交查阅申请，说明查阅目的和内容，经商会秘书长审批同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，必须填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经商会会长批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应妥善保管档案，按时归还。（五）档案保管期限与销毁1.档案保管期限根据国家有关规定和商会实际情况确定，分为永久、长期和短期。2.达到保管期限的档案，由档案管理部门提出销毁意见，编制《档案销毁清单》，经商会会长办公会审议通过后，按照规定程序进行销毁。销毁过程应进行记录，留存相关资料。三、印章管理（一）印章种类1.商会公章：代表商会行使权力的正式印章。2.法人章：法定代表人的个人印章。3.财务专用章：用于商会财务收支等相关业务。4.合同专用章：签订经济合同等业务时使用。5.部门印章：根据工作需要设立的各部门专用印章。（二）印章刻制与启用1.印章的刻制必须严格按照国家有关规定办理，选择具有资质的印章制作单位。2.新印章刻制完成后，由档案管理部门进行登记备案，填写《印章启用申请表》，经商会会长批准后正式启用。启用时应留存印模。（三）印章保管1.商会公章、法人章由秘书长指定专人保管；财务专用章由财务部门负责人保管；合同专用章由业务部门负责人保管；部门印章由各部门指定专人保管。2.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。如发现印章异常情况，应及时报告并采取相应措施。（四）印章使用审批1.使用商会公章、法人章、财务专用章、合同专用章等重要印章，必须填写《印章使用审批表》，详细说明用印事项、用途、金额等内容，经相关负责人审批签字后，方可使用。2.一般事项用印，由秘书长审批；重要事项用印，经商会会长审批；涉及财务、重大合同等事项用印，需经会长办公会审议通过。3.使用部门印章，由部门负责人审批。（五）印章使用登记1.印章保管人员应建立《印章使用登记簿》，对每次印章使用情况进行详细登记，包括用印日期、用印事项、用印文件名称、审批人等信息。2.印章使用登记记录应妥善保存，以备查阅。（六）印章停用与销毁1.因机构变更、印章损坏等原因需要停用印章时，由档案管理部门提出申请，经商会会长批准后，办理停用手续。2.停用的印章应及时收回，与《印章启用申请表》、印模等相关资料一并交档案管理部门封存保管。3.需销毁的印章，由档案管理部门编制《印章销毁清单》，经商会会长办公会审议通过后，按照规定程序进行销毁，并留存销毁记录。四、监督与检查（一）内部监督1.商会设立档案与印章管理监督小组，定期对档案与印章管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.各部门应配合监督小组的工作，如实提供相关资料和情况。（二）外部审计1.商会定期接受外部审计机构的审计，对档案与印章管理情况进行专项审计。2.根据审计意见，及时完善档案与印章管理制度，规范管理行为。五、责任追究（一）违反档案管理制度的责任追究1.因保管不善导致档案丢失、损坏、泄露的，对直接责任人给予批评教育、警告等处分；造成严重后果的，依法追究其法律责任。2.擅自涂改、抽取、销毁档案的，视情节轻重给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。3.未经批准查阅、借阅档案或违反档案查阅、借阅规定的，对相关责任人进行批评教育，并责令其改正；造成不良影响的，给予相应的纪律处分。（二）违反印章管理制度的责任追究1.未经批准擅自使用印章的，对直接责任人给予批评教育、警告等处分；造成经济损失或不良影响的，依法追究其赔偿责任和法律责任。未经登记或登记不实使用印章的，对印章保管人员和使用人员进行批评教育，并责令其改正；情节严重的，给予相应的纪律处分。3.因保